會計做賬的基本流程,老會計都這樣做

剛?cè)胄挟敃嬆菚?，我最怕的就是月底結(jié)賬。手里攥著一堆發(fā)票、報銷單，對著電腦屏幕發(fā)呆：這筆錢記“管理費用”還是“銷售費用”？銀行回單和發(fā)票對不上怎么辦？好不容易把賬做完，一核對銀行存款，差了200塊，愣是加班到半夜才找到是一張打車票金額抄錯了。后來跟著公司做了15年的王姐學(xué)了半年，才明白：做賬不是“埋頭瞎記”，而是有一套固定流程，老會計都把這套流程摸得透透的，所以人家月底總能準時下班，賬還不出錯。

今天就把王姐教我的“會計做賬全流程”整理出來，從原始憑證到報表，每個環(huán)節(jié)的核心動作、新手常踩的坑、老會計的“避坑技巧”都給你講清楚。不管你是剛畢業(yè)的新手，還是想轉(zhuǎn)行做會計的小白，看完這篇，至少能少走3年彎路。

第一步：原始憑證，做賬的“源頭活水”

核心動作：審核分類整理

原始憑證就是咱們常說的“票據(jù)”，比如發(fā)票、報銷單、銀行回單、工資表……這些是做賬的“依據(jù)”，要是源頭錯了，后面全白搭。老會計常說：“憑證審核過不了關(guān)，賬做得再漂亮都是假的?！?

1. 審核：3個“火眼金睛”技巧

拿到一張憑證，先別急著記賬，先問自己3個問題：

真的假的？ 發(fā)票要看監(jiān)制章（現(xiàn)在都是“國家稅務(wù)總局監(jiān)制”），假發(fā)票一眼就能看出印刷粗糙；電子發(fā)票要核對發(fā)票代碼、號碼，上“國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺”查一下，避免重復(fù)報銷（見過同事把同一張電子發(fā)票打印兩次報銷，被財務(wù)總監(jiān)罵慘了）。

合不合理？ 比如業(yè)務(wù)員報銷差旅費，住宿費一天2000塊，公司規(guī)定是800塊，超了就得讓他補說明，不然直接記費用會被稅局盯上；再比如采購辦公用品，發(fā)票開的是“食品”，明顯和業(yè)務(wù)不符，這種就得退回去重開。

全不全？ 報銷單要有審批人簽字（部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、老板，看公司制度），發(fā)票要有開票方信息（名稱、稅號不能錯），付款憑證（銀行回單、微信/支付寶截圖）要和發(fā)票金額一致。少一個環(huán)節(jié)，都可能成為日后查賬的“雷”。

2. 分類：按“業(yè)務(wù)性質(zhì)”歸堆

審核完的憑證，要按業(yè)務(wù)類型分類。比如：

銷售商品收到的錢“主營業(yè)務(wù)收入”相關(guān)；

買原材料花的錢“原材料”或“應(yīng)付賬款”相關(guān)；

員工報銷的打車費“管理費用-差旅費”相關(guān)。

老會計的小竅門：準備幾個文件盒，貼上標簽（“收入類”“成本類”“費用類”“銀行類”），每天的憑證當天分類放好，別堆到月底一起弄，不然亂成一鍋粥。

3. 整理：別讓憑證“散了架”

分類完的憑證要整理粘貼。這里有個新手常犯的錯：把一堆發(fā)票隨便疊在一起貼，后面查賬根本看不清。正確的做法是：

小發(fā)票（打車票、定額發(fā)票）按金額從小到大疊整齊，左上角對齊，用膠水貼在“報銷粘貼單”上（別用訂書機，萬一要拆下來復(fù)印不方便）；

大發(fā)票（增值稅專用發(fā)票、行程單）單獨放，左上角和粘貼單對齊，別超出邊框；

銀行回單、付款憑證要和對應(yīng)的發(fā)票釘在一起，比如“付供應(yīng)商貨款”的回單，要和供應(yīng)商開的發(fā)票釘在一起，方便后面做分錄時核對。

第二步：填制記賬憑證，分錄要“準”還要“活”

核心動作：寫分錄填附件審核

原始憑證整理好了，就該填記賬憑證了（現(xiàn)在大多用財務(wù)軟件，比如用友、金蝶，手工賬很少見了，但原理一樣）。記賬憑證就是把業(yè)務(wù)用“會計語言”寫出來，也就是“會計分錄”。

1. 寫分錄：記住“誰受益，誰承擔(dān)”

