業(yè)務(wù)發(fā)生退貨如何開(kāi)票
摘要
業(yè)務(wù)發(fā)生退貨時(shí)，開(kāi)票處理不當(dāng)不僅可能引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，還可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬目混亂。其實(shí)退貨開(kāi)票并沒(méi)有那么復(fù)雜，核心是根據(jù)“是否已開(kāi)票”“發(fā)票類型（專票/普票）”“退貨時(shí)間（當(dāng)月/跨月）”這三個(gè)維度，按稅務(wù)規(guī)定一步步操作。本文結(jié)合實(shí)際案例，把退貨開(kāi)票的全流程拆解開(kāi)，從基礎(chǔ)原則到特殊情況，再到常見(jiàn)坑點(diǎn)，手把手教你合規(guī)處理，看完就能用。
一、先搞懂：退貨開(kāi)票的3個(gè)“鐵律”，錯(cuò)一個(gè)就可能挨罰
咱們做財(cái)務(wù)的都知道，發(fā)票這東西是“高壓線”，尤其是退貨這種“反向操作”，更得守規(guī)矩。不然稅局找上門，可不是補(bǔ)稅那么簡(jiǎn)單。先記住這三個(gè)核心原則，后面不管遇到啥情況，照著套就行：
1. 真實(shí)性是底線：退貨必須“貨票一致”
簡(jiǎn)單說(shuō)，退貨行為必須真實(shí)發(fā)生，不能為了少繳稅“虛構(gòu)退貨”。比如客戶說(shuō)“貨不要了”，但貨壓根沒(méi)退回來(lái)，你就把發(fā)票紅沖了，這就是“虛開(kāi)紅字發(fā)票”，屬于偷稅行為，輕則罰款，重則追究刑事責(zé)任。
舉個(gè)例子：去年杭州有家貿(mào)易公司，為了沖減利潤(rùn)，虛構(gòu)了5筆退貨，紅沖了200萬(wàn)專票，結(jié)果被稅局查到，補(bǔ)稅+罰款合計(jì)80多萬(wàn)。所以，退貨第一步一定是：讓倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)收到退貨，保留好退貨單、物流憑證，這是后續(xù)開(kāi)票的“通行證”。
2. 及時(shí)性：別拖！當(dāng)月能處理的別等跨月
發(fā)票管理有個(gè)“時(shí)效性”，當(dāng)月開(kāi)的發(fā)票，當(dāng)月退貨處理起來(lái)最簡(jiǎn)單（直接作廢）；一旦跨月，就得走“紅字發(fā)票”流程，步驟多一倍。尤其是月底最后幾天發(fā)生的退貨，千萬(wàn)別拖到下個(gè)月！之前幫朋友處理過(guò)一個(gè)案例：他們公司1月30號(hào)收到退貨，財(cái)務(wù)想著“反正快過(guò)年了，年后再說(shuō)”，結(jié)果2月才處理，原本能作廢的發(fā)票變成了跨月紅沖，多跑了兩趟稅局，還被領(lǐng)導(dǎo)罵了一頓。
3. 合規(guī)性：按發(fā)票類型“對(duì)號(hào)入座”
專票和普票的退貨處理完全是兩碼事，別混為一談。簡(jiǎn)單記：專票管得嚴(yán)，流程多；普票相對(duì)寬松，但也不能隨便來(lái)。比如客戶拿專票抵扣了，你想紅沖必須讓對(duì)方先申請(qǐng)“紅字信息表”；普票如果是當(dāng)月退貨，直接作廢就行，跨月紅沖也不用對(duì)方申請(qǐng)信息表。這點(diǎn)記不住，后面操作一步錯(cuò)步步錯(cuò)。
二、分情況處理：從“未開(kāi)票”到“已開(kāi)票”，手把手教你操作
退貨開(kāi)票最讓人頭疼的，就是“情況太多”。別慌，咱們按“是否已開(kāi)票”分類，每種情況給你列步驟、舉例子，照著做就行。
情況1：還沒(méi)開(kāi)發(fā)票，客戶就退貨了——最簡(jiǎn)單，直接“零操作”？
很多人以為“沒(méi)開(kāi)票就不用管”，其實(shí)不對(duì)。雖然不用處理發(fā)票，但財(cái)務(wù)臺(tái)賬必須記清楚，不然以后查賬說(shuō)不清。
正確步驟：
1. 確認(rèn)退貨真實(shí)性：讓客戶提供退貨申請(qǐng)單，倉(cāng)庫(kù)簽收退貨后，在ERP系統(tǒng)里做“銷售退回”入庫(kù)，保留好退貨單、物流單（快遞/物流記錄截圖打印存檔）。
2. 沖減未開(kāi)票收入：如果之前已經(jīng)在賬上確認(rèn)了“未開(kāi)票收入”（比如季度末暫估收入），需要在當(dāng)月沖減這筆收入，避免重復(fù)繳稅。
