出納記賬方法

摘要

出納記賬是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的“第一道關(guān)口”，直接關(guān)系到資金安全和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。但很多新手出納剛上手時(shí)，總會(huì)遇到“票據(jù)堆成山不知道從哪捋”“記完賬月底對(duì)賬差幾百塊”“領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)資金情況拿不出實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)”等問(wèn)題。本文從出納記賬的核心原則講起，用“ step by step + 真實(shí)案例”的方式拆解全流程，再結(jié)合10年出納老司機(jī)的避坑經(jīng)驗(yàn)和實(shí)用工具推薦，幫你快速掌握規(guī)范、高效的記賬方法，從此告別“糊涂賬”，成為領(lǐng)導(dǎo)放心的“資金管家”。

一、為什么出納記賬總出錯(cuò)？這3個(gè)痛點(diǎn)90%的人都踩過(guò)

剛做出納那年，我差點(diǎn)因?yàn)橐还P“糊涂賬”丟了工作。當(dāng)時(shí)公司急著付一筆供應(yīng)商貨款，我手忙腳亂中把“轉(zhuǎn)賬備注”寫(xiě)成了另一筆項(xiàng)目名稱(chēng)，結(jié)果會(huì)計(jì)對(duì)賬時(shí)怎么都對(duì)不上，差點(diǎn)耽誤給供應(yīng)商結(jié)賬。后來(lái)才發(fā)現(xiàn)，很多新手出納和我一樣，出錯(cuò)根本不是因?yàn)椤氨俊?，而是沒(méi)搞懂記賬的底層邏輯。

痛點(diǎn)1：把“記賬”當(dāng)成“簡(jiǎn)單流水賬”

以為記清楚“收了多少錢(qián)、付了多少錢(qián)”就行，卻忽略了票據(jù)審核、資金性質(zhì)分類(lèi)，結(jié)果月底和會(huì)計(jì)的總賬對(duì)不上，只能一張張翻票據(jù)返工。

痛點(diǎn)2：流程混亂，“先記賬后審核”

為了趕進(jìn)度，拿到票據(jù)就直接記日記賬，后來(lái)才發(fā)現(xiàn)發(fā)票抬頭開(kāi)錯(cuò)、審批手續(xù)不全，只能紅沖重記，反而更浪費(fèi)時(shí)間。

痛點(diǎn)3：過(guò)度依賴(lài)“腦子記”，忽略“書(shū)面記錄”

比如領(lǐng)導(dǎo)口頭說(shuō)“先付這筆錢(qián)，手續(xù)后面補(bǔ)”，結(jié)果轉(zhuǎn)頭就忘了補(bǔ)手續(xù)，導(dǎo)致記賬憑證缺附件，成了“無(wú)頭賬”。

二、出納記賬的3個(gè)“鐵律”：記住這幾點(diǎn)，90%的錯(cuò)誤能避免

出納記賬不是“想怎么記就怎么記”，背后有一套必須遵守的原則。就像開(kāi)車(chē)要懂交規(guī)，這些“鐵律”能幫你守住資金安全的底線(xiàn)。

1. 錢(qián)賬分管：“管錢(qián)的”絕不碰“管賬的”活兒

這是出納的“紅線(xiàn)”！簡(jiǎn)單說(shuō)，出納只管資金收付（現(xiàn)金、銀行存款），不能兼任會(huì)計(jì)的“填制記賬憑證”“登記總賬”工作；反過(guò)來(lái)，會(huì)計(jì)也不能碰錢(qián)。我剛?cè)肼殨r(shí)，老出納就跟我說(shuō)：“哪怕領(lǐng)導(dǎo)讓你‘順手’幫會(huì)計(jì)登下總賬，也要學(xué)會(huì)拒絕——不是不信任，是制度要求?！?