新手寫分錄最容易犯的錯是“科目亂套”。比如老板從公司賬戶取了1萬塊現(xiàn)金，新手可能寫成“借：庫存現(xiàn)金 10000，貸：銀行存款 10000”——這其實沒錯，但如果老板沒說用途，老會計會多問一句：“這錢是備用金，還是老板個人借款？”

如果是備用金（用于日常零星支出），分錄就是上面那樣；

如果是老板個人借款，就得寫成“借：其他應(yīng)收款-老板名字 10000，貸：銀行存款 10000”，不然會被稅局認定為“股東分紅”，要交20%個稅（這坑我剛?cè)肼殨r踩過，被王姐罵了一頓）。

再舉個例子：公司買了一臺電腦，5000塊。新手可能直接記“借：管理費用-辦公費 5000，貸：銀行存款 5000”，但老會計會看金額和使用年限：

單價低于5000元，或使用年限不到1年，可以記“管理費用”；

單價超過5000元，使用年限超過1年，要記“固定資產(chǎn)”，按月計提折舊（借：固定資產(chǎn) 5000，貸：銀行存款 5000；下月起每月折舊：借：管理費用-折舊費 83.33，貸：累計折舊 83.33，按5年折舊算）。

記住一個原則：分錄要反映真實業(yè)務(wù)，別為了“省事”亂記科目。

2. 填附件：別漏了“證據(jù)鏈”

記賬憑證后面要附原始憑證，附件張數(shù)要寫清楚（一張粘貼單算一張，上面貼的發(fā)票不算單獨張數(shù)）。比如報銷差旅費，附件可能有：報銷單1張+機票行程單1張+住宿費發(fā)票1張+打車票5張，那附件張數(shù)就是“7張”。

老會計提醒：附件不全的分錄，寧可不做，也別硬做。比如支付貨款，只有銀行回單，沒有對方發(fā)票，先掛“預(yù)付賬款”，等發(fā)票來了再轉(zhuǎn)“原材料”或“庫存商品”，不然稅局不認這筆成本，會讓你補稅。

3. 審核：自己先當“找茬員”

分錄填完，別急著保存，自己先審核一遍：

借貸方金額是否相等（財務(wù)軟件會自動校驗，但手工賬要自己算）；

科目和摘要是否匹配（摘要別寫“付費用”，要寫“付XX月水電費”“付XX公司貨款”，越具體越好）；

附件和分錄內(nèi)容是否一致（比如分錄寫“收A公司貨款”，附件里有沒有A公司的轉(zhuǎn)賬回單）。

王姐的習(xí)慣是：每天下班前，把當天的記賬憑證再過一遍，有錯當天改，別拖到月底，不然攢一堆錯賬，查起來頭都大。

第三步：登記賬簿，“賬證相符”是底線

核心動作：登明細賬登總賬定期核對

記賬憑證審核無誤后，就要登記賬簿了?，F(xiàn)在財務(wù)軟件會自動登賬，但你得知道背后的邏輯，不然軟件出問題了都不知道怎么排查。

1. 明細賬：“按科目逐條記”

明細賬是按“明細科目”登記的，比如“管理費用”要分“差旅費”“辦公費”“工資”等明細；“應(yīng)收賬款”要分客戶名稱登記。

舉個例子：銷售給B公司10萬元商品，分錄是“借：應(yīng)收賬款-B公司 100000，貸：主營業(yè)務(wù)收入 88495.58，貸：應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（銷項稅額）11504.42”。登明細賬時，要在“應(yīng)收賬款-B公司”的借方記100000元，在“主營業(yè)務(wù)收入”的貸方記88495.58元，以此類推。

新手常犯的錯：只登總賬，不看明細賬。比如“應(yīng)收賬款”總賬余額是100萬，但可能A公司欠80萬，B公司欠20萬，C公司已經(jīng)付了30萬但沒銷賬——明細賬才能看出這些細節(jié)，所以每月要打明細賬核對，尤其是往來科目（應(yīng)收、應(yīng)付、其他應(yīng)收、其他應(yīng)付）。

2. 總賬：“按科目匯總記”

總賬是按“一級科目”匯總登記的，比如“銀行存款”總賬，就是把所有涉及“銀行存款”的分錄借方金額相加、貸方金額相加，登記到總賬的“借方發(fā)生額”“貸方發(fā)生額”里。

財務(wù)軟件里，總賬是通過“科目匯總表”生成的，手工賬需要自己做“丁字賬”匯總。不管用哪種方法，總賬和明細賬的余額必須一致（比如“應(yīng)收賬款”總賬余額=所有客戶明細賬余額之和），這叫“賬賬相符”。

