編制記賬憑證是會(huì)計(jì)還是出納做
摘要： 編制記賬憑證的工作，核心職責(zé)在會(huì)計(jì)，而非出納。這既是會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的明確要求，也是企業(yè)內(nèi)控“錢賬分管”原則的具體體現(xiàn)。出納的核心職責(zé)是管錢（現(xiàn)金、銀行存款收付），會(huì)計(jì)的核心職責(zé)是管賬（憑證編制、賬務(wù)處理、報(bào)表出具），兩者分工清晰、互相監(jiān)督，才能避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。不過(guò)實(shí)際工作中，小公司可能存在分工模糊的情況，但這并不合規(guī)，咱們財(cái)務(wù)人得心里有數(shù)。
一、先給結(jié)論：記賬憑證，會(huì)計(jì)來(lái)“主筆”，出納別“越界”
剛?cè)胄械呢?cái)務(wù)新人常問(wèn)：“我是出納，領(lǐng)導(dǎo)讓我把今天的報(bào)銷單做成記賬憑證，該不該做？”每次遇到這個(gè)問(wèn)題，我都得強(qiáng)調(diào)：正常情況下，記賬憑證必須由會(huì)計(jì)編制，出納不能碰。
這不是“誰(shuí)閑誰(shuí)忙”的問(wèn)題，而是財(cái)務(wù)崗位最基礎(chǔ)的分工邏輯。咱們可以把財(cái)務(wù)工作比作“管倉(cāng)庫(kù)”：出納是“倉(cāng)庫(kù)保管員”，只管“錢”這個(gè)實(shí)物資產(chǎn)的收發(fā)存；會(huì)計(jì)是“賬房先生”，負(fù)責(zé)把“錢”的來(lái)去記清楚、算明白。如果保管員既管貨又管賬，萬(wàn)一賬實(shí)不符，誰(shuí)來(lái)監(jiān)督？記賬憑證就是“賬本”的起點(diǎn)，讓管錢的人來(lái)編憑證，相當(dāng)于讓保管員自己寫入庫(kù)單、出庫(kù)單，風(fēng)險(xiǎn)可就大了。
《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條明確規(guī)定：“記賬憑證應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)過(guò)審核的原始憑證及有關(guān)資料編制。”這里的“編制”主體，默認(rèn)是會(huì)計(jì)崗位。出納的工作是“辦理本單位的現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù)，保管庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)證券、財(cái)務(wù)印章及有關(guān)票據(jù)等”——注意，“有關(guān)賬務(wù)”指的是出納自己的日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬），而不是編制記賬憑證。
二、為什么會(huì)計(jì)才能編記賬憑證？這3個(gè)“專業(yè)性”繞不開
可能有人覺得：“不就是填個(gè)憑證嗎？出納天天接觸原始憑證，順手做了更方便?！钡阕屑?xì)想想，編制記賬憑證真沒那么簡(jiǎn)單，它需要會(huì)計(jì)的專業(yè)判斷，這是出納崗位很難替代的。
1. 首先得懂“會(huì)計(jì)科目”：這是會(huì)計(jì)的“專屬語(yǔ)言”
原始憑證（比如發(fā)票、報(bào)銷單）只是“事件記錄”，記賬憑證要把它翻譯成“會(huì)計(jì)語(yǔ)言”。舉個(gè)例子：一張“辦公用品發(fā)票”，金額500元，用現(xiàn)金支付。新手可能覺得直接記“管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”就行，但會(huì)計(jì)得考慮：這500元是哪個(gè)部門花的？如果是銷售部門，得記“銷售費(fèi)用”；如果是研發(fā)部門，可能記“研發(fā)費(fèi)用”。再比如，員工出差的機(jī)票，是記“差旅費(fèi)”還是“職工福利費(fèi)”？不同科目對(duì)應(yīng)不同的稅務(wù)處理和報(bào)表列示，出納如果不熟悉會(huì)計(jì)科目體系，很容易記錯(cuò)。
2. 還得會(huì)“判斷業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)”：不能只看發(fā)票表面
有時(shí)候原始憑證和實(shí)際業(yè)務(wù)是“兩張皮”。比如老板拿一張“會(huì)議費(fèi)發(fā)票”報(bào)銷，但實(shí)際上是請(qǐng)客戶吃飯的招待費(fèi)。會(huì)計(jì)需要通過(guò)詢問(wèn)、看附件（會(huì)議通知、簽到表等）來(lái)判斷業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，把“會(huì)議費(fèi)”調(diào)整為“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”——因?yàn)檎写M(fèi)在企業(yè)所得稅前有扣除限額，亂記會(huì)導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。出納的工作重心在“錢有沒有付對(duì)”，很難深入判斷業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，這正是會(huì)計(jì)的價(jià)值所在。
3. 更要懂“內(nèi)控和稅務(wù)”：給業(yè)務(wù)“把好關(guān)”
