會(huì)計(jì)憑證的種類是什么
會(huì)計(jì)憑證的種類主要分為兩大類：原始憑證和記賬憑證。 簡(jiǎn)單說(shuō)，原始憑證是業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的“證據(jù)原件”，比如發(fā)票、合同、領(lǐng)料單；記賬憑證則是會(huì)計(jì)根據(jù)原始憑證“翻譯”成的“做賬指令”，比如收款憑證、付款憑證。搞懂這兩類憑證的區(qū)別和細(xì)分，不僅能幫你理清賬務(wù)邏輯，還能避免新手常犯的“把合同當(dāng)憑證”“發(fā)票貼錯(cuò)位置”等低級(jí)錯(cuò)誤——畢竟，憑證是會(huì)計(jì)工作的“基石”，基石不穩(wěn)，后續(xù)的報(bào)表、報(bào)稅都可能出問(wèn)題。
一、先搞懂：會(huì)計(jì)憑證到底是個(gè)啥？
你可以把會(huì)計(jì)憑證理解成“公司資金流動(dòng)的‘身份證’”。每一筆錢的收入、支出，都得有對(duì)應(yīng)的憑證來(lái)證明“這事兒是真的，錢是這么走的”。比如你去超市買辦公用品，超市開(kāi)的發(fā)票就是憑證；公司給員工發(fā)工資，工資表也是憑證。沒(méi)有憑證，會(huì)計(jì)就沒(méi)法做賬，稅務(wù)查賬時(shí)也說(shuō)不清錢的來(lái)龍去脈——所以老會(huì)計(jì)常說(shuō)：“寧可不做賬，不能沒(méi)有證?！?
不過(guò)，憑證也不是隨便一張紙都能算的。它得滿足兩個(gè)核心條件：一是能證明業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生（比如發(fā)票上有交易雙方信息、金額、內(nèi)容）；二是能明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任（比如報(bào)銷單上要有經(jīng)辦人、審批人的簽字）。這兩點(diǎn)要是缺了，憑證就“不合格”，后續(xù)的賬務(wù)處理全白搭。
二、核心分類一：原始憑證——業(yè)務(wù)發(fā)生的“第一手證據(jù)”
原始憑證是所有會(huì)計(jì)工作的“起點(diǎn)”，是業(yè)務(wù)剛發(fā)生時(shí)直接拿到的“原始單據(jù)”。就像你網(wǎng)購(gòu)后收到的快遞單、付款截圖，是“一手信息”。按來(lái)源和用途，原始憑證又能細(xì)分出好幾類，新手最容易在這里“暈頭轉(zhuǎn)向”，咱們一個(gè)個(gè)說(shuō)清楚。
（1）按來(lái)源分：外來(lái)原始憑證 vs 自制原始憑證
外來(lái)原始憑證：顧名思義，是從公司外部拿到的憑證。比如你去餐廳吃飯開(kāi)的增值稅發(fā)票、出差坐火車的火車票、支付水電費(fèi)的繳費(fèi)單——這些都是別人開(kāi)給咱們公司的，屬于“外來(lái)憑證”。這類憑證的特點(diǎn)是“標(biāo)準(zhǔn)化程度高”，比如發(fā)票有固定格式，上面有稅務(wù)監(jiān)制章，造假難度大，所以可信度也高。
自制原始憑證：是公司內(nèi)部自己填制的憑證。比如倉(cāng)庫(kù)給生產(chǎn)車間發(fā)材料時(shí)填的“領(lǐng)料單”、月底統(tǒng)計(jì)員工考勤的“考勤表”、給員工報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)填的“差旅費(fèi)報(bào)銷單”。這類憑證是“內(nèi)部管理工具”，雖然格式可以自己設(shè)計(jì)，但必須有明確的填制規(guī)則（比如誰(shuí)填制、誰(shuí)審批、一式幾份），不然容易出現(xiàn)“自己填單自己報(bào)銷”的漏洞。
舉個(gè)例子：你是公司行政，去文具店買了100元筆記本，老板開(kāi)了一張?jiān)鲋刀惼胀òl(fā)票——這是“外來(lái)原始憑證”；回來(lái)后你填了一張“費(fèi)用報(bào)銷單”，找領(lǐng)導(dǎo)簽字，這張報(bào)銷單就是“自制原始憑證”。做賬時(shí)，這兩張憑證要一起附在記賬憑證后面，才算完整。
（2）按填制方法分：一次憑證、累計(jì)憑證、匯總憑證
一次憑證：最常見(jiàn)的憑證類型，業(yè)務(wù)發(fā)生一次就填一次，比如發(fā)票、領(lǐng)料單、借款單。你買一次東西，開(kāi)一次發(fā)票；員工借一次款，填一張借款單，用完就作廢，不能重復(fù)用。