3. 定期核對：3個“核對點”不能少

賬證核對：賬簿記錄和記賬憑證是否一致（比如明細賬里的金額、摘要，是不是和記賬憑證一樣）；

賬賬核對：總賬和明細賬余額是否一致，銀行存款總賬和銀行對賬單是否一致（每月要做“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，這個后面講）；

賬實核對：現(xiàn)金日記賬余額和保險柜里的現(xiàn)金是否一致，存貨明細賬余額和倉庫實際庫存是否一致（月底盤點時要做）。

王姐說：“核對不是走過場，是給賬‘體檢’。上個月我對銀行賬，發(fā)現(xiàn)一筆5萬塊的轉(zhuǎn)賬，賬上記了貸方，但銀行對賬單沒有，一查才發(fā)現(xiàn)是出納輸錯了賬號，錢被退回來了，幸好發(fā)現(xiàn)及時，不然就成了‘無頭賬’?！?

第四步：對賬結(jié)賬，“日清月結(jié)”不加班

核心動作：現(xiàn)金盤點銀行對賬往來核對結(jié)賬

月底是會計最忙的時候，但老會計總能有條不紊，因為他們堅持“日清月結(jié)”——當天的賬當天清，月底的賬提前結(jié)。

1. 現(xiàn)金盤點：“一分錢都不能差”

每天下班前，出納要盤點現(xiàn)金，會計監(jiān)盤，確?！艾F(xiàn)金日記賬余額=實際庫存現(xiàn)金”。如果差了幾塊錢，別想著“下次補上”，一定要當場查：是不是收款時少記了，還是付款時多付了？我剛工作時，有次現(xiàn)金少了10塊，查了半天發(fā)現(xiàn)是一張10塊的打車票忘記賬了，雖然錢少，但養(yǎng)成習(xí)慣很重要。

2. 銀行對賬：“調(diào)節(jié)表是救命符”

每月初，銀行會寄“銀行對賬單”，會計要做“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，核對賬上的“銀行存款”余額和銀行對賬單余額是否一致。

常見的差異原因：

企業(yè)已收，銀行未收（比如客戶轉(zhuǎn)賬，企業(yè)當天記了賬，但銀行第二天才到賬）；

企業(yè)已付，銀行未付（比如企業(yè)開了支票，記了付款，但對方還沒去銀行兌現(xiàn)）；

銀行已收，企業(yè)未收（比如銀行利息，銀行直接入賬，但企業(yè)沒拿到回單）；

銀行已付，企業(yè)未付（比如銀行扣的手續(xù)費，企業(yè)沒及時拿到回單）。

調(diào)節(jié)后的余額必須相等，不然說明賬有問題。王姐的做法是：每月5號前必須做完調(diào)節(jié)表，有差異當天找銀行或出納核對，絕不拖延。

3. 往來核對：“別讓錢成了‘死賬’”

應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款這些往來科目，月底一定要和客戶、供應(yīng)商對賬。比如給客戶發(fā)“對賬函”，列明“截止X月X日，貴公司欠我司XX元”，讓對方蓋章確認；供應(yīng)商發(fā)來的對賬函，也要仔細核對，別多付了錢。

我見過最慘的案例：有家公司會計沒和客戶對賬，客戶倒閉了，還有50萬應(yīng)收賬款沒收回，最后老板自己承擔(dān)了損失。所以老會計常說：“往來賬是‘活錢’，不核對就可能變成‘死賬’?！?

4. 結(jié)賬：“三步法”搞定

所有核對無誤后，就可以結(jié)賬了（財務(wù)軟件里點“結(jié)賬”按鈕，但要知道背后的步驟）：

第一步：結(jié)轉(zhuǎn)損益：把收入、費用類科目結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”（比如“主營業(yè)務(wù)收入”貸方余額100萬，結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”貸方；“管理費用”借方余額20萬，結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”借方，最后“本年利潤”貸方余額80萬，就是當月利潤）；

第二步：核對余額：檢查所有科目余額是否合理（比如“庫存現(xiàn)金”不能為負數(shù)，“應(yīng)交稅費”貸方余額是要交的稅，借方余額是留抵稅額）；

第三步：結(jié)賬封賬：結(jié)賬后，當月的賬就不能再改了（除非反結(jié)賬，但要經(jīng)過審批，別隨便操作）。

第五步：編制報表，“用數(shù)據(jù)說話”

核心動作：出三表核對勾稽關(guān)系分析異常

結(jié)賬后，就能生成財務(wù)報表了，最主要的是“三大表”：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表。

1. 三大表的“核心作用”

