如何開票和報(bào)稅
摘要： 開票和報(bào)稅，幾乎是所有創(chuàng)業(yè)者、財(cái)務(wù)人員甚至自由職業(yè)者繞不開的“必修課”。但現(xiàn)實(shí)中，不少人要么對(duì)著稅控盤一頭霧水，要么在報(bào)稅期熬夜趕工還怕出錯(cuò)——開錯(cuò)票被客戶退回、填錯(cuò)申報(bào)表多交冤枉稅、逾期申報(bào)被罰款……這些“踩坑”經(jīng)歷，我自己和身邊朋友都遇到過。今天這篇文章，就從“開票前的準(zhǔn)備開票中的細(xì)節(jié)開票后的核對(duì)”，再到“報(bào)稅的全流程+避坑指南”，用最通俗的話+真實(shí)案例，帶你一步步搞懂，看完就能上手操作，再也不用對(duì)著稅務(wù)系統(tǒng)干著急。
一、開票：從“小白”到“熟手”的3個(gè)核心步驟
很多人覺得開票難，其實(shí)難在“細(xì)節(jié)沒搞透”。比如“什么時(shí)候該開專票？”“稅率填多少才對(duì)？”“客戶信息填錯(cuò)了能不能重開？”這些問題搞清楚，開票就像“填快遞單”一樣簡單。
1. 開票前：搞懂這3個(gè)“前提條件”，少走90%彎路
（1）先確認(rèn)“你有沒有開票資格”
不是所有企業(yè)/個(gè)人都能隨便開票。如果是公司，得先去稅務(wù)局做“票種核定”——簡單說就是告訴稅務(wù)局“我要開什么類型的發(fā)票（專票/普票）、每月開多少份、單張最高開多少錢”。比如小規(guī)模納稅人剛開始可能只能領(lǐng)普票，想開專票得申請(qǐng)；個(gè)體工商戶如果沒做稅務(wù)登記，連稅控盤都領(lǐng)不到，更別說開票了。
（2）準(zhǔn)備好“開票工具”和“客戶信息”
工具方面，現(xiàn)在基本都用“稅控盤”（百望的黑盤、航信的白盤）或“稅務(wù)UKey”（免費(fèi)的，推薦新手用），插上電腦、裝好開票軟件（比如“增值稅發(fā)票開票軟件（稅務(wù)UKey版）”）就能用。
客戶信息一定要提前問清楚：公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)（就是“稅號(hào)”，現(xiàn)在三證合一后和營業(yè)執(zhí)照上的統(tǒng)一社會(huì)信用代碼一樣）、地址電話、開戶行及賬號(hào)——這4項(xiàng)是開專票的“必填項(xiàng)”，少一項(xiàng)都不行；開普票的話，公司名稱和稅號(hào)必填，其他可以不填（但最好也問一下客戶要求）。
（3）搞清楚“開什么票”“稅率多少”
發(fā)票類型：客戶是一般納稅人，通常會(huì)要“增值稅專用發(fā)票”（因?yàn)樗麄兛梢缘挚圻M(jìn)項(xiàng)稅）；小規(guī)模納稅人或個(gè)人，開“增值稅普通發(fā)票”就行。
稅率/征收率：這是最容易錯(cuò)的！一般納稅人根據(jù)行業(yè)不同，稅率有13%（比如賣貨物）、9%（比如建筑服務(wù)）、6%（比如咨詢服務(wù)）；小規(guī)模納稅人通常是3%（2023年政策是減按1%征收，具體以當(dāng)年政策為準(zhǔn)）。舉個(gè)例子：你開了家小超市（小規(guī)模納稅人），賣了1000元零食，開票時(shí)稅率欄要選“1%”，而不是3%，不然會(huì)多交稅。
2. 開票中：手把手教你填對(duì)每一項(xiàng)（附錯(cuò)誤案例）
打開開票軟件后，步驟其實(shí)很固定，但細(xì)節(jié)錯(cuò)一點(diǎn)，發(fā)票就可能“作廢”甚至“沖紅”（很麻煩?。Ｒ浴岸悇?wù)UKey版”軟件為例，我一步步說：
第一步：選“發(fā)票填開”，確認(rèn)發(fā)票類型
點(diǎn)擊“發(fā)票管理發(fā)票填開增值稅專用發(fā)票填開”（或普票），核對(duì)彈出的“發(fā)票代碼”“發(fā)票號(hào)碼”和你手里的空白發(fā)票是否一致（萬一選錯(cuò)票種，這張票就廢了?。?。
