自己如何開票
摘要： 自己開票其實(shí)沒那么復(fù)雜！無論是個體戶、自由職業(yè)者還是企業(yè)新手，只要搞懂開票類型、準(zhǔn)備好資料、熟悉操作流程，完全可以輕松搞定。本文從“為什么要自己開票”到“電子發(fā)票怎么開”，再到“常見錯誤如何避免”，用最接地氣的步驟和案例，帶你一站式掌握開票技能，從此告別排隊(duì)代開的煩惱，還能避開90%的新手坑。
一、為什么要學(xué)自己開票？這3個理由戳中無數(shù)人
“去稅務(wù)局代開發(fā)票要排一下午隊(duì)”“客戶催著要票，財(cái)務(wù)卻出差了”“找代開公司又怕信息泄露”——如果你也經(jīng)歷過這些場景，就知道自己掌握開票技能有多重要。
對自由職業(yè)者來說，接到第一筆大額訂單時(shí)，客戶一句“請?zhí)峁┌l(fā)票”可能就讓人慌了神。找代開不僅要付服務(wù)費(fèi)，還得擔(dān)心對方是否正規(guī)；對小微企業(yè)主而言，開票效率直接影響現(xiàn)金流，客戶拿到發(fā)票才能付款，自己開票能節(jié)省至少3天時(shí)間；對職場人來說，幫公司處理零星采購開票時(shí)，懂流程能少跑很多冤枉路。
我見過最夸張的案例：有個設(shè)計(jì)師朋友接了個10萬元的單子，因?yàn)椴粫_票拖延了兩周，差點(diǎn)被客戶誤認(rèn)為是騙子。其實(shí)，現(xiàn)在開票系統(tǒng)已經(jīng)非常智能化，就像用手機(jī)點(diǎn)外賣一樣簡單，只是很多人被“稅務(wù)”兩個字嚇住了。
二、開票前必須搞懂的3個核心問題（附避坑指南）
1. 開什么票？普票和專票的區(qū)別比你想的簡單
很多人糾結(jié)“該開普票還是專票”，記住一個核心原則：看對方是誰，要用來做什么。
增值稅普通發(fā)票（普票）：個人、小規(guī)模納稅人、不需要抵扣進(jìn)項(xiàng)稅的企業(yè)（比如小規(guī)模納稅人、行政事業(yè)單位）通常要這個。就像我們平時(shí)吃飯開的發(fā)票，只能作為報(bào)銷憑證，不能抵稅。
增值稅專用發(fā)票（專票）：一般納稅人企業(yè)需要這個，因?yàn)樗麄兛梢杂冒l(fā)票上的“稅額”抵扣自己要交的稅。比如一家公司買了10萬元的電腦，拿到專票后，其中1.3萬元的稅額可以抵扣，相當(dāng)于少交1.3萬稅。
新手必看：小規(guī)模納稅人自己只能開普票，如果客戶非要專票，得去稅務(wù)局代開（部分行業(yè)小規(guī)模納稅人也能自開專票，具體以當(dāng)?shù)卣邽闇?zhǔn)）。別答應(yīng)客戶“隨便開哪種都行”，開錯了不僅要重開，還可能影響客戶抵扣，丟了生意就虧大了。
2. 去哪里開票？2種渠道任你選
自己開：企業(yè)或個體戶買了稅控設(shè)備（如金稅盤、稅控盤），在辦公室就能開?，F(xiàn)在新成立的企業(yè)大多用“稅務(wù)UKey”，免費(fèi)領(lǐng)取，插上電腦就能用，比以前方便多了。
稅務(wù)局代開：個人臨時(shí)經(jīng)營（比如賣二手設(shè)備、做兼職設(shè)計(jì)），或者小規(guī)模納稅人需要開專票時(shí)，可以去稅務(wù)局代開。現(xiàn)在很多城市支持線上申請，線下自助機(jī)打印，10分鐘就能搞定。
3. 開票資料要準(zhǔn)備啥？少一樣都白跑
給個人開票：只需要對方的姓名（如果是公司報(bào)銷，可能需要公司名稱，但不需要稅號）。
給企業(yè)開票：必須要“五件套”——公司全稱、納稅人識別號（稅號）、地址、電話、開戶行及賬號。這些信息一定要讓客戶提供準(zhǔn)確的，尤其是稅號，錯一個數(shù)字發(fā)票就廢了。
血淚教訓(xùn)：我之前幫公司開一張發(fā)票，客戶給的稅號少了一位，我沒核對就開了，結(jié)果客戶不能抵扣，來回重開折騰了一周?，F(xiàn)在我養(yǎng)成習(xí)慣，收到客戶信息后，先在“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查一下公司名稱和稅號是否匹配，幾秒鐘就能避免大麻煩。
三、手把手教你開票：從0到1的詳細(xì)步驟（附案例）
場景一：企業(yè)自開增值稅普通發(fā)票（以“稅務(wù)UKey”為例）
