會計(jì)原始憑證是什么

摘要

會計(jì)原始憑證，簡單說就是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)留下的“證據(jù)”——比如你買東西的發(fā)票、付房租的收據(jù)、發(fā)工資的考勤表，甚至是銀行轉(zhuǎn)賬的回單。它是會計(jì)記賬的“源頭活水”，沒有它，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就成了無源之水；它也是稅務(wù)檢查、審計(jì)核查的“鐵證”，出了問題，第一個(gè)查的就是它。對會計(jì)來說，原始憑證是日常工作的“重頭戲”；對老板來說，管好它能幫企業(yè)避開90%的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。今天咱們就掰開揉碎了聊：原始憑證到底是什么？為什么它這么重要？日常工作中又該怎么處理才不出錯(cuò)？

一、原始憑證：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的“身份證”，缺它寸步難行

剛做會計(jì)那會兒，我?guī)煾悼傉f：“原始憑證是財(cái)務(wù)的‘命根子’，少一張、錯(cuò)一處，后面賬全白做?！碑?dāng)時(shí)我還不以為然，直到第一次因?yàn)橐粡埌l(fā)票抬頭寫錯(cuò)被稅務(wù)局約談，才明白這話的分量。

到底什么是原始憑證？

官方定義是：在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)。聽起來有點(diǎn)繞？說白了，它就是“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的現(xiàn)場照片”——比如你去超市買辦公用品，收銀員給你的小票是原始憑證；公司給員工發(fā)工資，人事部做的考勤表、銀行的代發(fā)工資回單，也是原始憑證；甚至你借錢給公司，寫的借條（有雙方簽字蓋章），同樣是原始憑證。

它為什么這么重要？

舉個(gè)例子：你公司這個(gè)月花了10萬元買原材料，會計(jì)要記賬“原材料增加10萬，銀行存款減少10萬”。憑什么記？總不能憑老板口頭說“我花了10萬”吧？這時(shí)候，供應(yīng)商開的發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)賬的回單、倉庫的入庫單，就是證明“花了10萬買原材料”的證據(jù)鏈——這些就是原始憑證。沒有它們，記賬就成了“瞎編”，稅務(wù)一查一個(gè)準(zhǔn)。

用師傅的話說：“原始憑證是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的‘身份證’，沒有身份證，你的賬就是‘黑戶’，走到哪兒都不被認(rèn)。”

二、一張合格的原始憑證，得有這“7個(gè)零件”

不是隨便一張紙都能叫“原始憑證”。就像身份證得有姓名、照片、身份證號，原始憑證也有“必填項(xiàng)”?！稌?jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》里明確規(guī)定，合格的原始憑證必須包含這些要素，少一個(gè)都可能被認(rèn)定為“無效憑證”：

1. 憑證名稱

比如“增值稅專用發(fā)票”“收款收據(jù)”“費(fèi)用報(bào)銷單”，一眼就知道這是干嘛的。

2. 填制日期

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，比如發(fā)票上的“開票日期”，必須和實(shí)際交易時(shí)間一致。我見過有公司為了湊費(fèi)用，用去年的發(fā)票報(bào)銷今年的支出，這就是“跨期憑證”，稅務(wù)查到會直接調(diào)增應(yīng)納稅所得額，得不償失。

3. 填制單位/填制人

誰開的憑證？比如發(fā)票上的“銷售方名稱”，收據(jù)上的“收款單位蓋章”。沒有單位名稱或個(gè)人簽字，這憑證就像“匿名信”，可信度為零。

4. 接受單位

也就是“抬頭”，必須是你公司的全稱（和營業(yè)執(zhí)照一致）。之前我同事收到一張發(fā)票，抬頭寫的是“XX公司（小王）”，括號里多了個(gè)經(jīng)辦人名字，稅務(wù)局直接說“不合格”，退回去重開，耽誤了整整一周報(bào)銷。

5. 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容

買了什么、付了什么錢，得寫清楚。比如發(fā)票上的“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱”，不能籠統(tǒng)寫“辦公用品”，得具體到“筆記本電腦”“A4紙”；如果是服務(wù)費(fèi)，要寫“咨詢服務(wù)費(fèi)”“技術(shù)服務(wù)費(fèi)”，不然稅務(wù)可能認(rèn)定為“與生產(chǎn)經(jīng)營無關(guān)的支出”，不讓稅前扣除。

6. 數(shù)量、單價(jià)、金額

這是核心中的核心。金額分“大小寫”，必須一致——小寫“10000元”，大寫“壹萬元整”，少一個(gè)“整”字都可能被挑刺。我還見過一張發(fā)票，小寫“1000元”，大寫寫成“壹仟園”（把“元”寫成“園”），財(cái)務(wù)直接打回：“這是錯(cuò)別字，重開！”

