銷售退回如何開票

摘要

銷售退回是企業(yè)經(jīng)營中常見的事，但“退貨了怎么開票”卻讓不少財(cái)務(wù)和銷售人員頭疼：當(dāng)月退和跨月退處理一樣嗎？專票和普票流程有區(qū)別嗎？客戶已經(jīng)認(rèn)證抵扣了怎么辦？別慌，這篇文章結(jié)合實(shí)際案例，把不同場(chǎng)景下的開票步驟拆解得明明白白，從“未開票退貨”到“跨月專票紅沖”，手把手教你避開稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，看完就能直接上手操作。

一、先搞懂：為什么銷售退回開票這么重要？

前幾天和做小生意的朋友老李聊天，他吐槽：“上個(gè)月退了批貨，客戶非要我們重新開票，我隨便開了張負(fù)數(shù)發(fā)票，結(jié)果稅務(wù)局打電話來說‘紅字發(fā)票開錯(cuò)了’，折騰了半個(gè)月才搞定?！?

其實(shí)老李的問題很典型——很多人覺得“退貨嘛，把發(fā)票收回來重開就行”，但忽略了稅務(wù)規(guī)則：銷售退回涉及增值稅發(fā)票的沖紅或作廢，一旦操作不當(dāng)，輕則影響企業(yè)納稅申報(bào)，重則可能被認(rèn)定為“虛開發(fā)票”，面臨罰款甚至影響信用等級(jí)。

尤其是現(xiàn)在稅務(wù)系統(tǒng)越來越嚴(yán)，發(fā)票信息實(shí)時(shí)上傳比對(duì)，哪怕是一張小小的退貨發(fā)票，都得按規(guī)矩來。所以，搞懂“銷售退回怎么開票”，不是“可選項(xiàng)”，而是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的“必修課”。

二、分場(chǎng)景拆解：不同情況，開票方式大不同

銷售退回的開票流程，核心要看兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：是否跨月（當(dāng)月退回還是隔月退回）和原發(fā)票狀態(tài)（是否已開具、是否已認(rèn)證）。下面分4種最常見的場(chǎng)景，一個(gè)個(gè)說清楚。

場(chǎng)景1：當(dāng)月銷售，當(dāng)月退回（未跨月）

這種情況最簡單，相當(dāng)于“交易沒完成”，直接作廢原發(fā)票即可。

適用情況：

當(dāng)月開出發(fā)票，當(dāng)月客戶退貨，且發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（專票）都能收回。

不管是增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票，只要沒跨月，操作邏輯一致。

具體步驟（以增值稅發(fā)票為例）：

1. 收回原發(fā)票：讓客戶把發(fā)票的“發(fā)票聯(lián)”（所有聯(lián)次，專票還需收回抵扣聯(lián)）退回，核對(duì)無誤后在發(fā)票上注明“作廢”字樣。

2. 系統(tǒng)作廢：登錄開票軟件（如航天信息的“開票系統(tǒng)”或百望的“稅務(wù)UKey”），找到對(duì)應(yīng)發(fā)票，點(diǎn)擊“作廢”，確保系統(tǒng)顯示“已作廢”（作廢后記得打印作廢發(fā)票留存，備查）。

3. 重新開票（可選）：如果客戶退貨后還需要重新發(fā)貨，等新貨發(fā)出后，按正常流程開具新發(fā)票即可；如果徹底取消交易，就不用開票了。

注意：

作廢發(fā)票必須“全聯(lián)次收回”，如果客戶已經(jīng)把發(fā)票弄丟了，就不能直接作廢（這種情況后面會(huì)講）。

別想著“發(fā)票開錯(cuò)了先作廢，以后再補(bǔ)開”，稅務(wù)規(guī)定“作廢發(fā)票必須符合真實(shí)業(yè)務(wù)場(chǎng)景”，無理由作廢可能被監(jiān)控。

場(chǎng)景2：跨月銷售退回（已跨月，發(fā)票已開具）

這是最麻煩的情況，因?yàn)榭缭潞蟀l(fā)票不能直接作廢，只能通過“開具紅字發(fā)票”（也就是負(fù)數(shù)發(fā)票）來沖銷。這里又分“專票”和“普票”兩種情況，處理流程不一樣。

2.1 跨月退回：原發(fā)票是增值稅普通發(fā)票

普票的紅沖流程相對(duì)簡單，企業(yè)自己就能操作，不用客戶配合。

適用情況：

上個(gè)月（或更早）開的普票，本月客戶退貨，發(fā)票可能已交給客戶（但普票通常不涉及抵扣，客戶是否入賬不影響我方紅沖）。

具體步驟：

1. 確認(rèn)退貨事實(shí)：讓客戶提供“退貨證明”（可以是雙方簽字的退貨協(xié)議，或客戶蓋章的拒收說明，寫明退貨原因、原發(fā)票代碼、號(hào)碼、金額等，留存?zhèn)洳椋?

