現(xiàn)金溢余的會(huì)計(jì)分錄-現(xiàn)金溢余怎么處理

摘要

現(xiàn)金溢余是企業(yè)盤(pán)點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際現(xiàn)金多于賬面記錄的情況，看似“意外之財(cái)”，實(shí)則暗藏內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。處理時(shí)需遵循“先核實(shí)、再歸因、后入賬”的原則：先通過(guò)復(fù)盤(pán)排除點(diǎn)鈔或記賬錯(cuò)誤，再追查溢余原因（如客戶多付款、員工墊付未報(bào)銷等），最后根據(jù)原因做會(huì)計(jì)分錄——能查明原因的按實(shí)際情況調(diào)整對(duì)應(yīng)科目，無(wú)法查明的計(jì)入“營(yíng)業(yè)外收入”。本文結(jié)合真實(shí)案例，詳細(xì)拆解從發(fā)現(xiàn)到入賬的全流程，幫你避開(kāi)處理誤區(qū)，確保財(cái)務(wù)合規(guī)。

一、現(xiàn)金溢余：別高興太早，先搞清楚“錢(qián)從哪來(lái)”

上個(gè)月末，我?guī)У膶?shí)習(xí)生小張第一次獨(dú)立做現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)，結(jié)束后突然跑到我辦公室，一臉興奮又緊張：“姐，保險(xiǎn)柜里的現(xiàn)金比賬上多了800塊！是不是我運(yùn)氣好，多出來(lái)的錢(qián)能當(dāng)‘獎(jiǎng)金’嗎？”

我當(dāng)時(shí)就笑了：“這可不是‘天上掉餡餅’，處理不好可能比現(xiàn)金短缺還麻煩?！?

其實(shí)財(cái)務(wù)人都知道，現(xiàn)金溢余（也就是“盤(pán)盈”）和現(xiàn)金短缺（“盤(pán)虧”）一樣，本質(zhì)是賬面記錄與實(shí)際情況的差異。但很多人容易忽略：溢余背后可能藏著記賬疏漏、內(nèi)控漏洞，甚至是稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如小張遇到的800元，后來(lái)查明是她上周給供應(yīng)商付款時(shí)，本該付3200元卻記成了4000元（實(shí)際只付了3200元），相當(dāng)于賬面多減了800元——這不是“多出來(lái)的錢(qián)”，而是記賬錯(cuò)誤導(dǎo)致的“假溢余”。

所以，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金溢余第一步，絕對(duì)不是急著入賬，而是先問(wèn)自己：這錢(qián)真的“多”了嗎？會(huì)不會(huì)是哪里搞錯(cuò)了？

二、第一步：3步確認(rèn)“真溢余”，排除“假差異”

很多時(shí)候，現(xiàn)金溢余只是“表面現(xiàn)象”，可能是點(diǎn)鈔失誤、記賬筆誤，甚至是單據(jù)漏記導(dǎo)致的。比如把“100元”當(dāng)“50元”數(shù)（點(diǎn)鈔錯(cuò)誤），或者收款時(shí)借方記了“庫(kù)存現(xiàn)金”，貸方漏記“應(yīng)收賬款”（記賬疏漏）。這時(shí)候直接調(diào)賬，反而會(huì)把錯(cuò)誤“坐實(shí)”。

正確的做法是先花1-2小時(shí)做“復(fù)核三步法”：

1. 復(fù)盤(pán)點(diǎn)鈔：換人、換工具，避免“慣性錯(cuò)誤”

自己點(diǎn)完發(fā)現(xiàn)溢余后，別急著下定論，找另一個(gè)人用不同方法再點(diǎn)一遍。比如你用“一沓100張”的方式數(shù)，讓同事用“逐張清點(diǎn)+機(jī)器過(guò)驗(yàn)鈔機(jī)”的方式復(fù)核。我之前遇到過(guò)出納數(shù)了3遍都多500元，結(jié)果會(huì)計(jì)用驗(yàn)鈔機(jī)一過(guò)，發(fā)現(xiàn)有一張50元粘住了另一張，其實(shí)是“數(shù)重了”。

