會計(jì)借貸記賬法8字口訣-如何編制-賬戶結(jié)構(gòu)

摘要

每個會計(jì)人初學(xué)借貸記賬法時(shí)，幾乎都繞不開三個“老大難”：8字口訣背了就忘，借貸方向永遠(yuǎn)搞反，編制分錄時(shí)對著業(yè)務(wù)干瞪眼，更別提賬戶結(jié)構(gòu)里的“借方增還是貸方增”了。其實(shí)這不是你學(xué)得慢，而是沒人把底層邏輯給你講透。今天這篇文章，咱們從“有借必有貸，借貸必相等”的8字口訣拆解開始，手把手教你5步編制會計(jì)分錄，再到3類5型賬戶結(jié)構(gòu)的核心規(guī)則，全是能直接上手的干貨，看完就能解決你90%的實(shí)操困惑。

一、8字口訣“有借必有貸，借貸必相等”：不是順口溜，是復(fù)式記賬的“憲法”

剛學(xué)會計(jì)時(shí)，老師總讓背“有借必有貸，借貸必相等”，但多數(shù)人只當(dāng)它是句順口溜，背完就忘。其實(shí)這8個字是借貸記賬法的“根本大法”，背后藏著復(fù)式記賬的底層邏輯——任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都會引起至少兩個賬戶的變化，且變化金額一定相等。

1. “有借必有貸”：為什么“借”和“貸”必須成對出現(xiàn)？

你可以把“借”和“貸”理解成“天平的兩端”：任何一筆業(yè)務(wù)發(fā)生，就像往天平上放東西，不可能只放一端（除非你想讓天平翻掉）。比如你用支付寶買了一杯30元的奶茶：

你的“庫存現(xiàn)金”（或“其他貨幣資金-支付寶”）少了30元（這是一個變化）；

同時(shí)你的“管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”（假設(shè)是上班買的）多了30元（這是另一個變化）。

這兩個變化，就需要用“借”和“貸”分別記錄：一個記“借”，另一個必須記“貸”，少一個都不行。

2. “借貸必相等”：金額為什么必須一樣？

還是剛才買奶茶的例子：現(xiàn)金少了30元，費(fèi)用多了30元，不可能現(xiàn)金少30元，費(fèi)用卻多40元——錢不會憑空變多，也不會憑空變少。這就是“借貸必相等”的核心：借方登記的總金額，必須等于貸方登記的總金額。哪怕一筆業(yè)務(wù)涉及3個、4個賬戶（比如“用銀行存款付一部分貨款，剩下的賒賬”），所有借方金額加起來，也一定等于所有貸方金額加起來。

劃重點(diǎn)：別死記“借增貸減”或“貸增借減”，先記住“有借必有貸，借貸必相等”是鐵律。至于哪個賬戶記借、哪個記貸，要看賬戶本身的“脾氣”——這就涉及到賬戶結(jié)構(gòu)了，咱們后面細(xì)說。

二、會計(jì)分錄編制：5步走，從“看不懂業(yè)務(wù)”到“分錄秒寫”

很多人覺得編制分錄難，是因?yàn)樘^了“分析業(yè)務(wù)”的步驟，直接上手寫“借：XX 貸：XX”。其實(shí)只要按這5步走，再復(fù)雜的業(yè)務(wù)也能拆明白。

步驟1：先搞清楚“發(fā)生了什么”——識別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)

拿到一筆業(yè)務(wù)，別著急寫分錄，先問自己3個問題：

誰的業(yè)務(wù)？（比如是公司的，還是老板個人的？只有公司的業(yè)務(wù)才需要記賬）

涉及什么動作？（收錢了？花錢了？欠別人錢了？別人欠我們錢了？）

有沒有原始憑證？（發(fā)票、合同、銀行回單等，這是記賬的依據(jù)）

舉個栗子：2024年10月1日，公司收到股東張三投入的資本金50萬元，存入銀行。

這是公司的業(yè)務(wù)，動作是“收到投資款”，原始憑證是銀行進(jìn)賬單。

步驟2：確定“涉及哪些賬戶”——找對會計(jì)科目

會計(jì)科目就像“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的標(biāo)簽”，每筆業(yè)務(wù)都會對應(yīng)至少兩個科目。比如上面的例子：