編制記賬憑證時(shí)，會(huì)計(jì)還要審核原始憑證是否合規(guī)：發(fā)票是不是真的？有沒有蓋章？報(bào)銷單有沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字？付款方式是否符合公司規(guī)定（比如超過(guò)1000元是不是用了對(duì)公轉(zhuǎn)賬）？這些細(xì)節(jié)直接關(guān)系到內(nèi)控安全和稅務(wù)合規(guī)。我見過(guò)出納直接根據(jù)“沒簽字的發(fā)票”做憑證，結(jié)果被審計(jì)查出問(wèn)題，整個(gè)財(cái)務(wù)部都跟著整改——這就是分工不清的坑。
三、出納為什么不能編記賬憑證？“錢賬分管”是底線
如果說(shuō)會(huì)計(jì)編憑證是“專業(yè)要求”，那出納不能編憑證就是“風(fēng)險(xiǎn)防控”的底線。財(cái)務(wù)內(nèi)控有個(gè)核心原則：不相容崗位分離，其中“錢賬分管”是重中之重——管錢的不管賬，管賬的不管錢，兩者互相監(jiān)督，才能防止舞弊。
舉個(gè)“反面案例”：出納編憑證，差點(diǎn)把公司“掏空”
前幾年有個(gè)新聞：某公司出納小張，利用公司財(cái)務(wù)制度松散的漏洞，自己既管現(xiàn)金，又編記賬憑證。她虛構(gòu)了一筆“供應(yīng)商貨款”，自己填了報(bào)銷單，編了記賬憑證（借：應(yīng)付賬款，貸：銀行存款），然后用公司賬戶把錢轉(zhuǎn)到自己卡上。因?yàn)闆]人復(fù)核她的憑證，這筆錢“光明正大”地被挪用了半年才被發(fā)現(xiàn)，公司損失了80多萬(wàn)。
這個(gè)案例里，小張的操作之所以能得逞，核心就是打破了“錢賬分管”——她既掌握了付款權(quán)（管錢），又掌握了記賬權(quán)（編憑證），相當(dāng)于自己給自己“做賬背書”，監(jiān)督機(jī)制完全失效。所以說(shuō)，讓出納編記賬憑證，不是“能不能”的問(wèn)題，而是“絕對(duì)不行”的原則問(wèn)題。
出納能做什么？這些“輔助工作”可以有
當(dāng)然，出納也不是完全和“憑證”沒關(guān)系。實(shí)際工作中，出納可以做這些輔助性工作：
收集、整理原始憑證：比如把當(dāng)天的報(bào)銷單、銀行回單按順序整理好，交給會(huì)計(jì)；
登記日記賬：根據(jù)會(huì)計(jì)審核后的記賬憑證，登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬（注意，是“根據(jù)會(huì)計(jì)的憑證”登記，不是自己編憑證）；
傳遞收付信息：比如付款后及時(shí)告訴會(huì)計(jì)“某筆款已經(jīng)付了，回單在這兒”，方便會(huì)計(jì)做賬。
這些工作都是“管錢”的延伸，不涉及“管賬”的核心環(huán)節(jié)，既合規(guī)又能提高效率。
四、小公司分工模糊？別讓“圖省事”害了你
看到這里，可能有小公司的財(cái)務(wù)人會(huì)說(shuō)：“我們公司就2個(gè)人，會(huì)計(jì)兼出納，或者出納兼做憑證，不也沒事嗎？”
我理解小公司人手緊張的難處，但“沒事”不代表“合規(guī)”，更不代表“沒風(fēng)險(xiǎn)”。我見過(guò)不少小公司老板覺得“都是自己人，不會(huì)有問(wèn)題”，結(jié)果要么是出納記錯(cuò)賬導(dǎo)致稅務(wù)罰款，要么是時(shí)間久了職責(zé)混亂，出了問(wèn)題互相甩鍋。
小公司可以這樣“折中”：分工不清，但流程要清
如果實(shí)在沒人，至少要做到“流程分開”：
1. 出納只負(fù)責(zé)收付：收到錢/付了錢，立刻把原始憑證交給會(huì)計(jì)，自己不碰憑證編制；
2. 會(huì)計(jì)必須審核憑證：哪怕會(huì)計(jì)同時(shí)做很多工作，記賬憑證這一步必須親自來(lái)，不能讓出納代勞；
3. 定期對(duì)賬：每月底會(huì)計(jì)和出納必須核對(duì)“賬實(shí)是否一致”（會(huì)計(jì)的現(xiàn)金賬 vs 出納的庫(kù)存現(xiàn)金，會(huì)計(jì)的銀行賬 vs 銀行對(duì)賬單），有差異及時(shí)查原因。
記住：合規(guī)不是給企業(yè)“添麻煩”，是幫企業(yè)“避坑”。等公司做大了，分工自然會(huì)規(guī)范；但如果一開始就亂了，后面想改就難了。
五、總結(jié)：搞清楚“誰(shuí)該干啥”，是財(cái)務(wù)人的“保命符”
回到開頭的問(wèn)題：編制記賬憑證，會(huì)計(jì)做，出納不做。這不是“搶活兒”或“推活兒”，而是財(cái)務(wù)崗位的“基本法”。
對(duì)新人來(lái)說(shuō)，明確分工能幫你快速進(jìn)入角色：出納就把“錢”管好，別碰憑證編制；會(huì)計(jì)就把“賬”做細(xì)，別讓出納越界。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，清晰的分工是內(nèi)控的第一道防線，能避免很多不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
最后想說(shuō)：財(cái)務(wù)工作看似瑣碎，但每個(gè)環(huán)節(jié)都有它的“規(guī)矩”。咱們不用死記硬背條文，記住一句話就行：管錢的不管賬，管賬的不管錢，互相監(jiān)督，各自安好。這既是保護(hù)公司，也是保護(hù)我們自己。
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