第一步：準(zhǔn)備工作——把UKey插進(jìn)電腦，打開開票軟件
像插U盤一樣把稅務(wù)UKey插進(jìn)電腦USB接口，然后打開“增值稅發(fā)票開票軟件（稅務(wù)UKey版）”，輸入密碼登錄（初始密碼一般是8個8，第一次登錄會讓你修改）。
第二步：填寫發(fā)票信息——像填快遞單一樣簡單
點(diǎn)擊“發(fā)票管理”“發(fā)票填開”“增值稅普通發(fā)票填開”，核對彈出的發(fā)票號碼是否和手中的紙質(zhì)發(fā)票一致（電子發(fā)票不用核對這個）。然后填寫：
購買方信息：手動輸入公司名稱、稅號等，或者從“客戶編碼”里選擇（提前把常用客戶信息錄入系統(tǒng)，下次直接選，省時(shí)又準(zhǔn)確）。
貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱：點(diǎn)擊“新增商品”，輸入商品名稱（比如“咨詢服務(wù)費(fèi)”“電腦”），然后點(diǎn)擊“賦碼”，選擇對應(yīng)的稅收分類編碼（比如“咨詢服務(wù)”對應(yīng)“現(xiàn)代服務(wù)”）。這里要注意，稅率要選對，小規(guī)模納稅人通常是3%（疫情期間可能有優(yōu)惠，以最新政策為準(zhǔn)），一般納稅人根據(jù)行業(yè)不同有6%、9%、13%等。
金額：注意是“含稅”還是“不含稅”。如果客戶說“開1000元的票”，通常是含稅金額，在軟件里點(diǎn)一下“含稅”按鈕，輸入1000就行，稅額會自動計(jì)算。
第三步：核對并打印——這一步最容易出錯！
填完后一定要仔細(xì)核對：公司名稱有沒有多字少字？稅號對不對？金額是不是客戶要的？稅率有沒有選錯？確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“開具并打印”。如果是紙質(zhì)發(fā)票，把發(fā)票放進(jìn)打印機(jī)，調(diào)整好位置再打印（建議先用A4紙?jiān)嚧蛞粡?，和空白發(fā)票比對一下，避免打印出格）；如果是電子發(fā)票，直接點(diǎn)擊“交付”，可以通過郵箱、二維碼發(fā)給客戶。
案例：自由職業(yè)者小王給A公司開一張“設(shè)計(jì)服務(wù)費(fèi)”普票，金額5000元。
1. 登錄開票軟件，選擇“增值稅普通發(fā)票填開”。
2. 購買方信息填A(yù)公司全稱、稅號、地址電話、開戶行賬號。
3. 貨物名稱填“設(shè)計(jì)服務(wù)費(fèi)”，賦碼選“設(shè)計(jì)服務(wù)”，稅率選3%（假設(shè)小王是小規(guī)模納稅人）。
4. 金額欄點(diǎn)“含稅”，輸入5000，稅額自動計(jì)算為145.63元，價(jià)稅合計(jì)5000元。
5. 核對無誤后，開具電子發(fā)票，通過郵箱發(fā)給A公司財(cái)務(wù)。
場景二：個人去稅務(wù)局代開普票（線上申請流程）
現(xiàn)在大部分城市都支持線上代開，以某省電子稅務(wù)局為例：
1. 微信搜索“XX省電子稅務(wù)局”公眾號，點(diǎn)擊“我要辦稅”“自然人業(yè)務(wù)”，注冊并登錄。
2. 選擇“發(fā)票代開”“增值稅普通發(fā)票代開”，填寫付款方信息（公司名稱、稅號）、貨物或服務(wù)名稱、金額等。
3. 提交申請，在線繳納稅款（個人代開普票，月銷售額10萬元以下免征增值稅，具體以最新政策為準(zhǔn)）。
4. 審核通過后，去稅務(wù)局自助機(jī)上刷身份證打印發(fā)票，或者選擇郵寄到家。
提醒：代開發(fā)票時(shí)，稅務(wù)局會征收個人所得稅，不同項(xiàng)目稅率不同（比如勞務(wù)報(bào)酬和經(jīng)營所得稅率不一樣），最好提前咨詢清楚，避免繳稅時(shí)手忙腳亂。
四、新手最容易踩的5個坑，第3個90%的人都犯過！
1. 發(fā)票信息填錯，跨月不能作廢只能紅沖
發(fā)票開錯了，如果是當(dāng)月發(fā)現(xiàn)，直接作廢重開；但如果跨月了，就不能作廢，只能開“紅字發(fā)票”沖銷，再開正確的。流程麻煩不說，還可能影響客戶當(dāng)月的賬務(wù)處理。所以，開票后一定要第一時(shí)間發(fā)給客戶核對！