7. 填制單位蓋章/經(jīng)辦人簽字

發(fā)票要有銷售方的發(fā)票專用章，收據(jù)要有收款單位的財(cái)務(wù)章，內(nèi)部憑證（比如費(fèi)用報(bào)銷單）要有經(jīng)辦人、審批人的簽字。沒有章或簽字，就像合同沒蓋章，誰認(rèn)？

三、會計(jì)最頭疼的3類原始憑證問題，90%的人都踩過坑

原始憑證看著簡單，實(shí)際處理起來全是“坑”。我做會計(jì)5年，見過同事因?yàn)橐粡垜{證填錯(cuò)，被老板罵、被稅務(wù)罰，自己也熬了好幾個(gè)通宵整改?？偨Y(jié)下來，這3類問題最常見，新手尤其要注意：

1. “不規(guī)范憑證”：看著像憑證，其實(shí)是“廢紙”

最典型的就是“白條抵庫”——用手寫的紙條代替正規(guī)發(fā)票。比如老板私下給員工發(fā)了2000元獎金，沒走公賬，讓員工寫個(gè)“今收到獎金2000元”的紙條，就想入賬。這種“白條”稅務(wù)根本不認(rèn)，匯算清繳時(shí)必須調(diào)增，還可能被罰款（根據(jù)《稅收征管法》，可處1萬元以下罰款）。

還有一種是“要素不全”：比如發(fā)票沒寫抬頭、金額大小寫不一致、沒蓋章……之前我們公司實(shí)習(xí)生收了一張住宿費(fèi)發(fā)票，抬頭寫的是“個(gè)人”，她沒注意就拿去報(bào)銷了，會計(jì)分錄都做完了，被財(cái)務(wù)經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，直接把憑證摔在桌上：“這能入賬嗎？讓對方重開！”結(jié)果對方酒店已經(jīng)注銷，重開不了，最后這2000元只能由實(shí)習(xí)生自己承擔(dān)——就因?yàn)橐粋€(gè)抬頭，損失半個(gè)月工資，多不值。

2. “虛假憑證”：為了避稅瞎開票，后果比你想的嚴(yán)重

有些老板為了少交稅，讓會計(jì)“找發(fā)票抵費(fèi)用”，甚至買假發(fā)票。我見過最夸張的案例：一家小公司老板，為了沖減利潤，讓朋友開了50萬的“咨詢服務(wù)費(fèi)”發(fā)票，實(shí)際沒發(fā)生任何咨詢業(yè)務(wù)。結(jié)果稅務(wù)通過大數(shù)據(jù)比對，發(fā)現(xiàn)這家“咨詢公司”根本沒有對應(yīng)的成本支出，順藤摸瓜查到他們公司，最終補(bǔ)稅+罰款+滯納金，一共交了120萬，老板腸子都悔青了。

記住：現(xiàn)在金稅四期上線，發(fā)票信息實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)，假發(fā)票、虛開發(fā)票根本藏不住。原始憑證必須“真實(shí)性第一”，業(yè)務(wù)是真的，憑證才是真的，否則就是“作死”。

3. “丟失憑證”：一張發(fā)票丟了，可能要多交幾萬稅

原始憑證丟了怎么辦？很多人覺得“補(bǔ)一張不就行了”，但實(shí)際操作麻煩到哭。比如增值稅專用發(fā)票丟了，得讓銷售方去稅務(wù)局開《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》，再把記賬聯(lián)復(fù)印件蓋發(fā)票章寄過來，自己還要寫情況說明，稅務(wù)局審批……一套流程走下來，至少半個(gè)月。

更麻煩的是，如果丟的是費(fèi)用發(fā)票，又補(bǔ)不回來，這筆支出就不能稅前扣除。比如公司年底團(tuán)建花了5萬元，發(fā)票丟了，且無法補(bǔ)開，那么這5萬元就得全額調(diào)增，按25%的企業(yè)所得稅稅率算，要多交12500元稅——就因?yàn)橐粡埌l(fā)票沒保管好，多交一萬多稅，老板能不發(fā)火嗎？

四、手把手教你審核原始憑證：3步走，從此不踩坑

原始憑證審核是會計(jì)的“基本功”，也是最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)。分享一套我?guī)煾到痰摹?步審核法”，簡單實(shí)用，新手也能快速上手：

第一步：看“真實(shí)性”——業(yè)務(wù)是不是真的發(fā)生了？

先問自己：這張憑證對應(yīng)的業(yè)務(wù)，真的存在嗎？比如員工報(bào)銷差旅費(fèi)，光有住宿費(fèi)發(fā)票還不夠，得看有沒有出差申請單、機(jī)票/高鐵票（證明“確實(shí)出差了”）、酒店水單（證明“住宿天數(shù)和發(fā)票一致”）。如果只有一張孤零零的發(fā)票，沒有其他佐證，可能就是“虛報(bào)費(fèi)用”。

