會(huì)計(jì)人員報(bào)銷的注意事項(xiàng)

作為會(huì)計(jì)人員，我們每天都要和各種報(bào)銷單打交道。這看似簡(jiǎn)單的工作，實(shí)則暗藏玄機(jī)。一個(gè)小小的疏忽，可能就會(huì)給公司帶來(lái)不必要的損失，甚至給自己惹上麻煩。今天，我就結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，跟大家好好聊聊會(huì)計(jì)人員在報(bào)銷過(guò)程中需要注意的那些事兒，希望能幫大家少走彎路，把工作做得更細(xì)致、更到位。

一、憑證審核：報(bào)銷的第一道“防火墻”

報(bào)銷工作的核心在于憑證審核，這可是咱們會(huì)計(jì)人員的基本功，也是守住公司財(cái)務(wù)關(guān)口的第一道“防火墻”。這一步要是出了岔子，后面麻煩就大了。

1. 發(fā)票的“廬山真面目”得認(rèn)清

發(fā)票是報(bào)銷中最常見(jiàn)也最關(guān)鍵的憑證。首先，咱們得火眼金睛辨真?zhèn)巍，F(xiàn)在假發(fā)票不少，特別是一些定額發(fā)票和手工發(fā)票?？梢酝ㄟ^(guò)全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)去查驗(yàn)，這是最直接有效的方法。我之前就遇到過(guò)一張住宿費(fèi)發(fā)票，看起來(lái)挺正規(guī)，但一查驗(yàn)，發(fā)票代碼和號(hào)碼根本對(duì)不上，妥妥的假票，當(dāng)場(chǎng)就給退回去了，避免了損失。

除了真?zhèn)?，發(fā)票的抬頭、稅號(hào)、日期、內(nèi)容、金額、蓋章這些要素也一個(gè)都不能馬虎。抬頭必須是公司全稱，不能有錯(cuò)別字，稅號(hào)也是，現(xiàn)在三證合一后，稅號(hào)就是統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，錯(cuò)一個(gè)數(shù)字都不行。發(fā)票日期要在報(bào)銷的合理期間內(nèi)，不能跨年太久，除非有特殊情況并經(jīng)過(guò)審批。內(nèi)容要和實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不能籠統(tǒng)地開(kāi)“辦公用品”、“勞保用品”了，現(xiàn)在稅務(wù)對(duì)這塊管得嚴(yán)，得具體到明細(xì)。金額呢，大小寫必須一致，涂改過(guò)的發(fā)票直接拒收。還有蓋章，要蓋清晰的發(fā)票專用章，財(cái)務(wù)專用章或者公章都不行。

2. 附件材料要齊全，“證據(jù)鏈”得完整

光有發(fā)票還不夠，很多情況下還需要其他附件來(lái)支撐業(yè)務(wù)的真實(shí)性。比如，差旅費(fèi)報(bào)銷，除了機(jī)票、火車票、住宿費(fèi)發(fā)票，還得有出差審批單，上面注明出差人員、地點(diǎn)、時(shí)間、事由、交通工具等。如果是招待費(fèi)，那招待申請(qǐng)單、菜單（雖然現(xiàn)在有些地方不強(qiáng)制，但有總比沒(méi)有好）、參與人員等信息也最好能提供。采購(gòu)報(bào)銷，得有采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、入庫(kù)單、驗(yàn)收單等。這些附件就像案件的證據(jù)一樣，一環(huán)扣一環(huán)，形成完整的“證據(jù)鏈”，才能證明這筆費(fèi)用是真實(shí)、合理、合規(guī)的。我記得有一次，一個(gè)同事報(bào)銷一筆會(huì)議費(fèi)，只拿了一張會(huì)議費(fèi)發(fā)票，問(wèn)他會(huì)議通知、參會(huì)人員名單這些，他都支支吾吾拿不出來(lái)，這種情況肯定不能給報(bào)，誰(shuí)知道這錢到底花哪兒去了。

二、流程把控：規(guī)范操作是“護(hù)身符”

報(bào)銷流程就像交通規(guī)則，大家都得遵守，才能保證財(cái)務(wù)工作的順暢和有序。咱們會(huì)計(jì)人員在這個(gè)過(guò)程中，既是執(zhí)行者，也是監(jiān)督者。

1. 審批權(quán)限要“對(duì)號(hào)入座”

每個(gè)公司都有自己的報(bào)銷審批制度，規(guī)定了不同金額的費(fèi)用由誰(shuí)來(lái)審批。咱們?cè)趯徍说臅r(shí)候，一定要看清楚審批人是否有相應(yīng)的權(quán)限。不能說(shuō)一個(gè)幾千塊的費(fèi)用，部門經(jīng)理批了就完事了，結(jié)果公司規(guī)定超過(guò)兩千就得總經(jīng)理審批，這就不符合規(guī)定了。有時(shí)候，業(yè)務(wù)部門為了圖方便，可能會(huì)找權(quán)限不夠的領(lǐng)導(dǎo)簽字，咱們可不能睜一只眼閉一只眼，該提醒的得提醒，該補(bǔ)簽的得補(bǔ)簽。這不僅是對(duì)公司負(fù)責(zé)，也是對(duì)咱們自己負(fù)責(zé)。

2. 報(bào)銷時(shí)限要“心中有數(shù)”

