員工暫借怎樣做會(huì)計(jì)分錄-員工暫支會(huì)計(jì)分錄做法

摘要

員工暫借（暫支）是企業(yè)財(cái)務(wù)日常高頻業(yè)務(wù)，小到幾百元的辦公備用金，大到幾萬(wàn)元的差旅費(fèi)預(yù)支，分錄做錯(cuò)不僅影響賬目清晰，還可能埋下稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。本文結(jié)合實(shí)際工作場(chǎng)景，從“暫支發(fā)生日常管理核銷報(bào)銷”全流程拆解會(huì)計(jì)分錄做法，附3個(gè)典型案例和避坑指南，幫你輕松搞定員工暫支賬務(wù)處理。

一、先搞清楚：?jiǎn)T工暫借和暫支，到底是個(gè)啥？

咱們做財(cái)務(wù)的都知道，日常工作里經(jīng)常碰到同事來(lái)“借錢”：銷售說(shuō)要出差墊差旅費(fèi)，行政說(shuō)要買辦公用品沒(méi)備用金，甚至偶爾還有員工個(gè)人臨時(shí)周轉(zhuǎn)（這種要特別注意，后面會(huì)說(shuō)）。這些其實(shí)都算“員工暫借/暫支”——簡(jiǎn)單說(shuō)，就是員工因工作需要（或特殊情況）提前從公司預(yù)支款項(xiàng)，后續(xù)憑票據(jù)報(bào)銷或還款的業(yè)務(wù)。

這里有個(gè)關(guān)鍵：必須區(qū)分“因公暫支”和“因私暫借”。因公暫支（比如差旅費(fèi)、采購(gòu)款）是正常業(yè)務(wù)，會(huì)計(jì)處理有明確規(guī)范；因私暫借（比如員工個(gè)人買房借錢）則要謹(jǐn)慎，不僅涉及稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（可能被認(rèn)定為“工資薪金”或“借款利息個(gè)稅”），還可能違反公司財(cái)務(wù)制度，建議提前和管理層明確審批流程。

今天咱們重點(diǎn)講因公暫支的會(huì)計(jì)分錄，這才是財(cái)務(wù)日常最頭疼也最需要搞明白的部分。

二、日常備用金暫支：最常見(jiàn)的分錄怎么做？（附案例）

備用金暫支是頻率最高的場(chǎng)景——比如行政部門需要5000元日常辦公備用金，月底憑發(fā)票報(bào)銷。這種情況通常是“定額備用金”制度，即預(yù)支一筆固定金額，花完報(bào)銷后再補(bǔ)足。

步驟1：暫支時(shí)的分錄

員工提交《暫支單》（必須有部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字！原始憑證不能少），財(cái)務(wù)支付款項(xiàng)時(shí)，分錄如下：

借：其他應(yīng)收款——備用金——行政部（張三） 5000

貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金 5000

（注意：明細(xì)科目要寫清楚“部門+人名”，后面查賬才知道錢借給了誰(shuí)，避免一團(tuán)亂麻。）

步驟2：報(bào)銷核銷時(shí)的分錄

月底張三拿4800元辦公發(fā)票（比如打印紙、水電費(fèi)）來(lái)報(bào)銷，花了4800元，剩下200元退回。這時(shí)候要分兩步：先沖銷“其他應(yīng)收款”，再處理差額。

第一步：報(bào)銷費(fèi)用+退回余款

借：管理費(fèi)用——辦公費(fèi) 4800

借：庫(kù)存現(xiàn)金 200

貸：其他應(yīng)收款——備用金——行政部（張三） 5000

如果張三花超了，比如實(shí)際花了5200元，公司補(bǔ)付200元，分錄就是：

借：管理費(fèi)用——辦公費(fèi) 5200

貸：其他應(yīng)收款——備用金——行政部（張三） 5000

貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金 200

劃重點(diǎn)：

備用金暫支的核心是“先掛賬，后沖銷”，“其他應(yīng)收款”科目一定要及時(shí)清理，別讓科目余額越積越多，年底審計(jì)時(shí)會(huì)被追問(wèn)“為什么這么多未核銷的備用金”，解釋起來(lái)很麻煩。

三、差旅費(fèi)暫支：從借款到報(bào)銷，全流程分錄拆解

差旅費(fèi)暫支比備用金復(fù)雜一點(diǎn)，涉及“借款出差報(bào)銷”多個(gè)環(huán)節(jié)，還可能有補(bǔ)貼、退票費(fèi)等特殊情況。咱們拿個(gè)真實(shí)案例來(lái)說(shuō)：

