會計記賬基本常識-會計記賬基本原則

摘要

記賬不是簡單地“把收支記在本子上”，它是企業(yè)財務的“骨架”——骨架歪了，報表就會失真，決策就會出錯。很多會計新手（包括曾經(jīng)的我）都踩過“流水賬式記賬”的坑：老板私人買的手機記成“辦公費用”，預收的貨款直接算“本月收入”，結(jié)果報稅時被稅務局約談，年底審計時報表改到崩潰。其實，記賬背后藏著一套“隱形規(guī)則”，也就是會計記賬基本原則。這篇文章會用大白話+真實案例，把8個核心原則講透，幫你避開90%的記賬雷區(qū)，讓賬本既合規(guī)又能真正反映企業(yè)“健康狀況”。

為什么“懂原則”比“會記賬”更重要？

剛做會計那會兒，我?guī)业睦蠒嫵Ｕf：“記100筆賬不難，難的是每筆賬都‘踩在點上’?！碑敃r我不懂，覺得只要數(shù)字沒錯就行。直到有次幫一家小公司代賬，發(fā)現(xiàn)他們的賬本亂得像“垃圾堆”：

老板把給兒子買的游戲機發(fā)票，貼在了“業(yè)務招待費”里（理由是“談業(yè)務時客戶小孩玩過”）；

明明是下個月才提供的服務，客戶提前打了款，會計直接記成“主營業(yè)務收入”；

倉庫里堆著5萬塊的滯銷存貨，會計按“原價”一直掛在賬上，沒提減值準備……

最后年報出來，利潤虛高12萬，老板還以為公司賺錢了，差點盲目擴張。后來才知道，這些問題的根源，都是沒搞懂會計記賬的基本原則——原則是“規(guī)矩”，也是“防護網(wǎng)”，不懂規(guī)矩，賬本就成了“糊涂賬”，不僅害自己加班改報表，還可能給公司惹上稅務風險。

8個會計記賬基本原則：從“是什么”到“怎么用”

一、真實性原則：記賬要“說真話”，不能“編故事”

核心： 每一筆賬都要有憑有據(jù)，不能虛構(gòu)交易，也不能隱瞞事實。

為什么重要？ 賬本是企業(yè)的“財務身份證”，假賬就像“偽造身份證”，輕則被稅務局罰款，重則涉及刑事犯罪（參考某明星工作室虛開發(fā)票案）。

舉個栗子：

老板說：“這個月業(yè)績差，你把下個月的訂單提前記到這個月，讓報表好看點。”——這就違反了真實性原則。正確做法：按實際發(fā)生時間記賬，下個月的訂單，哪怕客戶付了定金，也只能記“預收賬款”，不能算“收入”。

新手避坑： 遇到老板要求“調(diào)賬”時，先問自己：“這筆交易真的發(fā)生了嗎？憑證（發(fā)票、合同、銀行回單）齊全嗎？”缺一個，就不能記。

二、相關(guān)性原則：記的賬要“有用”，別記“廢話”

核心： 記的內(nèi)容要和企業(yè)決策相關(guān)，別記一堆無關(guān)緊要的數(shù)字。

為什么重要？ 老板看報表是為了做決策（比如要不要擴產(chǎn)、要不要借錢），如果賬本里全是“雞毛蒜皮”（比如買一支筆記三行備注），反而會掩蓋關(guān)鍵信息。

舉個栗子：

公司買了1000元的辦公桌椅，會計糾結(jié)：“是記‘固定資產(chǎn)’還是‘管理費用’？”——按相關(guān)性原則，1000元對年營收500萬的公司來說，金額小、影響小，直接記“管理費用”更高效（方便老板快速看費用總額）；但如果是100萬的生產(chǎn)設備，就必須記“固定資產(chǎn)”（影響折舊和利潤，老板需要知道這筆長期投入）。

實操技巧： 記賬前想：“這筆錢花了，對老板判斷‘公司賺不賺錢、錢花在哪’有幫助嗎？”有，就詳細記；沒有，就簡化。

三、清晰性原則：賬本要“說人話”，別當“密碼本”

核心： 賬目要條理清晰，別人（比如審計、稅務局、新會計）拿過來能看懂。

為什么重要？ 我見過最離譜的賬本：摘要寫“付XX款”，既沒寫付誰的款，也沒寫付什么款，后面貼的發(fā)票還丟了一張。結(jié)果稅務局查賬時，會計自己都解釋不清這筆錢干嘛了，最后被認定為“無法核實支出”，調(diào)增利潤補稅。

避坑指南：

摘要別偷懶：寫清楚“付XX公司2023年10月房租”“收XX客戶A產(chǎn)品貨款”，而不是“付費用”“收收入”；

科目別亂串：老板私人借款記“其他應收款-老板”，別記“應收賬款”（應收賬款是客戶欠的貨款，兩者性質(zhì)完全不同）。

四、可比性原則：自己和自己比，自己和別人比

核心： 記賬方法要穩(wěn)定，今年和去年一致，同行業(yè)之間也能比。

為什么重要？ 比如A公司去年把“研發(fā)費用”全部費用化（直接扣利潤），今年突然改成資本化（當資產(chǎn)慢慢扣），那兩年的利潤就沒法比了，老板還以為今年突然賺錢了，其實是記賬方法變了。