第二步：填客戶信息，別犯“低級(jí)錯(cuò)誤”
把提前準(zhǔn)備好的客戶信息填進(jìn)去，這里有個(gè)“偷懶技巧”：在“客戶編碼”里把常用客戶信息存好，下次直接選，不用每次手動(dòng)輸。
錯(cuò)誤案例：之前幫朋友公司開票，客戶給的稅號(hào)少了一位，我沒核對(duì)就填了，結(jié)果發(fā)票寄過去被退回，只能作廢重開——所以填完一定要讓客戶發(fā)“營業(yè)執(zhí)照照片”或“開票信息截圖”，對(duì)著核對(duì)！
第三步：填“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱”，選對(duì)“稅收分類編碼”
這是稅務(wù)局重點(diǎn)監(jiān)控的！比如你賣“筆記本電腦”，不能直接寫“電腦”，要選對(duì)應(yīng)的稅收分類編碼（比如“計(jì)算機(jī)整機(jī)”，編碼是109050901）。不會(huì)選？開票軟件里有“智能編碼”功能，輸入關(guān)鍵詞就能匹配，選完記得核對(duì)“稅率”是否正確（比如一般納稅人賣電腦，稅率是13%，選編碼后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出，別手動(dòng)改?。?
第四步：填金額、稅率，核對(duì)“含稅/不含稅”
金額分“含稅”和“不含稅”，比如客戶說“這單1000元要含稅價(jià)”，你就在“價(jià)格”按鈕那里點(diǎn)一下，切換到“含稅”，直接輸1000；如果是不含稅價(jià)1000，就輸1000，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)算稅額。
重點(diǎn)提示：小規(guī)模納稅人開專票，不管對(duì)方能不能抵扣，你都得交稅；開普票的話，2023年政策是月銷售額10萬以內(nèi)（季度30萬）免稅，但如果開了專票，專票部分要交稅（比如季度開了20萬普票+5萬專票，普票免稅，5萬專票按1%交稅）。
第五步：打印前“最后核對(duì)”，別浪費(fèi)發(fā)票
填完后，先點(diǎn)“預(yù)覽”，檢查客戶信息、商品名稱、金額、稅率有沒有錯(cuò)，尤其是“密碼區(qū)”不能出格（出格了對(duì)方可能認(rèn)證不了）。確認(rèn)無誤后，把空白發(fā)票放進(jìn)打印機(jī)，調(diào)整好位置（建議先用A4紙?jiān)嚧?，和空白發(fā)票比對(duì)一下，位置對(duì)了再正式打）。
3. 開票后：這2件事不做，可能被稅務(wù)局約談
（1）及時(shí)“上傳發(fā)票”，別攢著
開了票后，軟件會(huì)自動(dòng)上傳，但如果網(wǎng)絡(luò)不好，可能會(huì)“未上傳”，這時(shí)候要手動(dòng)點(diǎn)“發(fā)票管理發(fā)票修復(fù)”，確保所有發(fā)票都上傳成功（不然稅務(wù)局可能認(rèn)為你“隱瞞收入”）。
（2）開錯(cuò)了？分“作廢”和“沖紅”兩種情況處理
當(dāng)月開錯(cuò)且沒抄稅：直接點(diǎn)“作廢”，把紙質(zhì)發(fā)票蓋“作廢”章，留存好（稅務(wù)局會(huì)查）。
跨月開錯(cuò)，或?qū)Ψ揭颜J(rèn)證：只能“沖紅”（開一張負(fù)數(shù)發(fā)票抵消）。普票沖紅簡單，直接在軟件里開；專票沖紅要先填“紅字信息表”，對(duì)方已認(rèn)證的話由對(duì)方填，沒認(rèn)證的話由你填，具體步驟可以看開票軟件里的“紅字發(fā)票開具指南”。
二、報(bào)稅：別再等到最后一天熬夜！分3步走，新手也能輕松搞定
報(bào)稅比開票稍微復(fù)雜一點(diǎn)，但核心邏輯是“根據(jù)你開的票、收的票，算出要交多少稅，然后填到申報(bào)表上”。很多人怕報(bào)稅，是因?yàn)闆]搞懂“自己屬于哪種納稅人”“要報(bào)哪些稅”。