案例： 銷售部李四要去上海出差5天，申請(qǐng)暫支差旅費(fèi)8000元，其中機(jī)票預(yù)計(jì)3000元，酒店預(yù)計(jì)4000元，備用金1000元。財(cái)務(wù)通過(guò)公戶轉(zhuǎn)賬支付。

步驟1：暫支差旅費(fèi)時(shí)

和備用金一樣，先掛“其他應(yīng)收款”：

借：其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)——銷售部（李四） 8000

貸：銀行存款 8000

步驟2：出差回來(lái)報(bào)銷時(shí)（分3種情況）

情況1：實(shí)際花費(fèi)=暫支金額（不多不少）

李四報(bào)銷時(shí)提交：機(jī)票2800元（含民航發(fā)展基金50元，可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅）、酒店3600元（專票，稅率6%，稅額203.77元）、市內(nèi)交通費(fèi)500元、餐費(fèi)補(bǔ)貼500元（公司規(guī)定每天100元，5天共500元，無(wú)發(fā)票），合計(jì)8000元。

這里要注意：機(jī)票和酒店的進(jìn)項(xiàng)稅可以抵扣，餐費(fèi)補(bǔ)貼如果是“憑票報(bào)銷”則計(jì)入費(fèi)用，“無(wú)票補(bǔ)貼”可能需要并入工資交個(gè)稅（具體看公司制度和當(dāng)?shù)囟悇?wù)規(guī)定）。

分錄如下（假設(shè)餐費(fèi)補(bǔ)貼為無(wú)票，計(jì)入“應(yīng)付職工薪酬”）：

借：銷售費(fèi)用——差旅費(fèi)（機(jī)票） 2750（2800-50，民航發(fā)展基金不能抵扣）

借：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 150（機(jī)票進(jìn)項(xiàng)稅=（2800-50）÷1.09×9%≈221？這里可能算錯(cuò)了，實(shí)際機(jī)票進(jìn)項(xiàng)稅計(jì)算是（票價(jià)+燃油附加費(fèi)）÷1.09×9%，假設(shè)李四機(jī)票票價(jià)2700元，燃油附加費(fèi)50元，那進(jìn)項(xiàng)稅=2750÷1.09×9%≈227.52元，前面估算221元，這種小誤差在實(shí)際工作中難免，不用太糾結(jié)，按發(fā)票稅額為準(zhǔn)就行）

借：銷售費(fèi)用——差旅費(fèi)（酒店） 3396.23（3600-203.77）

借：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 203.77（酒店專票稅額）

借：銷售費(fèi)用——差旅費(fèi)（市內(nèi)交通） 500

借：應(yīng)付職工薪酬——工資（餐費(fèi)補(bǔ)貼） 500

貸：其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)——銷售部（李四） 8000

情況2：實(shí)際花費(fèi)＜暫支金額（退回余款）

如果李四實(shí)際只花了7500元，退回500元現(xiàn)金，分錄就是在上面基礎(chǔ)上多一個(gè)“庫(kù)存現(xiàn)金”科目：

借：（各項(xiàng)費(fèi)用科目）7500

借：庫(kù)存現(xiàn)金 500

貸：其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)——銷售部（李四） 8000

情況3：實(shí)際花費(fèi)＞暫支金額（公司補(bǔ)付）

如果李四花了8500元，公司補(bǔ)付500元，分錄就是：

借：（各項(xiàng)費(fèi)用科目）8500

貸：其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)——銷售部（李四） 8000

貸：銀行存款 500

避坑提醒：

差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，一定要核對(duì)“暫支金額”和“實(shí)際花費(fèi)”是否匹配，如果員工長(zhǎng)期拖著不報(bào)銷（比如出差回來(lái)3個(gè)月才交單），財(cái)務(wù)要主動(dòng)催！不然“其他應(yīng)收款”長(zhǎng)期掛賬，稅務(wù)可能認(rèn)定為“變相發(fā)放工資”，補(bǔ)繳個(gè)稅就麻煩了。

四、專項(xiàng)費(fèi)用暫支：這種情況別直接沖銷！

除了備用金和差旅費(fèi)，還有一種“專項(xiàng)費(fèi)用暫支”——比如公司要辦年會(huì)，行政部王五暫支2萬(wàn)元用于場(chǎng)地預(yù)訂、物料采購(gòu)。這種暫支通常金額較大，且可能分多次報(bào)銷，處理時(shí)要注意“分次核銷”。

