收取罰款如何開票
摘要
收取罰款到底能不能開票？怎么開才合規(guī)？這是很多企業(yè)財務(wù)、行政人員甚至老板都會頭疼的問題。其實答案很簡單：關(guān)鍵看罰款的“性質(zhì)”——如果是行政機關(guān)罰你的款（比如稅務(wù)局、市場監(jiān)管局的罰款），不僅不能開票，你還得乖乖交錢；如果是企業(yè)之間、或者企業(yè)和個人之間因合同違約產(chǎn)生的“罰款”（更準(zhǔn)確說是違約金），大部分情況需要開票，具體怎么開、開什么票，得看業(yè)務(wù)背景。今天這篇文章，我會把罰款開票的底層邏輯、3種常見場景的具體操作步驟、以及財務(wù)最容易踩的3個坑，一次性講清楚，看完你就能直接上手處理。
一、先搞懂：你收的“罰款”，到底能不能開票？
很多人一提到“罰款”就頭疼，覺得這錢收得“名不正言不順”，更別說開票了。其實這里有個大誤區(qū)：罰款≠不能開票，能不能開，核心看這筆錢和“經(jīng)營活動”有沒有關(guān)系。
1. 兩種罰款，性質(zhì)天差地別
行政罰款：一分錢發(fā)票都開不了
比如公司因為偷稅漏稅被稅務(wù)局罰了5萬，或者開車違章被交警罰了200元，這種罰款是“行政機關(guān)對違法行為的處罰”，屬于“非稅收入”。根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》，發(fā)票是“在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中開具、收取的收付款憑證”——行政罰款根本不是“經(jīng)營活動”，所以不能開發(fā)票，對方會給你開“非稅收入一般繳款書”，你拿著這個入賬就行。
經(jīng)營性罰款（違約金）：大部分情況需要開票
這種罰款其實更應(yīng)該叫“違約金”，比如客戶簽了合同又反悔，你按合同收了2萬違約金；或者供應(yīng)商送貨遲到，你扣了他5000元罰款。這種錢和你們的“經(jīng)營活動”直接相關(guān)（基于合同產(chǎn)生），本質(zhì)上屬于“價外費用”，根據(jù)增值稅規(guī)定，價外費用需要和主業(yè)務(wù)一起開票，也就是說，這筆罰款得開發(fā)票。
舉個例子：A公司和B公司簽了100萬的采購合同，約定B公司3月1日前送貨，逾期一天罰5000元。結(jié)果B公司拖到3月10日才送，A公司扣了5萬罰款。這筆5萬就是“經(jīng)營性罰款”，因為和采購業(yè)務(wù)直接相關(guān)，A公司需要給B公司開增值稅發(fā)票（如果A是一般納稅人，開13%稅率的專票或普票，具體看B公司需求）。
二、3種常見罰款場景，開票流程手把手教
知道了“能不能開”，接下來是“怎么開”。不同場景下，開票的細節(jié)不一樣，弄錯一步可能就會被稅務(wù)盯上，我分3種最常見的情況來講。
場景1：企業(yè)之間的“違約金”罰款（能開票，最常見）
適用情況：基于購銷合同、服務(wù)合同等經(jīng)營合同產(chǎn)生的罰款，比如客戶違約、供應(yīng)商違約、合作方未按約定執(zhí)行等。
開票步驟：
1. 確定“主業(yè)務(wù)”是什么
罰款（違約金）是“價外費用”，必須和“主業(yè)務(wù)”綁定開票。比如上面A公司扣B公司的5萬罰款，主業(yè)務(wù)是“采購貨物”，所以罰款要按“貨物銷售”來開票。
舉個反例：如果A公司和B公司沒簽任何業(yè)務(wù)合同，B公司單純欠A公司錢不還，A公司罰了B公司1萬，這種和經(jīng)營活動無關(guān)，就不用開票，直接開收據(jù)，A公司按“營業(yè)外收入”交稅。
2. 選對稅收編碼和稅率
價外費用的稅率要和主業(yè)務(wù)一致。比如主業(yè)務(wù)是“銷售貨物”（稅率13%），罰款就按“貨物銷售”編碼開票，稅率13%；主業(yè)務(wù)是“提供咨詢服務(wù)”（稅率6%），罰款就按“咨詢服務(wù)”編碼，稅率6%。
實操小技巧：開票系統(tǒng)里搜索主業(yè)務(wù)的編碼（比如“服裝”“軟件開發(fā)服務(wù)”），選好后直接在金額里加上罰款就行，不用單獨找“違約金”編碼。
3. 備注欄寫清楚（關(guān)鍵?。?/b>
雖然稅法沒強制要求備注，但為了避免后續(xù)糾紛，最好在備注欄注明“違約金（基于XX合同，合同號XXX，因XX違約產(chǎn)生）”。比如A公司給B公司開票時，備注欄寫“違約金（基于20240301號采購合同，因逾期送貨產(chǎn)生）”，這樣雙方財務(wù)都能清晰入賬。
案例：
C公司是做軟件開發(fā)的（一般納稅人，稅率6%），和D公司簽了50萬的開發(fā)合同，約定D公司先付30%定金，結(jié)果D公司付了定金后單方面解約，C公司按合同扣了10萬定金作為違約金。
這筆10萬是“基于軟件開發(fā)合同的違約金”，屬于價外費用，C公司需要給D公司開發(fā)票；
稅收編碼選“軟件開發(fā)服務(wù)”，稅率6%；
發(fā)票金額10萬，備注欄寫“違約金（基于20240215號開發(fā)合同，因客戶單方面解約產(chǎn)生）”。
場景2：行政機關(guān)罰你的款（不能開票，收好憑證就行）