1. 報(bào)稅準(zhǔn)備：先搞清楚“你是誰”——小規(guī)模vs一般納稅人
這兩種納稅人的報(bào)稅流程、稅率、申報(bào)表都不一樣，搞錯(cuò)了等于白忙活！
小規(guī)模納稅人：年銷售額500萬以內(nèi)（超過會(huì)被強(qiáng)制轉(zhuǎn)為一般納稅人），增值稅通常按季度申報(bào)（1月、4月、7月、10月是大征期，要報(bào)增值稅、附加稅、所得稅等；其他月份報(bào)個(gè)稅就行），用的是《增值稅及附加稅費(fèi)申報(bào)表（小規(guī)模納稅人適用）》。
一般納稅人：增值稅按月申報(bào)（每月1-15號(hào)，遇節(jié)假日順延），用的是《增值稅及附加稅費(fèi)申報(bào)表（一般納稅人適用）》，可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅（簡單說：銷項(xiàng)稅-進(jìn)項(xiàng)稅=要交的增值稅）。
怎么查自己是哪種？ 登錄“電子稅務(wù)局我的信息納稅人信息資格信息”，就能看到。
2. 申報(bào)流程：以電子稅務(wù)局為例，每一步都標(biāo)紅了重點(diǎn)
不管是小規(guī)模還是一般納稅人，現(xiàn)在都能在“電子稅務(wù)局”（網(wǎng)頁版或APP）上申報(bào)，不用跑稅務(wù)局。這里以“小規(guī)模納稅人季度申報(bào)增值稅”為例，說下流程（一般納稅人步驟類似，只是申報(bào)表更復(fù)雜）：
第一步：抄稅清卡（開票軟件里操作）
申報(bào)前必須先“抄稅”！打開開票軟件，點(diǎn)“匯總上傳”（或“抄稅處理”），系統(tǒng)會(huì)把你這季度開的發(fā)票數(shù)據(jù)上傳到稅務(wù)局。抄稅后記得“清卡”（反寫監(jiān)控），不然稅控盤會(huì)被鎖死，開不了票！
第二步：登錄電子稅務(wù)局，填申報(bào)表
進(jìn)入“我要辦稅稅費(fèi)申報(bào)及繳納增值稅及附加稅費(fèi)申報(bào)小規(guī)模納稅人適用”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出你抄稅的數(shù)據(jù)（比如“開具增值稅專用發(fā)票銷售額”“開具普通發(fā)票銷售額”），你只需要核對(duì)是否和自己開票系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)一致。
重點(diǎn)提示：如果季度銷售額沒超過30萬（普票+未開票收入，專票不算），免稅！這時(shí)候在“小微企業(yè)免稅銷售額”欄填普票金額，“本期免稅額”會(huì)自動(dòng)算；如果超過30萬，或開了專票，就在“應(yīng)征增值稅不含稅銷售額”欄填數(shù)，按1%算稅額（2023年政策）。
第三步：申報(bào)、繳款，別忘“零申報(bào)”
核對(duì)無誤后，點(diǎn)“申報(bào)”，系統(tǒng)提示“申報(bào)成功”后，再點(diǎn)“稅費(fèi)繳納”，選擇銀行卡或三方協(xié)議扣款（記得賬戶里有錢?。?。
特別提醒：就算沒業(yè)務(wù)、沒開票，也要“零申報(bào)”！直接在申報(bào)表上填0，然后申報(bào)，不然會(huì)被稅務(wù)局認(rèn)定為“逾期未申報(bào)”，罰款50-2000元不等（別問我怎么知道的，之前幫一家新公司忘了零申報(bào)，罰了200塊）。
3. 避坑指南：這5個(gè)錯(cuò)誤90%的人都犯過（附解決辦法）
（1）申報(bào)表填錯(cuò)了，已經(jīng)申報(bào)怎么辦？
別慌！在申報(bào)期內(nèi)（比如季度申報(bào)的4月15號(hào)前），可以在電子稅務(wù)局“申報(bào)更正”模塊，作廢原申報(bào)，重新填；如果過了申報(bào)期，得去稅務(wù)局大廳更正，可能會(huì)有滯納金（每天按萬分之五算，所以盡量別逾期?。?