2. 日清月結(jié)：當(dāng)天的賬當(dāng)天清，月底必須“賬實(shí)相符”

“日清”就是每天下班前，把現(xiàn)金日記賬的余額和保險(xiǎn)柜里的現(xiàn)金核對(duì)，銀行日記賬的余額和網(wǎng)銀流水核對(duì)，有差異立刻找原因。我以前試過(guò)偷懶，想著“明天一起對(duì)”，結(jié)果拖到第三天，怎么都想不起來(lái)哪筆錢(qián)記錯(cuò)了，最后加班到半夜才搞定。

“月結(jié)”則是月底要和會(huì)計(jì)的總賬、銀行對(duì)賬單核對(duì)，確保“賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符”。

3. 有據(jù)可查：每筆收支都要有“合法憑證”

記住：沒(méi)有憑證的收支，堅(jiān)決不記！ 哪怕是老板親自打招呼的“臨時(shí)借款”，也要讓對(duì)方寫(xiě)借條；哪怕是一張50塊的打車(chē)票，也要檢查日期、金額、發(fā)票章是否齊全。我同事就吃過(guò)虧：幫領(lǐng)導(dǎo)墊付了2000塊招待費(fèi)，沒(méi)要發(fā)票，后來(lái)報(bào)銷(xiāo)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)忘了這回事，自己掏了腰包。

三、出納記賬全流程：從“收票據(jù)”到“結(jié)賬”，6步走穩(wěn)不出錯(cuò)

學(xué)會(huì)流程，記賬就像“按菜譜做菜”，照著步驟來(lái)，再?gòu)?fù)雜也不怕。下面結(jié)合我日常工作的案例，一步步拆解：

第一步：審核原始憑證——記賬的“第一道安檢”

拿到票據(jù)別急著記，先當(dāng)“安檢員”，檢查3個(gè)核心點(diǎn)：

真實(shí)性：是不是真的發(fā)生了這筆業(yè)務(wù)？比如發(fā)票上的商品名稱(chēng)，要和實(shí)際采購(gòu)的東西一致（別拿到“辦公用品”發(fā)票，實(shí)際買(mǎi)的是化妝品）。

合規(guī)性：審批手續(xù)齊不齊？比如付款申請(qǐng)單有沒(méi)有部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字，大額支出有沒(méi)有老板審批。

完整性：票據(jù)要素全不全？以增值稅發(fā)票為例，必須有：發(fā)票抬頭（公司全稱(chēng)+稅號(hào)）、日期、金額（大小寫(xiě)一致）、開(kāi)票方蓋章、商品名稱(chēng)及稅率。

舉個(gè)例子：前幾天收到一張差旅費(fèi)發(fā)票，金額小寫(xiě)“3500”，大寫(xiě)卻寫(xiě)的“叁仟伍佰”（少了“元整”），這種就要退回重開(kāi)——?jiǎng)e覺(jué)得“差不多就行”，稅務(wù)檢查時(shí)這就是漏洞。

第二步：填制記賬憑證——給業(yè)務(wù)“貼標(biāo)簽”

審核通過(guò)的票據(jù)，要填記賬憑證（現(xiàn)在很多公司用財(cái)務(wù)軟件，直接在系統(tǒng)里錄入）。關(guān)鍵是寫(xiě)清楚“摘要”和“會(huì)計(jì)科目”：

摘要：簡(jiǎn)單明了，讓人一看就知道是什么業(yè)務(wù)。比如“付XX公司3月辦公用品采購(gòu)款”“收XX客戶(hù)項(xiàng)目定金”，別寫(xiě)“付貨款”“收錢(qián)”這種模糊的描述。

會(huì)計(jì)科目：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)選科目。比如現(xiàn)金收款記“庫(kù)存現(xiàn)金”，銀行轉(zhuǎn)賬付款記“銀行存款”，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)對(duì)應(yīng)“管理費(fèi)用”“銷(xiāo)售費(fèi)用”等（不確定的可以問(wèn)會(huì)計(jì)，別自己瞎編）。

小技巧：新手可以準(zhǔn)備一個(gè)“科目對(duì)照表”，把常見(jiàn)業(yè)務(wù)和對(duì)應(yīng)科目記下來(lái)，比如：

員工借支差旅費(fèi) 其他應(yīng)收款

收到客戶(hù)貨款 應(yīng)收賬款

支付水電費(fèi) 管理費(fèi)用-水電費(fèi)

第三步：登記日記賬——“資金流水的日記本”

出納主要記兩本賬：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。按時(shí)間順序（憑證編號(hào)順序）登記，每筆業(yè)務(wù)記清楚：日期、憑證號(hào)、摘要、收入/支出金額、余額。