舉個(gè)例子：小李公司是小規(guī)模納稅人，3月賣了10萬(wàn)元貨物，沒(méi)開(kāi)發(fā)票，但已經(jīng)在3月賬上記了“未開(kāi)票收入”并申報(bào)了增值稅。4月客戶退貨，小李需要在4月賬上做“借：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 10萬(wàn) 貸：應(yīng)收賬款 10萬(wàn)”，同時(shí)在4月增值稅申報(bào)表的“未開(kāi)票收入”欄填負(fù)數(shù)（-10萬(wàn)），沖減之前的申報(bào)。
3. 無(wú)需開(kāi)票處理：因?yàn)闆](méi)開(kāi)發(fā)票，所以不用作廢或紅沖發(fā)票，直接在臺(tái)賬上標(biāo)注“退貨-未開(kāi)票”即可。
情況2：已開(kāi)發(fā)票，當(dāng)月內(nèi)退貨——專票普票都能“一鍵作廢”？
當(dāng)月開(kāi)的發(fā)票，當(dāng)月退貨是最幸運(yùn)的，不管專票還是普票，只要發(fā)票聯(lián)次齊全、沒(méi)被客戶抵扣，直接作廢就行。但有3個(gè)細(xì)節(jié)必須注意，不然作廢也白廢：
關(guān)鍵細(xì)節(jié)：
普票作廢：客戶把發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如果是專票）都退回來(lái)，你在開(kāi)票系統(tǒng)里找到這張發(fā)票，點(diǎn)“作廢”，然后在紙質(zhì)發(fā)票上蓋“作廢”章，和存根聯(lián)一起存檔。
專票作廢條件：必須同時(shí)滿足3個(gè)條件： 收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時(shí)間未超過(guò)銷售方開(kāi)票當(dāng)月； 銷售方未抄稅并且未記賬； 購(gòu)買方未認(rèn)證或者認(rèn)證結(jié)果為“納稅人識(shí)別號(hào)認(rèn)證不符”“專用發(fā)票代碼、號(hào)碼認(rèn)證不符”。
舉個(gè)例子：張姐公司是一般納稅人，5月10號(hào)開(kāi)了一張價(jià)稅合計(jì)113萬(wàn)的專票給客戶，5月15號(hào)客戶退貨（發(fā)票沒(méi)認(rèn)證）。張姐檢查發(fā)現(xiàn)：發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)都退回來(lái)了，公司還沒(méi)抄稅（5月的稅一般6月初抄），也沒(méi)記賬（當(dāng)月發(fā)票通常月底統(tǒng)一記賬），三個(gè)條件都滿足，直接在開(kāi)票系統(tǒng)作廢，重新開(kāi)一張正確的發(fā)票（如果部分退貨的話）。
部分退貨怎么辦：比如客戶買了100件貨，退了30件，當(dāng)月退貨的話，先把原發(fā)票作廢，然后按70件的金額重新開(kāi)票。千萬(wàn)別直接在原發(fā)票上“涂改”，發(fā)票是不能涂改的！
情況3：已開(kāi)發(fā)票，跨月退貨——專票普票“操作天差地別”
跨月退貨是最復(fù)雜的，尤其是專票，稍不注意就可能被稅局預(yù)警。記住：跨月發(fā)票不能作廢，只能開(kāi)紅字發(fā)票沖銷。普票和專票的紅字流程完全不同，分開(kāi)說(shuō)：
3.1 普票跨月退貨：自己就能開(kāi)紅字，不用客戶配合
普票跨月紅沖相對(duì)簡(jiǎn)單，銷售方自己在開(kāi)票系統(tǒng)操作就行，步驟如下：
1. 登錄開(kāi)票系統(tǒng)，進(jìn)入“發(fā)票管理-紅字發(fā)票管理-增值稅普通發(fā)票紅字信息表填開(kāi)”；
2. 選擇“銷售方申請(qǐng)”，填寫原發(fā)票代碼、號(hào)碼，填寫退貨原因（比如“商品質(zhì)量問(wèn)題退貨”）；
3. 系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字信息表，審核通過(guò)后，進(jìn)入“紅字發(fā)票填開(kāi)”，導(dǎo)入信息表，開(kāi)具紅字普票（金額為負(fù)數(shù)，和原發(fā)票對(duì)應(yīng)）；