適用情況：稅務(wù)局、市場監(jiān)管局、環(huán)保局等行政部門的罰款，比如少交稅被罰款、廣告違規(guī)被罰款、環(huán)保不達標(biāo)被罰款等。
操作步驟：
1. 不用糾結(jié)“開票”，行政機關(guān)不會給你開發(fā)票
行政罰款是“非稅收入”，對方會給你開“非稅收入一般繳款書”（長得像收據(jù)，上面有財政監(jiān)制章），這個就是合法的入賬憑證，直接作為“營業(yè)外支出”入賬。
2. 注意：行政罰款不能稅前扣除！
很多財務(wù)新手會把行政罰款計入成本費用，想著稅前扣除，這是大錯特錯！根據(jù)企業(yè)所得稅法，行政罰款屬于“不得扣除項目”，匯算清繳時必須調(diào)增應(yīng)納稅所得額。
舉個例子：公司2023年利潤100萬，被稅務(wù)局罰款10萬，匯算清繳時應(yīng)納稅所得額是100+10=110萬，按25%稅率算，要多交2.5萬稅。
場景3：個人給企業(yè)的罰款（看情況，別一刀切）
適用情況：企業(yè)內(nèi)部員工罰款（比如遲到罰款、損壞設(shè)備罰款）、個人消費者違約罰款（比如租房押金因損壞物品被扣）等。
兩種情況處理方式不同：
情況A：和企業(yè)經(jīng)營活動無關(guān)的個人罰款（不用開票）
比如員工遲到罰款50元，這筆錢和企業(yè)的“銷售、服務(wù)”無關(guān)，屬于“內(nèi)部罰沒收入”，直接開收據(jù)就行，計入“營業(yè)外收入”，按規(guī)定交稅（一般納稅人按6%交增值稅，小規(guī)模按3%）。
情況B：和經(jīng)營活動相關(guān)的個人罰款（需要開票）
比如個人租了公司的房子，合同約定“損壞家具罰款2000元”，這筆罰款和“出租不動產(chǎn)”相關(guān)，屬于價外費用，需要按“不動產(chǎn)租賃”開票（稅率9%或5%，看企業(yè)是一般納稅人還是小規(guī)模）。
提醒：如果個人不要發(fā)票，企業(yè)也得按“未開票收入”申報增值稅，別想著“不開票就不交稅”，稅務(wù)系統(tǒng)很容易查到。
三、這些“坑”千萬別踩！財務(wù)人最容易犯的3個錯誤
講完流程，必須提醒幾個實操中的“雷區(qū)”，我見過太多企業(yè)因為這些小細節(jié)被罰錢，實在不值。
1. 把“行政罰款”當(dāng)“收入”開票——直接違規(guī)！
之前有個客戶，公司因為商標(biāo)侵權(quán)被市場監(jiān)管局罰了20萬，對方非要發(fā)票，老板不懂，讓財務(wù)開了張普票。結(jié)果稅務(wù)檢查時，這筆20萬被認(rèn)定為“虛開發(fā)票”（因為行政罰款不能開票），不僅要收回發(fā)票作廢，還被罰款5000元。
記住：行政罰款只能用“非稅收入繳款書”入賬，對方要發(fā)票就直接說“政策不允許”，別妥協(xié)！
2. 漏報“未開票罰款收入”——小心被追繳滯納金！
很多企業(yè)覺得“對方不要發(fā)票，我就不用交稅”，尤其是個人罰款的情況。比如上面說的租房押金罰款2000元，個人不要發(fā)票，企業(yè)就沒申報，這是典型的“隱匿收入”。
稅務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)在很智能，通過合同、銀行流水就能查到這筆錢，一旦被查，不僅要補稅，還要按日加收萬分之五的滯納金（相當(dāng)于年化18.25%，比高利貸還狠）。
3. 稅率選錯——多交稅或被認(rèn)定為“錯開發(fā)票”！
比如主業(yè)務(wù)是“銷售貨物”（稅率13%），罰款卻按“服務(wù)費”（6%）開票，這就是稅率錯誤。輕則需要紅沖重開，浪費時間；重則被稅務(wù)認(rèn)定為“錯開發(fā)票”，影響企業(yè)信用等級。
解決辦法：開票前先問自己“這筆罰款和哪個業(yè)務(wù)相關(guān)？”，找到對應(yīng)的主業(yè)務(wù)稅率，跟著主業(yè)務(wù)走就不會錯。
四、最后總結(jié)：罰款開票的3個核心原則
1. 看性質(zhì)：行政罰款不開票，經(jīng)營性罰款（價外費用）要開票；
2. 跟主業(yè)務(wù)：開票時稅收編碼、稅率和主業(yè)務(wù)保持一致，備注欄寫清楚合同和違約原因；
3. 合規(guī)入賬：行政罰款用“非稅收入繳款書”入賬，且不能稅前扣除；經(jīng)營性罰款按規(guī)定開票，及時申報納稅。
罰款開票雖然細節(jié)多，但只要抓住“和經(jīng)營活動是否相關(guān)”這個核心，再按步驟操作，基本不會出錯。如果遇到特別復(fù)雜的情況（比如跨境合同罰款、政府補貼相關(guān)罰款），建議先咨詢當(dāng)?shù)囟悇?wù)局或?qū)I(yè)財稅顧問，別自己瞎琢磨。
（注：本文政策依據(jù)為《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》《增值稅暫行條例實施細則》及國家稅務(wù)總局相關(guān)公告，若后續(xù)政策調(diào)整，以官方最終公布為準(zhǔn)。）
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