舉個栗子：

同行業(yè)的B公司，固定資產(chǎn)折舊用“年限平均法”（每年折舊一樣多），你偏要用“雙倍余額遞減法”（前期折舊多、后期少），結(jié)果你的利潤看起來比B公司低，老板可能誤以為你管理不善。正確做法：選一種符合行業(yè)慣例的方法，一旦確定，別隨便改（除非會計準則要求或業(yè)務模式變了）。

五、實質(zhì)重于形式原則：別被“表面”騙了，看“實際”

核心： 按業(yè)務的“實際情況”記賬，不是只看“法律形式”。

這是最容易踩坑的原則！ 很多新手會計只認“發(fā)票怎么開”，不認“業(yè)務怎么做”。

舉個栗子：

公司租了一臺設備，租期5年（設備總壽命6年），租金一次性付了90%，合同約定到期后設備歸公司——這表面是“租賃”，實際是“買設備”（因為幾乎控制了設備的全部壽命和收益）。按實質(zhì)重于形式原則，要記“固定資產(chǎn)”，而不是“租賃費”。

反面案例：

某公司賣產(chǎn)品給客戶，簽了“銷售合同”，但私下約定“客戶可以隨時退貨”，會計卻直接記了“收入”。結(jié)果年底客戶退了30%的貨，利潤一下子從盈利變虧損——這就是只看合同形式，沒看“退貨風險”的實質(zhì)。

六、重要性原則：抓“大魚”放“小魚”，別在芝麻上糾結(jié)

核心： 重要的交易詳細記，不重要的簡化記，別浪費時間在小事上。

為什么重要？ 會計人手有限，如果連買一支筆（5元）都要記“低值易耗品”，還要攤銷3個月，純屬給自己找事。

判斷標準：

金額：對小公司來說，1萬元可能算“重要”；對大公司來說，10萬元可能才“重要”；

影響：比如“應收賬款”里有一筆5000元收不回來了，如果不記“壞賬準備”，可能讓利潤虛高，這就“重要”，必須處理；但辦公室丟了一把100元的椅子，直接記“營業(yè)外支出”就行，不用天天查“誰偷的”。

七、謹慎性原則：別“吹?！保矂e“藏著掖著”

核心： 不高估收入，不低估費用；不確定的收益別記，可能的損失要提前防。

這是保護企業(yè)的“安全墊”！ 我見過一家公司，明明客戶已經(jīng)拖欠貨款1年，老板說“他肯定會還”，會計就沒提壞賬準備。結(jié)果客戶破產(chǎn)了，50萬貨款收不回，公司直接現(xiàn)金流斷裂——這就是違反了謹慎性原則。

實操場景：

存貨跌價：倉庫里的衣服過季了，市場價從100元/件跌到50元，要按50元記（提“存貨跌價準備”）；

應收賬款：客戶經(jīng)營困難，貨款可能收不回，要提前記“壞賬準備”；

收入確認：只有“貨發(fā)了、錢能收、風險轉(zhuǎn)移了”才能記收入，別剛簽合同就記（比如預售房，收到房款只能記“預收賬款”，交房后才能轉(zhuǎn)收入）。

八、及時性原則：“當天賬當天清”，別拖到“明年再算”

核心： 交易發(fā)生后要及時記賬，別跨年、別積壓。

血淚教訓： 我剛工作時，有次月底太忙，把12月的一筆費用拖到1月才記。結(jié)果年報利潤多算了5萬，次年匯算清繳時被稅務局發(fā)現(xiàn)，不僅要補稅，還罰了滯納金——因為跨年費用不能稅前扣除！

實操建議：

日常業(yè)務：當天發(fā)生的收支，3天內(nèi)必須入賬（比如收到發(fā)票、付了款）；

期末結(jié)賬：月底、年底一定要按時結(jié)賬，別拖到下個月（比如12月的賬，1月5日前必須做完）。

最后：原則不是“束縛”，是“導航”

很多人覺得“原則太多，記不住”，其實不用死記硬背。你只要記?。?b>記賬的終極目標是“如實反映企業(yè)的財務狀況”——真實性原則是“地基”，相關(guān)性、清晰性是“結(jié)構(gòu)”，謹慎性、及時性是“防護欄”，其他原則都是幫你把“房子”蓋得更穩(wěn)。

剛開始可能會犯錯（我當年也把“預收賬款”記成“收入”被罵過），但只要每次出錯后對照原則復盤，慢慢就會形成“條件反射”：看到一筆業(yè)務，就知道“該記什么科目、怎么記才合規(guī)”。

畢竟，賬本是企業(yè)的“體檢報告”，而會計記賬基本原則，就是那份“體檢標準”——標準對了，報告才有意義。

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