4. 把紅字發(fā)票的發(fā)票聯(lián)給客戶（如果客戶之前已經(jīng)拿走原發(fā)票），自己留存記賬聯(lián)。
例子：王哥公司1月開(kāi)了一張普票給客戶，2月客戶退貨（跨月）。王哥直接在開(kāi)票系統(tǒng)填開(kāi)紅字信息表，生成紅字發(fā)票，然后把紅字發(fā)票寄給客戶，客戶憑紅字發(fā)票沖減成本，王哥公司憑紅字發(fā)票沖減收入。
3.2 專票跨月退貨：分“客戶是否認(rèn)證”兩種情況，差別很大！
專票跨月紅沖是重點(diǎn)，也是最容易出錯(cuò)的地方。核心區(qū)別在于：客戶是否已經(jīng)認(rèn)證抵扣。
情況A：客戶未認(rèn)證抵扣（專票跨月未認(rèn)證）
這種情況由銷售方申請(qǐng)紅字信息表，步驟和普票類似，但需要注意：客戶必須把原發(fā)票的“發(fā)票聯(lián)”和“抵扣聯(lián)”退回來(lái)（因?yàn)闆](méi)認(rèn)證，這兩聯(lián)還在客戶手里）。
步驟：
1. 客戶退回原發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（必須齊全，缺一不可）；
2. 銷售方在開(kāi)票系統(tǒng)填開(kāi)“紅字信息表”（選“銷售方申請(qǐng)”，原因選“發(fā)票未交付購(gòu)買方”或“購(gòu)買方拒收”）；
3. 審核通過(guò)后開(kāi)具紅字專票（金額負(fù)數(shù)），紅字發(fā)票的“發(fā)票聯(lián)”“抵扣聯(lián)”和原發(fā)票的兩聯(lián)一起存檔（因?yàn)榭蛻魶](méi)認(rèn)證，紅字發(fā)票不用給客戶）。
情況B：客戶已認(rèn)證抵扣（專票跨月已認(rèn)證）
這種情況必須由客戶（購(gòu)買方）申請(qǐng)紅字信息表，銷售方不能自己申請(qǐng)！因?yàn)榭蛻粢呀?jīng)抵扣了進(jìn)項(xiàng)稅，需要通過(guò)紅字信息表把進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出。
步驟：
1. 客戶在自己的開(kāi)票系統(tǒng)填開(kāi)“紅字信息表”（選“購(gòu)買方申請(qǐng)”，原因選“已抵扣”），填寫原發(fā)票代碼、號(hào)碼，提交審核；
2. 客戶審核通過(guò)后，導(dǎo)出“紅字信息表編號(hào)”給銷售方；
3. 銷售方憑“紅字信息表編號(hào)”在開(kāi)票系統(tǒng)開(kāi)具紅字專票（金額負(fù)數(shù)）；
4. 銷售方把紅字專票的“發(fā)票聯(lián)”“抵扣聯(lián)”寄給客戶，客戶憑這兩聯(lián)做進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出，銷售方憑記賬聯(lián)沖減收入。
例子：老趙公司3月開(kāi)了一張專票給客戶，客戶4月認(rèn)證抵扣了，5月退貨（跨月且已認(rèn)證）。老趙必須讓客戶先在他們的開(kāi)票系統(tǒng)申請(qǐng)紅字信息表，拿到編號(hào)后才能開(kāi)紅字發(fā)票，然后把紅字發(fā)票寄給客戶，客戶做進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出，老趙沖減收入。
三、特殊情況：這些“冷門坑”90%的人都踩過(guò)
除了上面的常規(guī)情況，還有幾種“特殊退貨”，處理不好很容易出問(wèn)題，咱們一個(gè)個(gè)說(shuō)：
1. 部分退貨：別直接紅沖全額，按實(shí)際退貨金額開(kāi)紅字
比如客戶買了10萬(wàn)元的貨，退了3萬(wàn)元，這時(shí)候不能把10萬(wàn)的發(fā)票全額紅沖，而是按3萬(wàn)元開(kāi)紅字發(fā)票。
操作步驟：
當(dāng)月退貨：作廢原10萬(wàn)發(fā)票，重新開(kāi)7萬(wàn)的發(fā)票；
跨月退貨：按3萬(wàn)的金額開(kāi)紅字發(fā)票（專票/普票按前面的跨月流程走）。
之前見(jiàn)過(guò)有人圖省事，把全額發(fā)票紅沖，再開(kāi)一張7萬(wàn)的，結(jié)果被稅局認(rèn)定為“發(fā)票使用不規(guī)范”，雖然沒(méi)罰款，但被約談了，得不償失。
2. 發(fā)票丟失了，客戶還退貨了——?jiǎng)e急，有補(bǔ)救辦法
