電費怎樣做會計分錄

摘要

電費會計分錄看似簡單，實則暗藏細節(jié)——不同部門用電計入哪個科目？預提電費和實際支付時怎么處理？遇到電費補貼、違約金又該怎么做賬？本文從日常支付、部門分攤到特殊情況，一步步拆解實操步驟，附3個新手常踩的坑，幫你輕松搞定電費分錄，再也不怕被財務經(jīng)理挑錯！

一、先別急著做分錄！這2個問題沒搞懂，做了也白做

不少會計新手拿到電費單據(jù)，提筆就寫“借：管理費用 貸：銀行存款”，結(jié)果不是被指出“車間電費記成了行政費用”，就是被問“上個月預提的電費怎么沒沖銷？”其實，電費分錄的核心不在“寫分錄”，而在“搞清楚場景”。

第一個問題：電費到底歸誰？

公司里，車間機器運轉(zhuǎn)要用電，辦公室空調(diào)要用電，食堂做飯也要用電——不同部門的電費，會計科目天差地別。比如車間電費要進“制造費用”，影響產(chǎn)品成本；行政部門電費進“管理費用”，直接影響利潤；如果是銷售門店用電，就得記“銷售費用”。一旦記錯部門，成本核算、利潤表都會出問題。

第二個問題：錢是“付了”還是“該付還沒付”？

電費通常是“先用后付”，比如5月用電，6月才收到發(fā)票付款。這就涉及“預提”和“支付”兩種情況：月底結(jié)賬時，即使沒收到發(fā)票，也要先估算電費預提入賬，否則當月費用少記，利潤虛高；實際付款時，再沖銷預提金額，避免重復記賬。很多新手漏了“預提”這一步，導致財報數(shù)據(jù)不準。

二、3大基礎場景分錄模板，直接套用不出錯

搞懂核心問題后，我們分場景拆解分錄。以下案例均按一般納稅人處理（增值稅稅率13%），小規(guī)模納稅人直接去掉“應交稅費-應交增值稅（進項稅額）”即可。

場景1：日常支付電費（已收到發(fā)票）

適用情況：收到電力公司發(fā)票，直接用銀行存款支付。

關鍵步驟：按用電部門分攤電費，區(qū)分含稅金額和稅額。

案例：甲公司2024年6月收到電費發(fā)票，總金額11300元（含稅），其中：

生產(chǎn)車間用電8000元（不含稅），稅額1040元

行政部門用電2000元（不含稅），稅額260元

合計不含稅金額10000元，稅額1300元

分錄如下：

借：制造費用-電費 8000

借：管理費用-電費 2000

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）1300

貸：銀行存款 11300

提醒：如果公司用電部門多（如銷售部、研發(fā)部），按實際部門添加“銷售費用-電費”“研發(fā)費用-電費”等科目即可。

場景2：月底預提電費（未收到發(fā)票）

適用情況：月底結(jié)賬時，電費還沒收到發(fā)票，但當月用電已發(fā)生（比如6月用電，7月才開票）。

關鍵步驟：按歷史數(shù)據(jù)估算電費，暫估入賬（不暫估進項稅，因為沒發(fā)票無法抵扣）。

案例：乙公司5月底結(jié)賬，預估當月電費約10000元（不含稅），其中車間7000元，行政3000元，暫未收到發(fā)票。

預提分錄（5月底）：

借：制造費用-電費 7000

借：管理費用-電費 3000

貸：其他應付款-預提電費 10000

收到發(fā)票支付時（6月）：

假設6月收到發(fā)票，實際金額11300元（不含稅10000元，稅額1300元），與預估一致。

先沖銷預提：

借：其他應付款-預提電費 10000

貸：制造費用-電費 7000

貸：管理費用-電費 3000

再按實際發(fā)票做支付分錄：

借：制造費用-電費 7000

借：管理費用-電費 3000

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）1300

貸：銀行存款 11300

注意：如果實際金額與預估有差異（比如預估10000元，實際10500元），差額直接計入當月費用即可，不用調(diào)整上月數(shù)據(jù)。

場景3：多個部門共用一個電表，如何分攤電費？

適用情況：公司沒有分部門裝電表，只有一個總電表，需要按比例分攤電費（比如按面積、按設備功率分攤）。

關鍵步驟：先算分攤比例，再按比例拆分總電費。

案例：丙公司3月總電費5650元（含稅，稅率13%，不含稅5000元），需要在A車間、B車間、行政部分攤。已知：

A車間面積200，B車間面積300，行政部面積100，總面積600

分攤比例=各部門面積/總面積

計算過程：

A車間分攤比例=200/600≈33.33%，分攤電費=5000×33.33%≈1666.5元

B車間分攤比例=300/600=50%，分攤電費=5000×50%=2500元

行政部分攤比例=100/600≈16.67%，分攤電費=5000×16.67%≈833.5元

分錄如下：

借：制造費用-A車間 1666.5

借：制造費用-B車間 2500

借：管理費用-電費 833.5

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）650（5000×13%）

貸：銀行存款 5650

小技巧：分攤依據(jù)要合理，最好有書面記錄（如各部門面積表、設備功率清單），避免后續(xù)審計時說不清。

三、4種特殊情況處理，老會計都未必全懂

除了基礎場景，實際工作中還會遇到一些“特殊情況”，比如電費補貼、違約金、代墊電費等，這些分錄稍不注意就會出錯。

情況1：收到政府/房東電費補貼

適用情況：公司符合政策，收到政府電費補貼；或租辦公室時，房東減免部分電費。

處理原則：與日常經(jīng)營相關的補貼，計入“其他收益”（執(zhí)行企業(yè)會計準則）或“營業(yè)外收入”（執(zhí)行小企業(yè)會計準則）。