資產(chǎn)負債表：看公司“家底”（有多少資產(chǎn)、多少負債、多少凈資產(chǎn)），比如“貨幣資金”就是公司的現(xiàn)金和銀行存款，“應(yīng)收賬款”是客戶欠的錢，“應(yīng)付賬款”是欠供應(yīng)商的錢；

利潤表：看公司“賺不賺錢”（收入多少、成本多少、利潤多少），比如“營業(yè)收入”減去“營業(yè)成本”是“毛利”，再減去費用、稅費，就是“凈利潤”；

現(xiàn)金流量表：看公司“錢夠不夠花”（經(jīng)營活動、投資活動、籌資活動的現(xiàn)金流入流出），利潤高但現(xiàn)金流為負，可能是“虛盈實虧”（比如賣了貨沒收錢，利潤高但沒錢）。

2. 勾稽關(guān)系：報表間的“隱藏密碼”

三大表不是孤立的，有勾稽關(guān)系，核對這些關(guān)系能發(fā)現(xiàn)報表是否有錯：

利潤表的“凈利潤”（年末數(shù)）= 資產(chǎn)負債表“未分配利潤”的期末數(shù) 期初數(shù)；

現(xiàn)金流量表的“期末現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物余額”= 資產(chǎn)負債表的“貨幣資金”期末數(shù)。

老會計會先核對勾稽關(guān)系，比如發(fā)現(xiàn)“凈利潤”和“未分配利潤”對不上，可能是忘了結(jié)轉(zhuǎn)損益，或者以前年度損益調(diào)整沒處理。

3. 分析異常：“數(shù)據(jù)不會說謊”

報表出來后，別直接交給老板，自己先分析一下異常數(shù)據(jù)：

比如“管理費用”突然比上月多了50%，是不是有大額報銷沒分攤？

“應(yīng)收賬款”余額比收入還高，是不是回款太慢了？

“存貨”積壓太多，是不是產(chǎn)品賣不動了？

把這些異常點標注出來，老板問的時候能說清楚，這才是“會做賬”的會計，而不是“只會記賬”的會計。

第六步：納稅申報，“別逾期，別報錯”

核心動作：算稅填表申報

做賬的最終目的之一是納稅申報，這步錯了，輕則罰款，重則影響征信，所以老會計都把“報稅期”刻在腦子里（一般是每月1-15號，遇節(jié)假日順延）。

1. 算稅：“跟著政策走”

常見的稅種有：增值稅、企業(yè)所得稅、個稅、附加稅（城建稅、教育費附加、地方教育附加）。

增值稅：一般納稅人按“銷項稅額-進項稅額”算，小規(guī)模納稅人按“不含稅收入×征收率”算（現(xiàn)在小規(guī)模納稅人月銷售額10萬以下免稅，政策會變，記得關(guān)注稅務(wù)局通知）；

企業(yè)所得稅：季度預(yù)繳，年度匯算清繳，按“利潤總額×稅率”算（一般是25%，小微企業(yè)有優(yōu)惠，現(xiàn)在是2.5%或5%，以官方最新政策為準）；

個稅：員工工資按“累計預(yù)扣法”算，每月申報。

2. 填表：“別漏填，別填錯”

現(xiàn)在都在“電子稅務(wù)局”申報，填表時注意：

銷售額、進項稅額要和賬上一致（別自己瞎填，以賬為準）；

優(yōu)惠政策別漏享（比如小微企業(yè)所得稅優(yōu)惠、殘疾人就業(yè)保障金減免，符合條件就填）；

附列資料要填全（比如增值稅申報表的“進項稅額明細表”，要和認證的進項發(fā)票一一對應(yīng)）。

3. 申報：“留好憑證，按時繳款”

申報成功后，要及時繳款（別逾期，有滯納金），然后把申報表、完稅憑證打印出來，和當月的憑證一起裝訂。老會計的習(xí)慣是：申報完后，在日歷上打個勾，寫上“已申報，稅款XX元”，避免重復(fù)申報或漏申報。

最后想說：做賬是“技術(shù)”，更是“細心”

當了幾年會計，越來越覺得：做賬不難，難的是“細心”和“耐心”。原始憑證多看一眼，分錄多問一句，對賬多核一遍，很多錯誤就能避免。王姐快退休時跟我說：“會計這行，不怕你不會，就怕你不認真。把每一筆賬當成自己的錢來記，就不會出錯。”

希望這篇流程能幫到你，剛開始可能覺得復(fù)雜，但練上3個月，你也能像老會計一樣，把賬做得又快又準。記?。汉脮嫴皇翘焐?，是一筆一筆賬練出來的。

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