（2）進(jìn)項(xiàng)發(fā)票忘了認(rèn)證，導(dǎo)致多交稅？
一般納稅人抵扣進(jìn)項(xiàng)稅，需要先在“增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)”認(rèn)證（勾選確認(rèn)），認(rèn)證期限是360天（從開票日期開始算）。如果忘了認(rèn)證，這部分進(jìn)項(xiàng)稅就不能抵扣，只能自己承擔(dān)。解決辦法：趕緊在360天內(nèi)認(rèn)證，過了期就真的沒辦法了（除非符合“客觀原因”，比如地震、系統(tǒng)故障，要寫申請(qǐng)找稅務(wù)局審批，很麻煩）。
（3）把“未開票收入”忘了申報(bào)
很多人以為“沒開票就不用交稅”，大錯(cuò)特錯(cuò)！比如你賣東西給個(gè)人，對(duì)方?jīng)]要發(fā)票，但這筆收入也要在申報(bào)表“未開票收入”欄填列，不然被稅務(wù)局查到，會(huì)按“偷稅”處理，補(bǔ)稅+罰款+滯納金。
（4）附加稅忘了報(bào)
增值稅申報(bào)完后，附加稅（城建稅、教育費(fèi)附加、地方教育附加）會(huì)自動(dòng)帶出，但有些人只報(bào)了增值稅，忘了點(diǎn)附加稅的“申報(bào)”按鈕，導(dǎo)致附加稅逾期。解決辦法：申報(bào)增值稅后，一定要檢查附加稅是否同步申報(bào)。
（5）個(gè)稅申報(bào)和工資表對(duì)不上
企業(yè)給員工發(fā)工資，要在“自然人電子稅務(wù)局（扣繳端）”申報(bào)個(gè)稅，這里的“收入額”要和工資表一致，不然稅務(wù)局會(huì)預(yù)警。比如工資表上張三工資1萬，個(gè)稅系統(tǒng)里填了8千，一看就是有問題，會(huì)被查賬。
寫在最后
開票和報(bào)稅，說難不難，說簡單也不簡單——關(guān)鍵在于“細(xì)心”和“熟悉流程”。剛開始可能會(huì)手忙腳亂，多操作幾次就會(huì)發(fā)現(xiàn)：原來就是“填信息核對(duì)數(shù)據(jù)點(diǎn)申報(bào)”這幾步。記住：遇到不懂的，別自己瞎猜，直接打12366稅務(wù)熱線（免費(fèi)的！），或者登錄電子稅務(wù)局看“操作指南”，比道聽途說靠譜100倍。
最后提醒：稅務(wù)政策會(huì)不定期調(diào)整（比如稅率、免稅額度），本文內(nèi)容基于2023年最新政策整理，具體操作時(shí)如果和系統(tǒng)提示不一致，以官方最終公布為準(zhǔn)。
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