2. 開具紅字普票：登錄開票軟件，進(jìn)入“發(fā)票管理-紅字發(fā)票管理-增值稅普通發(fā)票紅字信息表填開”，直接填寫原發(fā)票信息（系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出原發(fā)票內(nèi)容），核對(duì)無誤后點(diǎn)擊“開具”，生成負(fù)數(shù)發(fā)票（票面金額為負(fù)數(shù)，備注欄注明“沖銷XXXX年XX月XX日XX號(hào)發(fā)票”）。

3. 紅沖后處理：紅字發(fā)票開具后，無需交給客戶（除非客戶需要入賬沖銷），自己留存記賬聯(lián)即可，原藍(lán)字發(fā)票的金額會(huì)通過紅字發(fā)票自動(dòng)沖減當(dāng)月銷售額。

案例：

老王的建材店3月給客戶開了一張1萬元的普票（稅率13%），4月客戶退貨，老王需要紅沖這張普票。他讓客戶寫了個(gè)退貨說明，然后在開票軟件里直接填開紅字信息表，生成一張-1萬元的負(fù)數(shù)普票，3月的銷售額就從“1萬”變成了“0”（假設(shè)只有這一筆業(yè)務(wù)），避免多交稅。

2.2 跨月退回：原發(fā)票是增值稅專用發(fā)票

專票涉及抵扣，紅沖流程比普票復(fù)雜，需要分“客戶是否已認(rèn)證抵扣”兩種情況。

情況A：客戶未認(rèn)證抵扣（專票還在客戶手里，沒抵扣）

這種情況由銷售方申請(qǐng)開具紅字信息表。

步驟：

1. 收回原專票：讓客戶把專票的“發(fā)票聯(lián)”和“抵扣聯(lián)”都退回來（必須兩聯(lián)齊全，缺一不可），如果客戶已經(jīng)弄丟，需要客戶出具“丟失發(fā)票已報(bào)稅證明單”（現(xiàn)在部分地區(qū)可網(wǎng)上申請(qǐng)）。

2. 申請(qǐng)紅字信息表：銷售方登錄開票軟件，進(jìn)入“紅字發(fā)票信息表-增值稅專用發(fā)票紅字信息表填開”，選擇“銷售方申請(qǐng)”，填寫原發(fā)票代碼、號(hào)碼，選擇“因開票有誤等原因尚未交付”或“因開票有誤購買方拒收”（根據(jù)實(shí)際情況選），填寫原因后上傳。

3. 稅務(wù)審核通過：信息表上傳后，稅務(wù)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)審核，一般幾分鐘就有結(jié)果（顯示“審核通過”），然后下載“紅字信息表編號(hào)”。

4. 開具紅字專票：進(jìn)入“發(fā)票填開-增值稅專用發(fā)票填開”，點(diǎn)擊“負(fù)數(shù)”，輸入下載的“紅字信息表編號(hào)”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出原發(fā)票信息，核對(duì)無誤后點(diǎn)擊“開具”，生成負(fù)數(shù)專票（票面金額、稅額均為負(fù)數(shù)）。

5. 留存資料：紅字專票的記賬聯(lián)自己留存，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)可以和原退回的藍(lán)字專票一起裝訂，備查。

情況B：客戶已認(rèn)證抵扣（專票客戶已經(jīng)抵扣進(jìn)項(xiàng)稅）

這種情況由購買方申請(qǐng)開具紅字信息表（因?yàn)榭蛻粢呀?jīng)抵扣，需要先做進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出，所以得由客戶發(fā)起）。

步驟：

1. 客戶申請(qǐng)紅字信息表：客戶登錄自己的開票軟件，進(jìn)入“紅字發(fā)票信息表-增值稅專用發(fā)票紅字信息表填開”，選擇“購買方申請(qǐng)”，勾選“已抵扣”，填寫原發(fā)票代碼、號(hào)碼、退貨金額等，上傳信息表。

2. 客戶下載編號(hào)：客戶的信息表審核通過后，下載“紅字信息表編號(hào)”，發(fā)給銷售方。

3. 銷售方開具紅字專票：銷售方收到編號(hào)后，進(jìn)入開票軟件，點(diǎn)擊“負(fù)數(shù)-導(dǎo)入紅字信息表”，輸入編號(hào)，系統(tǒng)帶出原發(fā)票信息，開具負(fù)數(shù)專票。

4. 雙方記賬：銷售方憑紅字專票沖減收入和銷項(xiàng)稅；客戶憑紅字信息表做進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出，無需再收回原藍(lán)字專票（因?yàn)橐呀?jīng)認(rèn)證抵扣，客戶自己留存原票）。

案例：

A公司2月給B公司開了一張10萬元的專票（稅率13%），B公司3月已經(jīng)認(rèn)證抵扣。4月B公司退貨，此時(shí)B公司需要先在自己的開票軟件里申請(qǐng)紅字信息表，審核通過后把編號(hào)發(fā)給A公司，A公司用編號(hào)開具-10萬元的紅字專票，A公司沖減2月的收入和銷項(xiàng)稅，B公司則在3月的納稅申報(bào)時(shí)做1.3萬元（10萬×13%）的進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出。