“收到投資款存入銀行” 銀行里的錢多了，對應(yīng)“銀行存款”科目；

“股東投入資本金” 股東對公司的權(quán)益增加了，對應(yīng)“實(shí)收資本”科目。

小技巧：記不住科目？先從常用的20個科目入手（比如銀行存款、庫存現(xiàn)金、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、主營業(yè)務(wù)收入、管理費(fèi)用等），遇到陌生業(yè)務(wù)就翻《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則——應(yīng)用指南》，里面有科目表和解釋。

步驟3：判斷“賬戶屬于什么類型”——關(guān)鍵中的關(guān)鍵

不同類型的賬戶，“借”和“貸”的含義完全相反。會計(jì)賬戶主要分3大類（先記住這3類，足夠應(yīng)付80%的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)）：

資產(chǎn)類：公司擁有的資源（錢、房、車、貨等，比如銀行存款、固定資產(chǎn)）；

負(fù)債類：公司欠別人的錢（比如應(yīng)付賬款、短期借款）；

所有者權(quán)益類：股東對公司的權(quán)益（比如實(shí)收資本、利潤分配）。

上面例子中：“銀行存款”是資產(chǎn)類，“實(shí)收資本”是所有者權(quán)益類。

步驟4：確定“借增還是貸增”——記住“資產(chǎn)借增貸減，負(fù)債權(quán)益貸增借減”

這是最容易記混的一步，但有個簡單的規(guī)律：

資產(chǎn)類賬戶：借方登記增加，貸方登記減少（比如“銀行存款”增加，記借方）；

負(fù)債類、所有者權(quán)益類賬戶：貸方登記增加，借方登記減少（比如“實(shí)收資本”增加，記貸方）。

回到例子：

銀行存款（資產(chǎn)）增加50萬 記借方；

實(shí)收資本（所有者權(quán)益）增加50萬 記貸方。

步驟5：寫分錄、標(biāo)金額、檢查“借貸是否相等”

把前面4步的結(jié)果串起來，就是完整的會計(jì)分錄：

借：銀行存款 500000

貸：實(shí)收資本——張三 500000

最后檢查：借方金額50萬，貸方金額50萬，相等，沒問題。

實(shí)戰(zhàn)演練：再試一個復(fù)雜點(diǎn)的業(yè)務(wù)

2024年10月5日，公司買了10萬元原材料，用銀行存款付了6萬，剩下4萬沒付（假設(shè)不考慮增值稅）。

步驟1：公司業(yè)務(wù)，買材料，付了一部分欠了一部分；

步驟2：涉及“原材料”（買的東西）、“銀行存款”（付的錢）、“應(yīng)付賬款”（欠的錢）；

步驟3：原材料是資產(chǎn)類，銀行存款是資產(chǎn)類，應(yīng)付賬款是負(fù)債類；

步驟4：原材料增加（資產(chǎn)借增），銀行存款減少（資產(chǎn)貸減），應(yīng)付賬款增加（負(fù)債貸增）；

分錄：

借：原材料 100000

貸：銀行存款 60000

貸：應(yīng)付賬款 40000

檢查：借方10萬，貸方6萬+4萬=10萬，相等。

三、賬戶結(jié)構(gòu)：3類5型賬戶的“脾氣”，一篇看懂“借/貸”到底記什么

學(xué)會編制分錄后，你可能會問：“分錄里的借和貸，最終記到賬戶里是什么樣？”這就需要了解賬戶結(jié)構(gòu)——每個賬戶就像一個“賬本頁”，左邊是借方，右邊是貸方，記錄增減變動和余額。

1. 賬戶基本結(jié)構(gòu)：借方、貸方、余額，一個都不能少

不管什么類型的賬戶，基本結(jié)構(gòu)都一樣：

關(guān)鍵是：不同類型的賬戶，“借方/貸方登記增減”的規(guī)則不同，余額方向也不同。

2. 3類5型賬戶的核心規(guī)則（附例子，建議截圖保存）

（1）資產(chǎn)類賬戶：借方增、貸方減，余額在借方

特點(diǎn)：資產(chǎn)是“公司自己的東西”，增加時(shí)記借方，減少時(shí)記貸方，期末剩下的就是余額（一般在借方，除非資產(chǎn)減少到負(fù)數(shù)，比如“累計(jì)折舊”這種特殊資產(chǎn)備抵賬戶，余額在貸方，初學(xué)者暫時(shí)不用管）。