累計(jì)憑證：可以多次使用的憑證，主要用于“重復(fù)發(fā)生的同類業(yè)務(wù)”。最典型的例子是“限額領(lǐng)料單”——比如生產(chǎn)車間每個(gè)月要領(lǐng)1000公斤原材料，不能每次領(lǐng)10公斤就填一張領(lǐng)料單，太麻煩。這時(shí)就用累計(jì)憑證，每次領(lǐng)料時(shí)在單子上登記數(shù)量，累計(jì)到1000公斤就不能再領(lǐng)了。這樣既能控制成本，又能減少填制憑證的工作量。
匯總憑證：把多個(gè)同類原始憑證“打包匯總”后的憑證。比如月底會(huì)計(jì)把全公司的“差旅費(fèi)報(bào)銷單”匯總到一張“差旅費(fèi)匯總表”上，或者把所有“領(lǐng)料單”匯總成“發(fā)料憑證匯總表”。這樣做的好處是“簡(jiǎn)化記賬”——不用一張報(bào)銷單記一筆賬，匯總后記一筆就行，賬本會(huì)更清爽。
（3）新手必看：這3種“長(zhǎng)得像憑證”的，其實(shí)不是原始憑證！
很多新人會(huì)把這幾類單據(jù)當(dāng)成原始憑證，結(jié)果被老會(huì)計(jì)罵“基礎(chǔ)不牢”，一定要記牢：
合同/協(xié)議：比如購(gòu)銷合同、勞動(dòng)合同，雖然是業(yè)務(wù)的依據(jù)，但它只能證明“雙方約定要做什么”，不能證明“業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生”（比如簽了合同但沒(méi)付款，就不算實(shí)際交易），所以不能直接當(dāng)憑證。
預(yù)算表/計(jì)劃單：比如“季度費(fèi)用預(yù)算表”，這是公司的內(nèi)部規(guī)劃，不是實(shí)際發(fā)生的支出，不能作為記賬依據(jù)。
銀行對(duì)賬單：雖然銀行對(duì)賬單能顯示賬戶余額，但它只是“對(duì)賬工具”，不能替代銀行回單（比如轉(zhuǎn)賬時(shí)的“付款憑證”）作為原始憑證。
三、核心分類二：記賬憑證——會(huì)計(jì)做賬的“操作指南”
原始憑證是“證據(jù)”，但會(huì)計(jì)不能直接拿原始憑證記賬——因?yàn)樵紤{證格式不統(tǒng)一（比如發(fā)票和領(lǐng)料單長(zhǎng)得完全不一樣），而且上面沒(méi)有會(huì)計(jì)科目（比如“管理費(fèi)用”“應(yīng)收賬款”）。這時(shí)候就需要“記賬憑證”：會(huì)計(jì)根據(jù)原始憑證的內(nèi)容，判斷這筆業(yè)務(wù)屬于什么會(huì)計(jì)科目、金額多少、記借方還是貸方，然后填在統(tǒng)一的記賬憑證上，相當(dāng)于給原始憑證“翻譯”成“會(huì)計(jì)語(yǔ)言”。
記賬憑證的分類比原始憑證簡(jiǎn)單，但實(shí)際工作中用錯(cuò)了也很麻煩，主要看兩個(gè)維度：按內(nèi)容分，按填列方式分。
（1）按內(nèi)容分：收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
這是最常用的分類方式，直接對(duì)應(yīng)“錢的流動(dòng)方向”，新手記牢這三個(gè)，基本能應(yīng)付80%的日常賬務(wù)。
收款憑證：只要公司“收到錢”，就用收款憑證。比如收到客戶的貨款（應(yīng)收賬款收回）、收到股東的投資款、收到銀行存款的利息——這些都屬于“收款業(yè)務(wù)”，憑證左上角會(huì)寫“借方科目：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金”。
付款憑證：公司“付出去錢”時(shí)用，比如支付供應(yīng)商貨款、發(fā)員工工資、交房租水電。注意：就算是“從銀行取現(xiàn)金”（比如提現(xiàn)發(fā)工資），也要用付款憑證（因?yàn)槭恰般y行存款減少”），而不是收款憑證。
轉(zhuǎn)賬憑證：不涉及收付款的業(yè)務(wù)，用轉(zhuǎn)賬憑證。比如月底計(jì)提折舊（固定資產(chǎn)價(jià)值減少，費(fèi)用增加）、結(jié)轉(zhuǎn)成本（庫(kù)存商品減少，主營(yíng)業(yè)務(wù)成本增加）、員工報(bào)銷差旅費(fèi)但還沒(méi)付款（其他應(yīng)付款增加，管理費(fèi)用增加）。這類業(yè)務(wù)“錢沒(méi)動(dòng)”，但會(huì)計(jì)科目之間發(fā)生了轉(zhuǎn)移，所以叫“轉(zhuǎn)賬”。