2. 核對(duì)日記賬與原始憑證：從“源頭”找差異

現(xiàn)金日記賬是根據(jù)收付款憑證登記的，溢余可能是憑證記錯(cuò)了。比如：

收款時(shí)，客戶付了1500元，你記成了1000元（借方少記500元，導(dǎo)致賬面現(xiàn)金少500元，實(shí)際多500元）；

付款時(shí)，本該付800元，你記成了1300元（貸方多記500元，賬面現(xiàn)金少500元，實(shí)際多500元）。

這時(shí)候要把最近3-5天的收付款憑證（收據(jù)、報(bào)銷單、銀行回單等）全部翻出來(lái)，逐筆和日記賬核對(duì)金額、日期、對(duì)方科目。像前面小張的例子，就是付款憑證金額（3200元）和日記賬貸方金額（4000元）對(duì)不上，一查就發(fā)現(xiàn)是筆誤。

3. 檢查“未入賬單據(jù)”：別漏了“口袋里的憑證”

有時(shí)候溢余是因?yàn)椤皢螕?jù)沒(méi)及時(shí)記賬”。比如：

員工墊付了200元買(mǎi)辦公用品，發(fā)票還沒(méi)交過(guò)來(lái)，你沒(méi)記“其他應(yīng)付款”，但現(xiàn)金實(shí)際沒(méi)減少（導(dǎo)致賬面現(xiàn)金比實(shí)際少200元）；

客戶當(dāng)場(chǎng)付現(xiàn)金買(mǎi)東西，你開(kāi)了收據(jù)但忘了當(dāng)天登記日記賬（賬面少記收款，實(shí)際現(xiàn)金多）。

這一步要重點(diǎn)看“出納的單據(jù)袋”，把所有已收/已付但沒(méi)記賬的單據(jù)找出來(lái)，補(bǔ)登后再核對(duì)——很多時(shí)候，“溢余”只是“延遲入賬”造成的。

三、第二步：追查溢余原因，這3類情況最常見(jiàn)

如果復(fù)核后確認(rèn)“真的溢余了”（實(shí)際現(xiàn)金>賬面，且排除了點(diǎn)鈔、記賬、未入賬單據(jù)問(wèn)題），接下來(lái)就要追查“錢(qián)從哪來(lái)”。根據(jù)我10年財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，90%的溢余可以歸為以下3類，處理方式完全不同：

情況1：客戶/供應(yīng)商“多給錢(qián)”或“少收錢(qián)”

這是最常見(jiàn)的原因。比如：

客戶A本來(lái)要付10000元貨款，轉(zhuǎn)賬時(shí)多輸了一個(gè)0，付了100000元（現(xiàn)金溢余90000元）；

給供應(yīng)商B付材料款，對(duì)方說(shuō)“零頭500元不用付了”，你按原價(jià)記賬（貸方多記500元，現(xiàn)金溢余500元）。

處理核心：誰(shuí)的錢(qián)還給誰(shuí)，或沖減對(duì)應(yīng)科目。

案例：上個(gè)月我們公司收到客戶C的現(xiàn)金貨款2000元，當(dāng)時(shí)出納記賬時(shí)寫(xiě)成了1800元（借方少記200元），導(dǎo)致月底盤(pán)點(diǎn)溢余200元。查明是客戶C實(shí)際付了2000元，我們少記了收款。

會(huì)計(jì)分錄：

借：庫(kù)存現(xiàn)金 200

貸：應(yīng)收賬款——客戶C 200

情況2：?jiǎn)T工“墊付未報(bào)銷”或“報(bào)銷多退”

員工日常墊付費(fèi)用（如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)）后，可能因?yàn)榘l(fā)票沒(méi)及時(shí)交，導(dǎo)致現(xiàn)金沒(méi)減少但賬面已扣減；或者報(bào)銷時(shí)你多付了錢(qián)，員工后來(lái)退回。

案例：行政小王墊付500元買(mǎi)打印機(jī)墨盒，發(fā)票還在他手里沒(méi)報(bào)銷，但出納在做費(fèi)用預(yù)提時(shí)，已經(jīng)先記了“管理費(fèi)用500元，貸庫(kù)存現(xiàn)金500元”（實(shí)際現(xiàn)金沒(méi)付），導(dǎo)致賬面現(xiàn)金少500元，實(shí)際溢余500元。