例子：“銀行存款”賬戶

收到貨款10萬 借：銀行存款 10萬（借方增加）；

支付房租5萬 貸：銀行存款 5萬（貸方減少）；

期末余額=期初余額+借方發(fā)生額-貸方發(fā)生額（比如期初有20萬，期末就是20+10-5=25萬，在借方）。

（2）負(fù)債類賬戶：貸方增、借方減，余額在貸方

特點(diǎn)：負(fù)債是“欠別人的錢”，增加時(shí)記貸方（欠的多了），減少時(shí)記借方（還了錢），期末沒還完的就是余額（一般在貸方）。

例子：“應(yīng)付賬款”賬戶

買材料欠供應(yīng)商4萬 貸：應(yīng)付賬款 4萬（貸方增加）；

還了2萬欠款 借：應(yīng)付賬款 2萬（借方減少）；

期末余額=期初余額+貸方發(fā)生額-借方發(fā)生額（比如期初欠3萬，期末就是3+4-2=5萬，在貸方）。

（3）所有者權(quán)益類賬戶：貸方增、借方減，余額在貸方

特點(diǎn)：所有者權(quán)益是“股東的錢”，和負(fù)債類規(guī)則一樣，增加記貸方，減少記借方，余額在貸方（除非公司虧損嚴(yán)重，所有者權(quán)益為負(fù)，這種情況很少見）。

例子：“實(shí)收資本”賬戶

股東投入50萬 貸：實(shí)收資本 50萬（貸方增加）；

（特殊情況）股東撤資10萬 借：實(shí)收資本 10萬（借方減少）；

期末余額=期初余額+貸方發(fā)生額-借方發(fā)生額。

（4）成本類賬戶：借方增、貸方減，余額可能在借方（或無余額）

特點(diǎn)：成本類賬戶（比如“生產(chǎn)成本”“制造費(fèi)用”）和資產(chǎn)類類似，借方登記成本增加（比如生產(chǎn)產(chǎn)品花的料、工、費(fèi)），貸方登記成本轉(zhuǎn)出（比如產(chǎn)品完工入庫，轉(zhuǎn)到“庫存商品”）。如果期末有未完工產(chǎn)品，“生產(chǎn)成本”賬戶會有借方余額；如果全部完工，余額為0。

（5）損益類賬戶：收入類“貸增借減”，費(fèi)用類“借增貸減”，期末無余額

特點(diǎn)：損益類賬戶包括收入（主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入等）和費(fèi)用（管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用等），它們的作用是計(jì)算利潤，期末會全部轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶，所以期末無余額。

收入類：貸方登記增加（賣東西收錢了），借方登記減少或結(jié)轉(zhuǎn)（比如退貨）；

費(fèi)用類：借方登記增加（花了錢），貸方登記減少或結(jié)轉(zhuǎn)（比如費(fèi)用沖銷）。

總結(jié)：記賬戶結(jié)構(gòu)不用死記硬背，記住“資產(chǎn)、成本、費(fèi)用借增貸減；負(fù)債、權(quán)益、收入貸增借減”這個大方向，遇到具體賬戶套進(jìn)去就行。剛開始可能會混，但多做10筆業(yè)務(wù)練習(xí)，自然就順了。

寫在最后

借貸記賬法其實(shí)沒那么難，8字口訣是“總綱”，編制分錄是“實(shí)操”，賬戶結(jié)構(gòu)是“原理”——三者環(huán)環(huán)相扣。剛開始學(xué)的時(shí)候，誰都有對著業(yè)務(wù)發(fā)呆、把借貸寫反的經(jīng)歷，別慌，把今天說的5步編制法和賬戶規(guī)則抄在筆記本上，遇到業(yè)務(wù)就按步驟拆，練上一個月，保證你看到“借”和“貸”就像看到“加減”一樣自然。會計(jì)這門課，從來不是靠聰明，而是靠“理解+重復(fù)”，你已經(jīng)比昨天的自己懂多了，繼續(xù)加油。

尊重原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處與鏈接：http://yi18.com.cn/Accounting/739456.html，違者必究！