舉個(gè)例子：公司賣了一批貨物，客戶用銀行轉(zhuǎn)賬付了1萬(wàn)元——這是收款業(yè)務(wù)，用收款憑證；公司用銀行存款給員工發(fā)了5萬(wàn)元工資——付款業(yè)務(wù)，用付款憑證；月底會(huì)計(jì)算出來(lái)這個(gè)月固定資產(chǎn)要提2000元折舊——轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，用轉(zhuǎn)賬憑證。
（2）按填列方式分：?jiǎn)问接涃~憑證、復(fù)式記賬憑證
復(fù)式記賬憑證：我們平時(shí)用的基本都是這種，一張憑證上同時(shí)填列“借方科目”和“貸方科目”。比如上面說(shuō)的收款憑證，左上角是“銀行存款（借方）”，下面的“貸方科目”可能是“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”，一張憑證就能看出這筆業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，清晰明了。
單式記賬憑證：一張憑證只填一個(gè)會(huì)計(jì)科目，借方和貸方要分開(kāi)填。比如上面的收款業(yè)務(wù)，需要填一張“銀行存款（借方）憑證”，再填一張“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入（貸方）憑證”。這種方式在手工記賬時(shí)用得少（太麻煩），但在一些需要分工記賬的大型企業(yè)可能會(huì)用到（比如一個(gè)會(huì)計(jì)管借方，一個(gè)管貸方）。
四、不同行業(yè)的憑證“特色款”，你遇過(guò)幾種？
雖然會(huì)計(jì)憑證的大類全國(guó)統(tǒng)一，但不同行業(yè)因?yàn)闃I(yè)務(wù)特點(diǎn)不同，會(huì)有一些“特色原始憑證”，新手遇到時(shí)別慌，本質(zhì)上還是上面說(shuō)的幾類。
制造業(yè)：最常見(jiàn)的是“生產(chǎn)通知單”（計(jì)劃生產(chǎn)什么產(chǎn)品）、“工時(shí)記錄單”（工人干了多少活）、“入庫(kù)單/出庫(kù)單”（原材料入庫(kù)、產(chǎn)成品出庫(kù)），這些都屬于“自制原始憑證”。
服務(wù)業(yè)：比如酒店的“住宿登記表”、快遞公司的“快遞面單”、咨詢公司的“服務(wù)確認(rèn)單”，這些是證明服務(wù)發(fā)生的“外來(lái)或自制原始憑證”。
零售業(yè)：超市的“收銀小票”、電商的“訂單截圖”，雖然看起來(lái)簡(jiǎn)單，但只要有交易雙方信息、金額、商品明細(xì)，就是有效的原始憑證（不過(guò)正式做賬時(shí)，還是需要換成發(fā)票）。
五、最后想說(shuō)：憑證分類不用“死記硬背”，看“業(yè)務(wù)本質(zhì)”就行
其實(shí)很多會(huì)計(jì)新人學(xué)憑證分類時(shí)，總覺(jué)得“記不住、容易混”，但你只要抓住核心：原始憑證是“業(yè)務(wù)證據(jù)”，記賬憑證是“做賬指令”。遇到一張單據(jù)，先問(wèn)自己：“這是證明業(yè)務(wù)發(fā)生的，還是會(huì)計(jì)用來(lái)記賬的？”——前者是原始憑證，后者是記賬憑證。
至于原始憑證里的“外來(lái)/自制”“一次/累計(jì)”，記賬憑證里的“收款/付款/轉(zhuǎn)賬”，多接觸實(shí)際業(yè)務(wù)自然就熟了。就像老會(huì)計(jì)常說(shuō)的：“貼三個(gè)月憑證，比背十遍書管用?！?
總之，會(huì)計(jì)憑證的種類雖然多，但核心作用只有一個(gè)：讓每一筆錢的流動(dòng)都“有據(jù)可查、有跡可循”。把這個(gè)基礎(chǔ)打牢，后面學(xué)報(bào)表、報(bào)稅時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)“豁然開(kāi)朗”——畢竟，所有復(fù)雜的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，都源于一張張小小的憑證。