案例：丁公司因符合“小微企業(yè)節(jié)能補貼”，收到政府電費補貼2000元，銀行轉(zhuǎn)賬到賬。

分錄：

借：銀行存款 2000

貸：其他收益-電費補貼 2000

情況2：遲交電費產(chǎn)生違約金

適用情況：忘記交電費，被電力公司收取違約金（比如逾期付款產(chǎn)生的滯納金）。

處理原則：違約金不屬于“電費本身”，不能計入成本費用，要記“營業(yè)外支出”，且不能抵扣進項稅。

案例：戊公司4月電費11300元，因逾期支付產(chǎn)生違約金200元，合計支付11500元。

分錄：

借：制造費用/管理費用等 10000（電費不含稅部分）

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）1300（電費稅額）

借：營業(yè)外支出-違約金 200

貸：銀行存款 11500

情況3：幫員工/分公司代墊電費

適用情況：公司統(tǒng)一繳納電費后，需要向員工（如宿舍用電）或分公司收回代墊部分。

處理原則：代墊部分不計入公司費用，計入“其他應收款”。

案例：己公司為員工宿舍支付電費1130元（含稅，不含稅1000元，稅額130元），約定從員工工資中扣回。

支付時：

借：其他應收款-員工宿舍電費 1130

貸：銀行存款 1130

從工資扣回時：

借：應付職工薪酬-工資 1130

貸：其他應收款-員工宿舍電費 1130

注意：如果代墊電費對應的進項稅，屬于“用于集體福利”（如員工宿舍），進項稅不能抵扣，需做進項稅額轉(zhuǎn)出。

情況4：跨年電費發(fā)票（去年電費今年才收到）

適用情況：去年的電費，今年才收到發(fā)票（比如2023年12月電費，2024年1月開票）。

處理原則：如果金額?。ū热绲陀谥匾运剑苯佑嬋虢衲曩M用；如果金額大，通過“以前年度損益調(diào)整”科目調(diào)整。

案例：庚公司2024年1月收到2023年12月電費發(fā)票，金額5650元（不含稅5000元，稅額650元），金額較大。

分錄：

借：以前年度損益調(diào)整 5000（代替去年的“制造費用/管理費用”）

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）650

貸：銀行存款 5650

同時調(diào)整所得稅（假設稅率25%）：

借：應交稅費-應交企業(yè)所得稅 1250（5000×25%）

貸：以前年度損益調(diào)整 1250

最后將“以前年度損益調(diào)整”余額轉(zhuǎn)入利潤分配：

借：利潤分配-未分配利潤 3750（5000-1250）

貸：以前年度損益調(diào)整 3750

四、新手必看！3個分錄陷阱千萬別踩

即便掌握了基礎分錄，實操中還是容易“踩坑”，這3個錯誤90%的新手都犯過：

陷阱1：所有電費都記“管理費用”

錯誤案例：某公司會計小王，不管車間還是行政用電，全部計入“管理費用-電費”，導致產(chǎn)品成本偏低，利潤虛高。

正確做法：按用電部門劃分，生產(chǎn)車間制造費用，行政管理費用，銷售銷售費用，研發(fā)研發(fā)費用。

陷阱2：預提電費時把進項稅也估進去了

錯誤案例：小李預提5月電費時，按含稅金額11300元做分錄：“借：管理費用 11300 貸：其他應付款 11300”，導致費用多記1300元（稅額部分）。

正確做法：預提時只估不含稅金額，進項稅等收到發(fā)票后再記。

陷阱3：收到電費發(fā)票就全額抵扣進項稅

錯誤案例：小張為公司食堂支付電費，收到專票后直接抵扣了進項稅，被稅務稽查要求轉(zhuǎn)出。

正確做法：用于集體福利（食堂、宿舍）、個人消費的電費，進項稅不能抵扣，需做“進項稅額轉(zhuǎn)出”。

寫在最后

電費分錄不難，難的是“細心”和“場景化思考”——先問自己“誰用的電？”“錢付了沒？”，再套用對應的分錄模板，基本不會出錯。如果遇到政策變動（比如增值稅稅率調(diào)整），記得以官方最新規(guī)定為準。希望這篇文章能幫你搞定電費分錄，讓財務工作更輕松！

（注：本文涉及的會計處理基于企業(yè)會計準則，具體操作請結(jié)合公司實際情況及最新稅收政策，以官方最終公布為準。）

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