處理核心：補(bǔ)記“其他應(yīng)付款”，等員工報(bào)銷時(shí)再?zèng)_減。

會(huì)計(jì)分錄：

借：庫(kù)存現(xiàn)金 500

貸：其他應(yīng)付款——小王 500

情況3：無(wú)法查明原因的“不明溢余”

如果翻遍了所有憑證、問(wèn)遍了相關(guān)人員，還是找不到溢余原因（比如就是多了幾百元，說(shuō)不清來(lái)源），這時(shí)候就要按會(huì)計(jì)準(zhǔn)則處理——計(jì)入“營(yíng)業(yè)外收入”。

注意：這里的“無(wú)法查明”必須是“真的查不到”，不能是“懶得查”。稅務(wù)上會(huì)關(guān)注大額不明溢余，可能認(rèn)定為“隱瞞收入”，所以建議留存“盤(pán)點(diǎn)記錄”“查找過(guò)程說(shuō)明”作為證據(jù)。

案例：某公司月底盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)金，溢余300元，經(jīng)復(fù)核單據(jù)、詢問(wèn)出納和客戶，均無(wú)法確定原因，經(jīng)管理層審批后計(jì)入營(yíng)業(yè)外收入。

會(huì)計(jì)分錄：

借：庫(kù)存現(xiàn)金 300

貸：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢 300

（審批后）

借：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢 300

貸：營(yíng)業(yè)外收入 300

四、關(guān)鍵提醒：這3個(gè)“坑”千萬(wàn)別踩

處理現(xiàn)金溢余時(shí)，很多人容易犯以下錯(cuò)誤，輕則調(diào)賬麻煩，重則引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，一定要避開(kāi)：

1. 直接把溢余現(xiàn)金“私吞”或“抵減短缺”

有人覺(jué)得“多出來(lái)的錢(qián)沒(méi)人知道，自己留著”，這屬于“侵占公司資產(chǎn)”，金額大了可能違法；還有人發(fā)現(xiàn)這個(gè)月溢余500元，上個(gè)月短缺500元，就直接“對(duì)沖”——這是絕對(duì)不行的！短缺和溢余是兩回事，必須分別查明原因，單獨(dú)處理，否則會(huì)掩蓋內(nèi)控漏洞。

2. 跳過(guò)“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”直接入賬

“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”是專門(mén)核算財(cái)產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧的過(guò)渡科目，不能省。比如無(wú)法查明原因的溢余，要先通過(guò)這個(gè)科目過(guò)渡，經(jīng)管理層審批后再轉(zhuǎn)“營(yíng)業(yè)外收入”——這既是會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求，也是內(nèi)控需要（避免財(cái)務(wù)人員擅自處理）。

3. 忽略“小額溢余”的長(zhǎng)期風(fēng)險(xiǎn)

有人覺(jué)得“就多幾十塊錢(qián)，沒(méi)必要查”，但小額溢余如果頻繁發(fā)生，可能是出納點(diǎn)鈔習(xí)慣差、系統(tǒng)漏洞，甚至是“故意小額侵占”（比如收款時(shí)少記，月底用小額溢余掩蓋）。建議哪怕只多10元，也要簡(jiǎn)單復(fù)核，避免小問(wèn)題拖成大風(fēng)險(xiǎn)。

五、總結(jié)：現(xiàn)金溢余處理的“黃金邏輯”

說(shuō)到底，現(xiàn)金溢余處理就像“給病人看病”：先通過(guò)“復(fù)核三步法”做“檢查”（排除假差異），再“問(wèn)診”（追查原因），最后“對(duì)癥下藥”（分情況做分錄）。核心原則只有一條：不放過(guò)任何疑點(diǎn)，不隨意處理一分錢(qián)。

財(cái)務(wù)工作拼的就是細(xì)節(jié)，現(xiàn)金溢余看似小事，卻能反映出一個(gè)公司的內(nèi)控是否扎實(shí)、財(cái)務(wù)是否嚴(yán)謹(jǐn)。下次再遇到“保險(xiǎn)柜里多了錢(qián)”，別慌也別貪，按步驟走，既合規(guī)又安心。

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