會(huì)計(jì)人員怎樣對(duì)賬與結(jié)賬
摘要
對(duì)賬與結(jié)賬是會(huì)計(jì)工作的“臨門一腳”，直接決定財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和報(bào)表質(zhì)量。但不少會(huì)計(jì)新人常被“賬對(duì)不上”“結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏”搞得焦頭爛額，甚至加班到深夜。本文結(jié)合10年實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，從“為什么對(duì)賬結(jié)賬不能馬虎”講起，拆解對(duì)賬的3大核心類型（附具體核對(duì)步驟和案例）、結(jié)賬的5步標(biāo)準(zhǔn)化流程（含月末/年末差異處理），再分享3個(gè)老會(huì)計(jì)私藏的效率工具，幫你從此告別“糊涂賬”，實(shí)現(xiàn)“準(zhǔn)時(shí)下班自由”。
一、先搞懂：為什么對(duì)賬結(jié)賬是會(huì)計(jì)的“生死線”？
有個(gè)剛?cè)肼毜臅?huì)計(jì)朋友跟我吐槽：“月末對(duì)賬時(shí)發(fā)現(xiàn)銀行存款賬上差了500塊，翻了3天憑證才找到是一張手續(xù)費(fèi)發(fā)票漏記了，結(jié)果整個(gè)部門陪著我加班改報(bào)表?！边@不是個(gè)例——對(duì)賬不準(zhǔn)、結(jié)賬疏漏，輕則導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，影響管理層決策；重則引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（比如個(gè)稅、增值稅申報(bào)錯(cuò)誤），甚至被審計(jì)查出問題影響企業(yè)信用。
對(duì)會(huì)計(jì)來說，對(duì)賬結(jié)賬就像“期末考試”：平時(shí)憑證做得再漂亮，一旦這步出錯(cuò)，前面的工作全白費(fèi)。尤其是月末年末，財(cái)務(wù)系統(tǒng)關(guān)賬時(shí)間緊、業(yè)務(wù)量大，稍有疏忽就可能“牽一發(fā)而動(dòng)全身”。所以，與其事后熬夜改賬，不如先搞清楚“到底要對(duì)什么、怎么結(jié)”。
二、對(duì)賬：3大核對(duì)類型+實(shí)操步驟，從此告別“糊涂賬”
對(duì)賬不是簡(jiǎn)單“看數(shù)字是否一樣”，而是要分層次、有邏輯地核對(duì)。按《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》要求，對(duì)賬主要包括賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)三類，缺一不可。
（一）賬證核對(duì)：從“源頭”堵住錯(cuò)誤
核心邏輯：確?！百~簿記錄”和“會(huì)計(jì)憑證”完全一致（包括日期、金額、科目、附件等）。畢竟賬簿是根據(jù)憑證登記的，源頭錯(cuò)了，后面全白搭。
1. 核對(duì)什么？
記賬憑證與原始憑證是否匹配（比如發(fā)票金額、數(shù)量是否和入庫單一致）；
記賬憑證的借貸方金額、科目是否和明細(xì)賬/總賬記錄一致；
憑證附件是否齊全（比如費(fèi)用報(bào)銷單要有審批單、發(fā)票、付款憑證）。
2. 怎么核對(duì)？（附案例）
步驟：
按“憑證號(hào)”逐筆核對(duì)：拿記賬憑證對(duì)照明細(xì)賬，重點(diǎn)看“摘要、金額、科目”三要素是否一致；
抽查大額/異常憑證：比如突然出現(xiàn)的大額“其他應(yīng)收款”，要核對(duì)原始憑證是否有借款協(xié)議；
檢查附件完整性：比如銷售業(yè)務(wù)，需同時(shí)有銷售合同、出庫單、發(fā)票、收款憑證（或應(yīng)收賬款確認(rèn)單）。
案例：
上個(gè)月核對(duì)“主營業(yè)務(wù)收入”明細(xì)賬時(shí)，發(fā)現(xiàn)10月15日有一筆“銷售A產(chǎn)品收入10萬元”，但翻出對(duì)應(yīng)的記賬憑證后，原始憑證里只有發(fā)票，沒有出庫單。后來問了倉庫才知道，這筆貨10月20日才發(fā)出，按權(quán)責(zé)發(fā)生制應(yīng)該記在10月20日。如果當(dāng)時(shí)漏了核對(duì)附件，就會(huì)導(dǎo)致10月收入虛增10萬，11月收入少記10萬。
3. 避坑技巧
養(yǎng)成“邊做憑證邊核對(duì)”的習(xí)慣，別等月末堆在一起；
用Excel做“憑證抽查表”，每月隨機(jī)抽20%憑證復(fù)查，重點(diǎn)看“科目用錯(cuò)”“金額寫錯(cuò)”“附件缺失”三類問題。
（二）賬賬核對(duì)：確保“賬簿之間”不打架
核心邏輯：不同賬簿之間的數(shù)據(jù)要“相互呼應(yīng)”，比如總賬的“應(yīng)收賬款”余額，必須等于明細(xì)賬里所有客戶的應(yīng)收賬款之和。
