怎么做會(huì)計(jì)憑證

摘要： 會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)工作的基石，無(wú)論是新手會(huì)計(jì)還是需要自行處理財(cái)務(wù)的創(chuàng)業(yè)者，掌握憑證制作方法都至關(guān)重要。本文從會(huì)計(jì)憑證的重要性出發(fā)，結(jié)合10年實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，用"手把手教學(xué)+真實(shí)案例"的方式，詳細(xì)拆解從原始憑證審核到憑證裝訂的全流程，幫你避開90%的常見錯(cuò)誤，即使零基礎(chǔ)也能快速上手。

一、為什么會(huì)計(jì)憑證比你想象的更重要？

剛?cè)胄袝r(shí)帶我的王姐常說(shuō)："憑證是會(huì)計(jì)的臉面，一筆業(yè)務(wù)做得再漂亮，憑證出了錯(cuò)就像臉上沾了灰。"這句話我記了十年。上個(gè)月遇到個(gè)客戶，因?yàn)橐粡堎M(fèi)用報(bào)銷單缺少領(lǐng)導(dǎo)簽字，導(dǎo)致年度審計(jì)時(shí)被調(diào)增應(yīng)納稅所得額，多交了3萬(wàn)多企業(yè)所得稅。這就是忽視憑證規(guī)范性的代價(jià)。

會(huì)計(jì)憑證簡(jiǎn)單說(shuō)就是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的"證據(jù)鏈"，它不僅能證明業(yè)務(wù)真實(shí)性，更是后續(xù)記賬、報(bào)稅、審計(jì)的依據(jù)。在實(shí)務(wù)中，稅務(wù)檢查60%的問(wèn)題都能從憑證中發(fā)現(xiàn)端倪。比如發(fā)票抬頭寫錯(cuò)、附件不全、審批流程缺失等"小問(wèn)題"，累計(jì)起來(lái)可能就是"大麻煩"。

二、會(huì)計(jì)憑證的"前世今生"：從原始票據(jù)到記賬憑證

（1）認(rèn)識(shí)兩種核心憑證類型

原始憑證：業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得的"第一手證據(jù)"，像發(fā)票、車票、合同、銀行回單等都屬于這類。上個(gè)月公司團(tuán)建聚餐的餐飲發(fā)票，就是典型的原始憑證。

記賬憑證：會(huì)計(jì)根據(jù)原始憑證加工后的"會(huì)計(jì)語(yǔ)言"，分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證?，F(xiàn)在多數(shù)企業(yè)用通用記賬憑證，更簡(jiǎn)潔高效。

（2）新手必知的憑證要素

記賬憑證就像給業(yè)務(wù)"拍身份證"，這8項(xiàng)要素缺一不可：

1. 憑證日期（按業(yè)務(wù)發(fā)生日或編制日填寫）

2. 憑證編號(hào)（按月連續(xù)編號(hào)，如"記字第1號(hào)"）

3. 附件張數(shù)（原始憑證的實(shí)際數(shù)量）

4. 摘要（用15字以內(nèi)說(shuō)清業(yè)務(wù)，比如"支付辦公電腦采購(gòu)款"）

5. 會(huì)計(jì)科目（借方科目在上，貸方科目在下）

6. 金額（阿拉伯?dāng)?shù)字前加￥，合計(jì)數(shù)前加人民幣符號(hào)）

7. 記賬標(biāo)記（登賬后打√防止重復(fù)）

8. 制單、審核、記賬、主管人員簽章

三、手把手教你做憑證：5步流程+實(shí)戰(zhàn)案例

第一步：審核原始憑證（最容易踩坑的環(huán)節(jié)）

重點(diǎn)審核3個(gè)維度：

真實(shí)性：上個(gè)月有員工拿連號(hào)的出租車票報(bào)銷，被我發(fā)現(xiàn)日期跨度居然有3個(gè)月，明顯是湊票。

合法性：行政部買零食開的"食品"發(fā)票想入"辦公費(fèi)"，這種明顯不合規(guī)，應(yīng)該入"福利費(fèi)"。

完整性：差旅費(fèi)報(bào)銷單必須附行程單、住宿水單，不然稅務(wù)不認(rèn)。

審核口訣："發(fā)票抬頭要全稱，稅號(hào)別忘填齊全；業(yè)務(wù)內(nèi)容看明細(xì)，辦公用品附清單；大額支出要合同，審批簽字不能少。"