2. 稅率選錯，多交稅或被稅務(wù)局約談
小規(guī)模納稅人誤以為自己能開13%的專票，結(jié)果稅率選錯，導(dǎo)致多交稅；或者一般納稅人把9%的服務(wù)開成了6%，被稅務(wù)局預(yù)警。記?。憾惵什皇请S便選的，要根據(jù)業(yè)務(wù)類型和納稅人身份來定，不確定就打電話問稅務(wù)局（12366，免費(fèi)咨詢）。
3. 電子發(fā)票重復(fù)打印報(bào)銷
電子發(fā)票可以無限次打印，有些員工會故意重復(fù)打印報(bào)銷，給公司造成損失。解決辦法：公司財(cái)務(wù)可以建立電子發(fā)票臺賬，收到電子發(fā)票后，在“全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺”（https://inv-veri.chinatax.gov.cn/）查驗(yàn)真?zhèn)?，并記錄發(fā)票代碼和號碼，防止重復(fù)報(bào)銷。
4. 發(fā)票備注欄忘記填寫
有些行業(yè)的發(fā)票必須填寫備注欄，比如：運(yùn)輸服務(wù)要寫起運(yùn)地、到達(dá)地、車種車號；建筑服務(wù)要寫項(xiàng)目名稱和地址；銷售不動產(chǎn)要寫不動產(chǎn)詳細(xì)地址。少了這些備注，發(fā)票就不合格，客戶可能拒收。
5. 開完票不及時(shí)上傳，導(dǎo)致客戶無法查驗(yàn)
用稅控設(shè)備開票后，要確保網(wǎng)絡(luò)通暢，讓發(fā)票信息及時(shí)上傳到稅務(wù)局系統(tǒng)。如果離線開票時(shí)間過長，發(fā)票會處于“未上傳”狀態(tài)，客戶在查驗(yàn)平臺查不到，就會懷疑發(fā)票有問題。遇到這種情況，連接網(wǎng)絡(luò)后點(diǎn)擊“發(fā)票修復(fù)”，一般就能解決。
五、電子發(fā)票VS紙質(zhì)發(fā)票，怎么選更劃算？
現(xiàn)在電子發(fā)票越來越普及，和紙質(zhì)發(fā)票比，它有3個明顯優(yōu)勢：
1. 省錢：不用買打印機(jī)、發(fā)票紙，一年能省幾百塊耗材費(fèi)。
2. 方便：不怕丟，隨時(shí)能下載打印，客戶也能即時(shí)收到。
3. 環(huán)保：響應(yīng)國家號召，綠色辦公。
不過，有些老客戶可能還是習(xí)慣要紙質(zhì)發(fā)票，這時(shí)候可以兩種都準(zhǔn)備?，F(xiàn)在很多開票軟件支持“電子發(fā)票+紙質(zhì)發(fā)票”一鍵切換，非常靈活。
六、這些問題你可能也想問（Q&A）
Q：個人能開專票嗎？
A：一般情況下不能，個人只能代開普票。但如果是個體工商戶，達(dá)到一般納稅人標(biāo)準(zhǔn)后，可以申請自開專票。
Q：發(fā)票丟了怎么辦？
A：普票丟了，讓銷售方把記賬聯(lián)復(fù)印件蓋公章給你，作為入賬憑證；專票丟了，如果是抵扣聯(lián)丟了，用發(fā)票聯(lián)復(fù)印件抵扣；如果兩聯(lián)都丟了，讓銷售方去稅務(wù)局開《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》，再用記賬聯(lián)復(fù)印件抵扣。
Q：小規(guī)模納稅人季度銷售額30萬以下，開票要交稅嗎？
A：自2023年1月1日至2023年12月31日，小規(guī)模納稅人月銷售額10萬以下（季度30萬以下）免征增值稅，所以開普票不用交增值稅；但如果開專票，不管金額多少，都要交增值稅（稅率3%）。具體政策以稅務(wù)局最新通知為準(zhǔn)。
開票這件事，看起來復(fù)雜，其實(shí)就是一層窗戶紙。第一次操作可能會緊張，多開幾次就會發(fā)現(xiàn)，比想象中簡單10倍。記?。河龅讲欢?，先看開票軟件里的“幫助中心”，再不行就打12366，稅務(wù)局的工作人員很樂意解答。別因?yàn)榕侣闊┚驼胰舜_，自己學(xué)會了，不僅省錢省時(shí)間，還能在客戶面前更專業(yè)。
以官方最終公布為準(zhǔn)。
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