如果客戶把發(fā)票弄丟了，又要退貨，處理起來(lái)稍微麻煩點(diǎn)，但不是沒(méi)辦法：
普票丟失退貨：讓客戶寫一個(gè)“發(fā)票丟失情況說(shuō)明”（蓋公章），然后按正?？缭录t沖流程開(kāi)紅字普票（因?yàn)槠掌眮G失不影響紅沖）；
專票丟失退貨：分兩種情況：
客戶未認(rèn)證：客戶需要先向稅局申請(qǐng)“已丟失增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)已報(bào)稅證明單”，然后把證明單給銷售方，銷售方憑證明單和客戶退回的另一聯(lián)（如果抵扣聯(lián)丟了，發(fā)票聯(lián)還在的話）申請(qǐng)紅字信息表；
客戶已認(rèn)證：客戶自己申請(qǐng)紅字信息表（和正常已認(rèn)證流程一樣），不用管發(fā)票丟失的事，因?yàn)檎J(rèn)證了就說(shuō)明客戶有抵扣聯(lián)信息。
3. 退貨后又重新發(fā)貨：紅字發(fā)票和新發(fā)票要“對(duì)應(yīng)”
比如客戶退貨后，你又發(fā)了一批新貨，這時(shí)候紅字發(fā)票要和原退貨的發(fā)票對(duì)應(yīng)，新發(fā)貨的發(fā)票單獨(dú)開(kāi)，不能把紅字和新發(fā)票“抵消”不開(kāi)。
例子：客戶退了1月開(kāi)的5萬(wàn)發(fā)票，你2月開(kāi)紅字沖5萬(wàn)，3月重新發(fā)貨，3月必須開(kāi)一張新的5萬(wàn)發(fā)票，不能因?yàn)椤耙煌艘贿M(jìn)金額相同”就不開(kāi)票，這屬于隱瞞收入，稅局一查一個(gè)準(zhǔn)。
四、避坑指南：這5個(gè)錯(cuò)誤，財(cái)務(wù)新手最容易犯
最后總結(jié)幾個(gè)常見(jiàn)錯(cuò)誤，幫你少走彎路：
1. 以為“退貨就能作廢發(fā)票”——跨月不行！
記?。?b>只有當(dāng)月開(kāi)具的發(fā)票，且滿足作廢條件才能作廢，跨月必須紅沖，哪怕只跨了1天（比如1月31號(hào)開(kāi)的發(fā)票，2月1號(hào)退貨）。
2. 專票已認(rèn)證，銷售方自己申請(qǐng)紅字信息表——錯(cuò)！
客戶已經(jīng)認(rèn)證抵扣的專票，必須由客戶申請(qǐng)紅字信息表，銷售方拿到編號(hào)才能開(kāi)紅字，自己申請(qǐng)系統(tǒng)會(huì)提示“無(wú)法通過(guò)”。
3. 紅字發(fā)票開(kāi)錯(cuò)了，直接作廢——不行！
紅字發(fā)票開(kāi)錯(cuò)了，不能作廢，只能再開(kāi)一張正數(shù)發(fā)票沖銷紅字，然后重新開(kāi)正確的紅字發(fā)票。比如紅字發(fā)票金額開(kāi)錯(cuò)了，先開(kāi)一張相同金額的正數(shù)發(fā)票（相當(dāng)于“撤銷”錯(cuò)誤紅字），再開(kāi)一張正確金額的紅字發(fā)票。
4. 退貨后不處理發(fā)票，直接沖賬——稅會(huì)不一致！
不管是否開(kāi)票，退貨都要按稅務(wù)規(guī)定處理發(fā)票（作廢/紅沖），不然賬上沖了收入，稅局系統(tǒng)里沒(méi)體現(xiàn)，會(huì)導(dǎo)致“稅會(huì)差異”，被稅局預(yù)警。
5. 用“白條”代替退貨憑證——沒(méi)證據(jù)=虛開(kāi)！
退貨必須有書(shū)面憑證（退貨單、物流記錄、客戶簽收單等），不能只憑口頭說(shuō)“退貨了”就處理發(fā)票，不然稅局查起來(lái)，你拿不出證據(jù)，就可能被認(rèn)定為“虛開(kāi)紅字發(fā)票”。
退貨開(kāi)票看似復(fù)雜，其實(shí)只要記住“真實(shí)性、及時(shí)性、合規(guī)性”三個(gè)原則，按“是否開(kāi)票、發(fā)票類型、退貨時(shí)間”分類處理，就能輕松搞定。財(cái)務(wù)工作最怕“想當(dāng)然”，遇到拿不準(zhǔn)的情況，多查《增值稅發(fā)票開(kāi)具指南》，或者直接打12366問(wèn)稅局，比自己瞎琢磨靠譜。
（注：本文政策依據(jù)為截至2024年的增值稅發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，如遇政策調(diào)整，以官方最終公布為準(zhǔn)。）
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