第二步：確定會(huì)計(jì)分錄（會(huì)計(jì)的"翻譯"工作）

這是新手最頭疼的環(huán)節(jié)，分享個(gè)我常用的"四問(wèn)法"：

1. 這筆錢從哪來(lái)/到哪去？（確定現(xiàn)金/銀行科目）

2. 業(yè)務(wù)性質(zhì)是什么？（確定費(fèi)用/成本/收入科目）

3. 涉及哪個(gè)核算對(duì)象？（確定明細(xì)科目）

4. 金額是否準(zhǔn)確？（核對(duì)數(shù)量單價(jià)乘積）

案例教學(xué)：5月10日支付財(cái)務(wù)部打印機(jī)維修費(fèi)500元，銀行轉(zhuǎn)賬支付。

分析：錢從銀行出去（銀行存款減少，記貸方）；屬于辦公設(shè)備維修（管理費(fèi)用增加，記借方）

分錄：借：管理費(fèi)用-維修費(fèi) 500 貸：銀行存款 500

第三步：填寫記賬憑證（規(guī)范操作細(xì)節(jié)）

摘要填寫技巧：時(shí)間+人物+事項(xiàng)，比如"5月工資發(fā)放"不如"2023年5月行政部工資發(fā)放"清晰。

金額填寫規(guī)范：阿拉伯?dāng)?shù)字要緊貼底線，角分位用0補(bǔ)齊，比如200元要寫成￥200.00。

科目運(yùn)用要點(diǎn)："財(cái)務(wù)費(fèi)用"只記利息、手續(xù)費(fèi)等，不要把銀行年費(fèi)記成"管理費(fèi)用"。

第四步：憑證審核（雙人復(fù)核防差錯(cuò)）

我們公司實(shí)行"制單-審核-記賬"三分離，審核時(shí)我會(huì)重點(diǎn)看：

借貸方是否平衡（這是最基礎(chǔ)的，卻總有人忘）

科目運(yùn)用是否恰當(dāng)（比如把招待費(fèi)記成"差旅費(fèi)"）

附件與分錄是否匹配（見過(guò)把購(gòu)買原材料的發(fā)票記到"固定資產(chǎn)"的）

第五步：憑證裝訂（會(huì)計(jì)的"工匠精神"）

別看裝訂是體力活，里面有大學(xué)問(wèn)：

1. 每月按憑證編號(hào)順序整理，剔除金屬物

2. 左上角對(duì)齊，用打孔機(jī)打3個(gè)孔（呈三角形最牢固）

3. 棉線"8"字裝訂，結(jié)要打在背面

4. 封面信息要填全，包括單位名稱、月份、憑證起止號(hào)

四、老會(huì)計(jì)不外傳的7個(gè)避坑技巧

1. 跨年發(fā)票處理：1月收到去年12月的費(fèi)用發(fā)票，只要在匯算清繳前都能入賬，但要通過(guò)"以前年度損益調(diào)整"科目。

2. 替票風(fēng)險(xiǎn)防控：?jiǎn)T工拿油票替差旅費(fèi)時(shí)，一定要附真實(shí)行程說(shuō)明，不然可能被認(rèn)定為虛開發(fā)票。

3. 電子發(fā)票管理：必須保存PDF原版，防止重復(fù)打印報(bào)銷，建議用專門的電子發(fā)票管理工具。

4. 紅字憑證處理：沖銷時(shí)要整筆沖，不能部分沖，摘要注明"沖銷X月X號(hào)憑證"。

5. 附件折疊技巧：大于A4紙的原始憑證要向內(nèi)折疊，露出左上角，方便翻閱。

6. 憑證保管年限：至少保存30年，銷毀前要履行審批程序，別隨便扔！

7. 特殊業(yè)務(wù)處理：像政府補(bǔ)貼、固定資產(chǎn)處置這類不常見業(yè)務(wù)，最好先查準(zhǔn)則或咨詢稅務(wù)機(jī)關(guān)。

五、常見問(wèn)題解答（新手高頻疑問(wèn)匯總）

Q1：發(fā)票丟失了怎么入賬？

A：讓銷售方提供記賬聯(lián)復(fù)印件并加蓋公章，同時(shí)寫情況說(shuō)明，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后可作為附件。

Q2：網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬沒(méi)有回單怎么辦？

A：可以在網(wǎng)銀上打印電子回單，或去銀行柜臺(tái)補(bǔ)打，現(xiàn)在電子回單與紙質(zhì)回單具有同等效力。

Q3：記賬憑證填錯(cuò)了能涂改嗎？

A：未審核的直接撕毀重填；已審核未登賬的，讓審核人取消審核后修改；已登賬的要用紅字沖銷法。

記得我剛做會(huì)計(jì)那年，因?yàn)榘?應(yīng)付賬款"寫成"應(yīng)收賬款"，導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表不平，加班到半夜才找到錯(cuò)誤。其實(shí)會(huì)計(jì)憑證制作沒(méi)有捷徑，就是多練、多問(wèn)、多總結(jié)。現(xiàn)在我?guī)氯?，都?huì)讓他們從審核發(fā)票開始，因?yàn)榘押脩{證第一關(guān)，后面的會(huì)計(jì)工作就成功了一半。

做憑證就像串珠子，每一筆業(yè)務(wù)都是一顆珠子，只有用心串聯(lián)，才能形成完整漂亮的財(cái)務(wù)項(xiàng)鏈。希望這篇文章能幫你打通會(huì)計(jì)入門的"任督二脈"，下次面對(duì)一堆票據(jù)時(shí)，能從容不迫地做出規(guī)范的會(huì)計(jì)憑證。

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