場(chǎng)景3：未開具發(fā)票的銷售退回

有些企業(yè)可能先發(fā)貨后開票，或者客戶退貨時(shí)還沒來得及開票，這種情況最簡單——直接不用開票。

適用情況：

貨物已發(fā)出，但還沒給客戶開發(fā)票，客戶就退貨了。

會(huì)計(jì)上已經(jīng)確認(rèn)收入（比如通過“應(yīng)收賬款”核算），但未開具發(fā)票。

處理方式：

1. 退貨時(shí)，直接沖減當(dāng)期銷售收入（會(huì)計(jì)分錄：借：主營業(yè)務(wù)收入 應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額） 貸：應(yīng)收賬款）。

2. 無需開具紅字發(fā)票，因?yàn)樵l(fā)票根本沒開，不存在“沖紅”的問題。

3. 留存退貨憑證（如退貨入庫單、雙方簽字的退貨協(xié)議），作為沖減收入的依據(jù)。

提醒：

別覺得“沒開票就不用管稅務(wù)”，即使沒開票，只要會(huì)計(jì)上確認(rèn)了收入，退貨時(shí)也必須沖減，否則會(huì)導(dǎo)致收入虛增、多交稅。

場(chǎng)景4：部分退貨（不是全部退回）

有時(shí)候客戶不是全部退貨，而是退一部分，這種情況也需要開紅字發(fā)票，但只需紅沖“退貨部分”的金額，不用全額紅沖。

操作要點(diǎn)：

不管是專票還是普票，部分退貨的紅沖流程和“全額退貨”基本一致，唯一區(qū)別是“紅字信息表”里只填“退貨部分的金額和稅額”。

比如原發(fā)票開了10件貨物，金額1萬元，客戶退3件，紅沖金額就是3000元，剩下的7件不用處理。

紅沖后，如果客戶還需要補(bǔ)貨，等補(bǔ)貨后按實(shí)際數(shù)量和金額開具新發(fā)票即可。

三、避坑指南：紅字發(fā)票開具的5個(gè)“雷區(qū)”

哪怕流程搞懂了，實(shí)際操作中還是可能踩坑，這5個(gè)細(xì)節(jié)一定要注意：

1. 紅字發(fā)票必須和原藍(lán)字發(fā)票“一一對(duì)應(yīng)”

不能用一張紅字發(fā)票沖銷多張藍(lán)字發(fā)票，也不能用多張紅字發(fā)票沖銷一張藍(lán)字發(fā)票（除非是部分退貨，分多次紅沖）。稅務(wù)系統(tǒng)會(huì)比對(duì)紅字發(fā)票和原藍(lán)字發(fā)票的信息，不匹配會(huì)被預(yù)警。

2. 紅字發(fā)票內(nèi)容要和原發(fā)票一致

比如原發(fā)票開的是“鋼材”，紅字發(fā)票不能寫成“建材”；原稅率是13%，紅字發(fā)票稅率也必須是13%。哪怕客戶退貨時(shí)說“開成別的也行”，也千萬別聽，按原發(fā)票內(nèi)容紅沖，否則就是違規(guī)。

3. 跨年退貨也能紅沖

有些企業(yè)以為“去年的發(fā)票今年不能紅沖”，其實(shí)只要業(yè)務(wù)真實(shí)，跨年也能紅沖，流程和跨月退貨一樣，不用擔(dān)心“時(shí)間太久”的問題。

4. 別用“作廢”代替“紅沖”

跨月后絕對(duì)不能作廢發(fā)票，哪怕客戶說“發(fā)票我沒抵扣，你作廢重開吧”也不行。作廢只能用于當(dāng)月未跨月的發(fā)票，跨月必須紅沖，這是鐵律。

5. 資料留存至少5年

紅字發(fā)票的相關(guān)資料（退貨協(xié)議、紅字信息表、原發(fā)票復(fù)印件等）要留存至少5年，稅務(wù)檢查時(shí)需要提供，丟了可能會(huì)被罰款。

四、總結(jié)：記住這個(gè)“退貨開票口訣”，再也不慌

最后給大家總結(jié)一個(gè)簡單的口訣，記不住復(fù)雜流程時(shí)，照著做就行：

“當(dāng)月退回直接廢，跨月普票自己沖；專票未抵我方辦，已抵讓客申請(qǐng)紅；部分退貨按比例，資料留存五年整?！?/b>

其實(shí)銷售退回開票，核心就是“真實(shí)業(yè)務(wù)+按規(guī)操作”，只要搞清楚“是否跨月”“是否認(rèn)證”“專票還是普票”這三個(gè)問題，一步步走流程，就不會(huì)出錯(cuò)。如果遇到特殊情況（比如發(fā)票丟失、客戶拒不配合等），可以直接撥打12366稅務(wù)熱線咨詢，或者聯(lián)系主管稅務(wù)局，比自己瞎琢磨靠譜多了。

（注：本文所述政策基于2023年增值稅發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，如遇政策調(diào)整，以官方最終公布為準(zhǔn)。）

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