我之前審過一張“辦公用品”發(fā)票，金額5000元，后面附的清單寫的是“打印紙100箱”。我們公司一共才10個(gè)人，100箱打印紙能用3年，明顯不合理——這就是“業(yè)務(wù)不真實(shí)”，直接打回，讓員工解釋清楚，最后發(fā)現(xiàn)是他幫朋友代開的發(fā)票，想渾水摸魚報(bào)銷。

第二步：看“合規(guī)性”——憑證要素全不全、格式對不對？

對照前面說的“7個(gè)零件”，一項(xiàng)項(xiàng)核對：抬頭是不是公司全稱？日期對不對？金額大小寫一致嗎？有沒有蓋章？發(fā)票稅率對不對（比如一般納稅人銷售貨物，稅率應(yīng)該是13%，如果開成3%的普票，可能是對方開錯(cuò)了）？

舉個(gè)例子：審核一張“餐費(fèi)發(fā)票”，首先看抬頭是不是公司名，然后看日期（是不是本年度的），再看金額（有沒有超過公司的餐費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)），最后看發(fā)票章（是不是餐廳的發(fā)票專用章，不能是財(cái)務(wù)章或公章）。少一項(xiàng)，就打回去補(bǔ)。

第三步：看“相關(guān)性”——這錢和公司經(jīng)營有關(guān)系嗎？

有些憑證雖然真實(shí)、合規(guī)，但和公司經(jīng)營無關(guān)，也不能入賬。比如老板把家里買冰箱的發(fā)票拿到公司報(bào)銷，說“放公司用”，但冰箱實(shí)際放在老板家里——這種“與生產(chǎn)經(jīng)營無關(guān)的支出”，稅務(wù)不認(rèn)，匯算清繳必須調(diào)增。

還有一種是“個(gè)人消費(fèi)混同公司支出”，比如員工報(bào)銷的高鐵票，目的地是員工老家，且沒有出差申請單，明顯是個(gè)人旅行，這種也不能入賬。

五、企業(yè)必看：原始憑證管理的3個(gè)“保命技巧”

原始憑證不僅是會計(jì)的事，更是整個(gè)公司的事。老板們別覺得“這是財(cái)務(wù)的活兒，我不管”，真出了問題，罰款、補(bǔ)稅都是公司的損失。分享3個(gè)實(shí)操技巧，幫企業(yè)管好原始憑證：

1. 電子化存檔：別再把憑證堆成“小山”

現(xiàn)在很多地方都推行“電子發(fā)票”，比如增值稅電子普通發(fā)票、電子行程單，建議直接用財(cái)務(wù)軟件（如用友、金蝶）或?qū)ｉT的發(fā)票管理工具（如百望云、航信愛信諾）存檔，別再打印出來堆在柜子里。一來節(jié)省空間，二來方便查詢——需要的時(shí)候搜一下關(guān)鍵詞就能找到，比翻憑證堆快10倍。

2. 制定“憑證報(bào)銷規(guī)范”：讓員工知道怎么填

很多原始憑證問題，其實(shí)是員工不懂怎么填導(dǎo)致的。比如發(fā)票抬頭寫錯(cuò)、漏寫備注欄（像建筑服務(wù)發(fā)票需要備注項(xiàng)目名稱和地址，否則不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅）。建議公司制定一份《費(fèi)用報(bào)銷及原始憑證管理規(guī)范》，明確：哪些費(fèi)用可以報(bào)銷？需要附哪些憑證？發(fā)票怎么開（抬頭、稅號、備注欄要求）？打印出來貼在財(cái)務(wù)部門口，或發(fā)在員工群里，減少“無效溝通”。

3. 定期自查：別等稅務(wù)來查才慌

每個(gè)季度抽一天時(shí)間，讓財(cái)務(wù)部門自查原始憑證：有沒有白條抵庫？有沒有跨期發(fā)票？發(fā)票和實(shí)際業(yè)務(wù)是否匹配？發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。比如發(fā)現(xiàn)一張去年的費(fèi)用發(fā)票還沒入賬，趕緊聯(lián)系對方重開（如果對方還在的話），或者做納稅調(diào)增，別等稅務(wù)稽查時(shí)被發(fā)現(xiàn)，罰款+滯納金一起交。

原始憑證這東西，說難不難，說簡單不簡單。它不像財(cái)務(wù)報(bào)表那樣“高大上”，卻藏著企業(yè)最真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況；它不是會計(jì)一個(gè)人的事，而是需要全公司配合的“基礎(chǔ)工程”。記住：管好原始憑證，就是管好企業(yè)的“財(cái)務(wù)生命線”——畢竟，每一張小小的憑證背后，都是真金白銀的生意，和實(shí)實(shí)在在的風(fēng)險(xiǎn)。

尊重原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處與鏈接：http://yi18.com.cn/Accounting/350180.html，違者必究！