一般來(lái)說(shuō)，費(fèi)用發(fā)生后應(yīng)該及時(shí)報(bào)銷，這有利于財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。拖得太久，一方面業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)可能會(huì)模糊，給審核帶來(lái)困難；另一方面，跨年度報(bào)銷也可能會(huì)影響所得稅的稅前扣除。所以，咱們要提醒員工及時(shí)報(bào)銷，對(duì)于那些長(zhǎng)期積壓的報(bào)銷單，也要主動(dòng)去催一催。當(dāng)然，特殊情況除外，但也要有合理的解釋和審批。

三、特殊情況處理：靈活應(yīng)變，但原則不能丟

工作中總會(huì)遇到一些“不按常理出牌”的報(bào)銷情況，這時(shí)候就需要咱們會(huì)計(jì)人員靈活應(yīng)變，但同時(shí)，一些基本原則是不能丟的。

1. 沒(méi)有發(fā)票怎么辦？

這是個(gè)老大難問(wèn)題。有時(shí)候，員工可能因?yàn)橐恍┛陀^原因無(wú)法取得正規(guī)發(fā)票，比如在一些小攤販那里買東西。這種情況下，不能一刀切地說(shuō)“沒(méi)發(fā)票就不報(bào)”。可以根據(jù)公司的規(guī)定，讓員工提供一些其他的證明材料，比如收款收據(jù)（要注明收款單位、日期、金額、事由、經(jīng)辦人聯(lián)系方式等）、付款憑證（微信、支付寶轉(zhuǎn)賬截圖等），并且要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。但是，這種情況一定要控制好，不能成為常態(tài)，畢竟沒(méi)有發(fā)票在稅務(wù)上是有風(fēng)險(xiǎn)的。而且，對(duì)于一些金額較大的支出，必須要求取得正規(guī)發(fā)票。

2. 員工離職了，還有未報(bào)銷的費(fèi)用

這種情況也偶爾會(huì)遇到。員工離職了，手里可能還有一些在職期間發(fā)生的費(fèi)用沒(méi)報(bào)銷。這時(shí)候，咱們要核對(duì)清楚費(fèi)用的真實(shí)性和發(fā)生時(shí)間，如果確實(shí)是離職前發(fā)生的合理費(fèi)用，還是應(yīng)該按規(guī)定給他報(bào)銷。但是，這個(gè)流程可能會(huì)比平時(shí)復(fù)雜一些，需要離職員工、原部門負(fù)責(zé)人、HR部門等多方確認(rèn)。

四、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)：時(shí)刻繃緊這根“弦”

做財(cái)務(wù)工作，風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)至關(guān)重要，報(bào)銷環(huán)節(jié)也不例外。咱們要時(shí)刻繃緊這根“弦”，避免踩坑。

1. 警惕“湊票”報(bào)銷

有些員工為了多報(bào)銷或者把一些不能報(bào)銷的費(fèi)用混進(jìn)去，可能會(huì)用一些與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票來(lái)“湊數(shù)”。比如，把個(gè)人消費(fèi)的發(fā)票拿來(lái)公司報(bào)銷，或者把A項(xiàng)目的費(fèi)用發(fā)票拿到B項(xiàng)目去報(bào)銷。咱們?cè)趯徍说臅r(shí)候，要多問(wèn)一個(gè)為什么，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)去判斷，不能只看發(fā)票表面。對(duì)于那些發(fā)票內(nèi)容與報(bào)銷事由關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的，要敢于提出質(zhì)疑。

2. 注意敏感費(fèi)用的審核

像業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)這些都是比較敏感的費(fèi)用，稅務(wù)監(jiān)管也比較嚴(yán)。對(duì)于業(yè)務(wù)招待費(fèi)，要注意控制比例，并且要有充分的證明材料證明其真實(shí)性和與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)性。差旅費(fèi)要符合公司的差旅標(biāo)準(zhǔn)，不能超標(biāo)報(bào)銷。會(huì)議費(fèi)則要確保會(huì)議的真實(shí)性，不能把一些旅游、福利性質(zhì)的支出包裝成會(huì)議費(fèi)。

3. 電子發(fā)票的管理

現(xiàn)在電子發(fā)票越來(lái)越普及，它確實(shí)方便了大家，但也帶來(lái)了新的管理問(wèn)題，比如重復(fù)報(bào)銷。因?yàn)殡娮影l(fā)票可以自行打印，有些員工可能會(huì)不小心或者故意重復(fù)提交。所以，咱們會(huì)計(jì)人員要建立電子發(fā)票臺(tái)賬，把收到的電子發(fā)票的發(fā)票代碼、號(hào)碼、金額等信息登記下來(lái)，報(bào)銷前先查一下是否已經(jīng)報(bào)銷過(guò)?，F(xiàn)在也有一些財(cái)務(wù)軟件有電子發(fā)票查重的功能，可以善用這些工具。

總之，會(huì)計(jì)人員的報(bào)銷工作，看似平凡瑣碎，實(shí)則責(zé)任重大。它不僅關(guān)系到公司的資金安全和財(cái)務(wù)規(guī)范，也直接影響到公司的經(jīng)營(yíng)成果核算。咱們只有在日常工作中，不斷提高自己的專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，細(xì)心再細(xì)心，嚴(yán)謹(jǐn)再嚴(yán)謹(jǐn)，才能把好這道關(guān)，為公司的健康發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。希望今天分享的這些注意事項(xiàng)，能對(duì)大家有所幫助。

以官方最終公布為準(zhǔn)。

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