重點(diǎn)提示：記完一筆立刻算余額！比如現(xiàn)金日記賬，上一筆余額是5000元，今天收了2000元，支出1000元，余額就是5000+2000-1000=6000元。每天下班前，用這個(gè)余額和實(shí)際現(xiàn)金/銀行存款核對(duì)，對(duì)不上立刻查！

第四步：定期對(duì)賬——3個(gè)“核對(duì)”確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

對(duì)賬是出納的“必修課”，至少每周做一次，月底必須全面核對(duì)：

賬證核對(duì)：日記賬和記賬憑證核對(duì)，看金額、摘要有沒(méi)有寫(xiě)錯(cuò)。

賬賬核對(duì)：日記賬余額和會(huì)計(jì)的總賬余額核對(duì)（比如你的銀行存款日記賬余額是10萬(wàn)，會(huì)計(jì)的“銀行存款”總賬余額也應(yīng)該是10萬(wàn)）。

賬實(shí)核對(duì)：現(xiàn)金日記賬余額 vs 保險(xiǎn)柜現(xiàn)金（數(shù)錢(qián)時(shí)最好兩人在場(chǎng)）；銀行存款日記賬 vs 銀行對(duì)賬單（有差異的話(huà)做“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，比如未達(dá)賬項(xiàng)：企業(yè)已付銀行未付、銀行已收企業(yè)未收等）。

第五步：整理憑證和歸檔——“給票據(jù)安個(gè)家”

記完賬的票據(jù)要按憑證號(hào)整理好，用回形針或夾子分類(lèi)（比如現(xiàn)金收付、銀行收付分開(kāi)），月底裝訂成冊(cè)，寫(xiě)上“XX年X月 出納憑證”，歸檔保存。別像我剛工作時(shí)，票據(jù)隨便塞抽屜，后來(lái)審計(jì)來(lái)查，翻了半天找不到，被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)“太不專(zhuān)業(yè)”。

第六步：編制資金報(bào)表——讓領(lǐng)導(dǎo)“一眼看懂錢(qián)的去向”

每月底，除了結(jié)賬，還要給領(lǐng)導(dǎo)出一份“資金收支明細(xì)表”，內(nèi)容包括：本月現(xiàn)金/銀行存款收入多少、支出多少、主要支出項(xiàng)目（比如采購(gòu)、工資、稅費(fèi)）、期末余額、下個(gè)月預(yù)計(jì)收支等。領(lǐng)導(dǎo)看不懂復(fù)雜的會(huì)計(jì)分錄，但這份報(bào)表能讓他快速掌握資金情況。

四、老出納私藏的5個(gè)“避坑指南”：這些錯(cuò)誤我踩過(guò)，你別再犯

記賬不難，但細(xì)節(jié)容易出錯(cuò)。分享幾個(gè)我工作中總結(jié)的“血淚經(jīng)驗(yàn)”：

1. 小額支出別漏記，“蚊子腿也是肉”

剛做出納時(shí)，我總忽略幾十塊的快遞費(fèi)、停車(chē)費(fèi)，覺(jué)得“金額小，無(wú)所謂”，結(jié)果月底對(duì)賬差了200多，一張張翻報(bào)銷(xiāo)單才發(fā)現(xiàn)，漏記了5筆小額支出。后來(lái)養(yǎng)成習(xí)慣：哪怕是1塊錢(qián)的支出，只要有票據(jù)，就立刻記到日記賬上。

2. 現(xiàn)金收付“當(dāng)面點(diǎn)清”，離柜不認(rèn)

收現(xiàn)金時(shí)，一定要當(dāng)面數(shù)清楚，最好過(guò)兩遍點(diǎn)鈔機(jī)；付現(xiàn)金時(shí)，讓領(lǐng)款人當(dāng)面點(diǎn)清并簽字。我同事遇到過(guò)：付客戶(hù)現(xiàn)金時(shí)對(duì)方?jīng)]數(shù)，回去說(shuō)少了200，最后只能調(diào)監(jiān)控才說(shuō)清楚——費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