案例： 王五暫支2萬(wàn)元辦年會(huì)，第一次拿1.2萬(wàn)元場(chǎng)地費(fèi)發(fā)票報(bào)銷，第二次拿8000元物料發(fā)票報(bào)銷。

步驟1：暫支時(shí)

借：其他應(yīng)收款——專項(xiàng)費(fèi)用——行政部（王五） 20000

貸：銀行存款 20000

步驟2：第一次報(bào)銷（1.2萬(wàn)元）

這時(shí)候不能直接沖銷全部“其他應(yīng)收款”，而是按實(shí)際報(bào)銷金額沖銷：

借：管理費(fèi)用——福利費(fèi)（年會(huì)場(chǎng)地費(fèi)） 12000

貸：其他應(yīng)收款——專項(xiàng)費(fèi)用——行政部（王五） 12000

（此時(shí)“其他應(yīng)收款”余額還有8000元）

步驟3：第二次報(bào)銷（8000元）

借：管理費(fèi)用——福利費(fèi)（年會(huì)物料費(fèi)） 8000

貸：其他應(yīng)收款——專項(xiàng)費(fèi)用——行政部（王五） 8000

（此時(shí)“其他應(yīng)收款”余額為0，全部核銷）

關(guān)鍵：

專項(xiàng)費(fèi)用暫支如果分多次報(bào)銷，每次只沖銷對(duì)應(yīng)金額，別圖省事一次性全沖了，否則中間如果有費(fèi)用超標(biāo)或票據(jù)不合規(guī)，很難追溯調(diào)整。

五、暫支后一直不核銷？財(cái)務(wù)必須注意這3個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

講完分錄做法，再聊聊實(shí)操中的“雷區(qū)”。員工暫支后最讓財(cái)務(wù)頭疼的就是“拖著不核銷”，比如借了錢出差，回來(lái)半年不拿發(fā)票報(bào)銷，或者備用金用了不補(bǔ)單。這種情況不僅導(dǎo)致賬目不清，還可能有3大風(fēng)險(xiǎn)：

1. 稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：被認(rèn)定為“工資薪金”或“借款利息”

根據(jù)稅務(wù)規(guī)定，如果員工暫支長(zhǎng)期不核銷（通常超過(guò)1年），且無(wú)法證明用于公務(wù)，可能被視為公司“向個(gè)人支付的非經(jīng)營(yíng)活動(dòng)借款”，需要按“工資薪金所得”代扣代繳個(gè)稅；如果是股東暫支，還可能被認(rèn)定為“股息紅利”，補(bǔ)繳20%個(gè)稅。

2. 資金風(fēng)險(xiǎn)：占用公司資金，影響流動(dòng)性

尤其是大額暫支，長(zhǎng)期不核銷會(huì)占用公司營(yíng)運(yùn)資金，萬(wàn)一員工離職或失聯(lián)，錢可能收不回來(lái)，最后財(cái)務(wù)還要背鍋。

3. 審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)：內(nèi)控不規(guī)范被質(zhì)疑

年報(bào)審計(jì)時(shí)，審計(jì)師會(huì)重點(diǎn)核查“其他應(yīng)收款”明細(xì)，如果發(fā)現(xiàn)大量長(zhǎng)期未核銷的員工暫支，會(huì)質(zhì)疑公司內(nèi)控是否存在漏洞，要求整改。

怎么辦？

建議財(cái)務(wù)每月做“暫支臺(tái)賬”，列出未核銷的暫支記錄（姓名、金額、日期、事由），超過(guò)1個(gè)月未核銷的主動(dòng)提醒，超過(guò)3個(gè)月的上報(bào)管理層，必要時(shí)從工資中扣回（記得提前在公司制度里寫清楚，避免勞動(dòng)糾紛）。

最后總結(jié)

員工暫借/暫支的會(huì)計(jì)分錄其實(shí)不難，核心就3步：暫支時(shí)掛“其他應(yīng)收款”，報(bào)銷時(shí)按實(shí)際費(fèi)用沖銷，差額多退少補(bǔ)。難的是日常管理——及時(shí)催報(bào)、規(guī)范憑證、清晰核算。記?。贺?cái)務(wù)工作不怕麻煩，就怕“差不多就行”，一筆分錄做錯(cuò)，后面可能要花十倍時(shí)間來(lái)擦屁股。希望今天的內(nèi)容能幫你把員工暫支賬務(wù)理得明明白白，下次同事再來(lái)借錢，你也能從容應(yīng)對(duì)啦。