3. 銀行轉(zhuǎn)賬“三核對(duì)”：戶(hù)名、賬號(hào)、金額

轉(zhuǎn)賬前，務(wù)必核對(duì)收款方戶(hù)名、賬號(hào)、金額是否一致！有一次我給供應(yīng)商轉(zhuǎn)賬，把賬號(hào)最后一位“8”寫(xiě)成了“3”，錢(qián)轉(zhuǎn)到了別人賬戶(hù)，雖然最后追回來(lái)了，但跑銀行、聯(lián)系對(duì)方、寫(xiě)說(shuō)明，折騰了整整3天。

4. 別用“私人賬戶(hù)”代收代付公司款

哪怕領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)“先用你微信收一下客戶(hù)定金，回頭轉(zhuǎn)給公司”，也盡量拒絕——公私賬戶(hù)混在一起，不僅容易記混賬，還可能涉及稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)在推不掉，要當(dāng)天轉(zhuǎn)到公司賬戶(hù)，并備注清楚“代收XX定金”，附上轉(zhuǎn)賬截圖。

5. 養(yǎng)成“隨手備份”的習(xí)慣

現(xiàn)在很多公司用財(cái)務(wù)軟件記賬，記得每天下班前備份數(shù)據(jù)；紙質(zhì)憑證每周整理一次，別等月底堆成山。我以前電腦壞過(guò)一次，沒(méi)備份數(shù)據(jù)，只能重新錄入一個(gè)月的賬，加班加到崩潰。

五、新手出納必備工具：從Excel到財(cái)務(wù)軟件，選對(duì)工具效率翻倍

工欲善其事，必先利其器。分享幾個(gè)實(shí)用工具，幫你記賬更輕松：

1. Excel日記賬模板（適合小公司/新手）

如果公司還沒(méi)用財(cái)務(wù)軟件，可以自己做一個(gè)Excel模板，包含：日期、憑證號(hào)、摘要、收入、支出、余額、備注（附票據(jù)號(hào)）。我整理了一個(gè)簡(jiǎn)單的模板（需要的可以私信我），公式設(shè)好后，余額會(huì)自動(dòng)計(jì)算，省去手動(dòng)加減的麻煩。

2. 財(cái)務(wù)軟件（適合中大型企業(yè)）

用友、金蝶、賬信云等財(cái)務(wù)軟件，能自動(dòng)關(guān)聯(lián)憑證和日記賬，對(duì)賬時(shí)直接生成余額調(diào)節(jié)表，效率比手工記賬高3倍。新手別怕學(xué)不會(huì)，現(xiàn)在的軟件都有教程，跟著操作1-2天就能上手。

3. 票據(jù)管理工具（減少丟票煩惱）

推薦“掃描全能王”，收到票據(jù)后立刻掃描存檔（命名格式：日期+業(yè)務(wù)類(lèi)型+金額，比如“20231015-差旅費(fèi)-3500”），防止票據(jù)丟失。月底歸檔時(shí)，電子版和紙質(zhì)版對(duì)應(yīng)，查起來(lái)方便。

4. 資金管理表格（給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)用）

用Excel做一個(gè)“資金日?qǐng)?bào)表”和“月度收支分析表”，插入圖表（餅圖、柱狀圖），直觀展示支出占比（比如采購(gòu)占40%，工資占30%），領(lǐng)導(dǎo)看了會(huì)覺(jué)得你“專(zhuān)業(yè)又用心”。

寫(xiě)在最后

出納記賬看似瑣碎，卻是企業(yè)資金安全的“守門(mén)人”。剛開(kāi)始可能會(huì)覺(jué)得麻煩、容易出錯(cuò)，但只要記住“原則要守、流程要熟、細(xì)節(jié)要摳”，慢慢就會(huì)發(fā)現(xiàn)：規(guī)范記賬不僅能避免返工，還能幫你更懂公司的業(yè)務(wù)——畢竟，每一筆收支背后，都是公司運(yùn)營(yíng)的真實(shí)寫(xiě)照。

別害怕犯錯(cuò)，我見(jiàn)過(guò)的優(yōu)秀出納，都是從“記錯(cuò)賬-改賬-總結(jié)經(jīng)驗(yàn)”中成長(zhǎng)起來(lái)的?，F(xiàn)在就拿起你手邊的票據(jù)，按今天講的方法試一試，相信下次對(duì)賬時(shí)，你一定能笑著說(shuō)：“搞定，分毫不差！”

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