1. 核對(duì)什么？
總賬與明細(xì)賬核對(duì)（比如“原材料”總賬余額=各原材料明細(xì)賬余額合計(jì)）；
總賬與日記賬核對(duì)（比如“庫存現(xiàn)金”總賬余額=現(xiàn)金日記賬余額）；
明細(xì)賬之間核對(duì)（比如“應(yīng)付賬款”明細(xì)賬與供應(yīng)商的“應(yīng)收賬款”明細(xì)賬是否一致）。
2. 怎么核對(duì)？（附實(shí)操工具）
步驟：
做“總賬-明細(xì)賬余額對(duì)照表”：把每個(gè)科目的總賬余額和明細(xì)賬余額合計(jì)填到表里，差額不為0的標(biāo)紅；
重點(diǎn)核對(duì)“往來科目”（應(yīng)收/應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收/應(yīng)付款）：比如定期給客戶發(fā)“對(duì)賬函”，核對(duì)我方賬上的“應(yīng)收賬款-甲公司”余額，是否和甲公司賬上的“應(yīng)付賬款-我方”一致；
現(xiàn)金/銀行存款必核：現(xiàn)金日記賬余額要和總賬“庫存現(xiàn)金”科目一致，銀行存款日記賬要和總賬“銀行存款”科目一致（注意：銀行存款日記賬還要和銀行對(duì)賬單核對(duì)，這屬于“賬實(shí)核對(duì)”，后面講）。
實(shí)操工具：Excel的“數(shù)據(jù)透視表”。比如要核對(duì)“應(yīng)收賬款”明細(xì)賬，把所有客戶的明細(xì)賬數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel，用數(shù)據(jù)透視表按“客戶名稱”匯總金額，直接和總賬余額比對(duì)，5分鐘就能找出差異。
（三）賬實(shí)核對(duì)：讓“賬面數(shù)”和“實(shí)際數(shù)”對(duì)上
核心邏輯：賬簿記錄的“數(shù)字”要和實(shí)際存在的“實(shí)物/款項(xiàng)”一致，避免“賬上有錢，實(shí)際沒錢”“賬上有貨，倉庫沒貨”的情況。
1. 核對(duì)什么？（重點(diǎn)4類）
庫存現(xiàn)金：賬面余額 vs 實(shí)際盤點(diǎn)現(xiàn)金；
銀行存款：賬面余額 vs 銀行對(duì)賬單（需編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表）；
存貨：賬面數(shù)量/金額 vs 倉庫實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量/金額；
固定資產(chǎn)：賬面記錄 vs 實(shí)際設(shè)備盤點(diǎn)（型號(hào)、數(shù)量、使用狀態(tài)）。
2. 怎么核對(duì)？（分場(chǎng)景詳解）
場(chǎng)景1：庫存現(xiàn)金核對(duì)
每月末最后一天下班前，由會(huì)計(jì)和出納一起盤點(diǎn)現(xiàn)金（避免單獨(dú)盤點(diǎn)作弊）；
盤點(diǎn)時(shí)要注意：現(xiàn)金實(shí)有數(shù)=賬面余額+未入賬收入-未入賬支出（比如員工暫借的備用金借條，需作為“未入賬支出”扣除）；
差異處理：如果差幾塊錢，可能是找零錯(cuò)誤，計(jì)入“營業(yè)外收入/支出”；如果差大額，必須逐筆核對(duì)當(dāng)日收支憑證，直到找到原因。
場(chǎng)景2：銀行存款核對(duì)（最容易出問題?。?/b>
每月初5日內(nèi)，拿到銀行對(duì)賬單后，編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”；
常見差異原因：企業(yè)已收銀行未收（比如客戶轉(zhuǎn)賬，企業(yè)已記賬但銀行未到賬）、銀行已收企業(yè)未收（比如銀行利息，銀行已入賬企業(yè)未記賬）、企業(yè)已付銀行未付（比如開出支票，企業(yè)已記賬但對(duì)方未兌現(xiàn)）、銀行已付企業(yè)未付（比如銀行手續(xù)費(fèi)，銀行已扣款企業(yè)未記賬）；
注意：調(diào)節(jié)后的“企業(yè)賬面余額”必須等于“銀行對(duì)賬單余額”，否則說明有未達(dá)賬項(xiàng)沒找全，或存在記賬錯(cuò)誤。
場(chǎng)景3：存貨核對(duì)
每月/每季末，會(huì)計(jì)和倉庫管理員一起盤點(diǎn)存貨（原材料、半成品、庫存商品）；
盤點(diǎn)表要記錄“賬面數(shù)量、實(shí)際數(shù)量、差異數(shù)量、差異原因”（比如損耗、過期、入庫漏記）；
差異處理：正常損耗計(jì)入“管理費(fèi)用”，非正常損失（如被盜）計(jì)入“營業(yè)外支出”，并進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出。
三、結(jié)賬：從“月末加班狂”到“準(zhǔn)時(shí)下班人”的5步流程
結(jié)賬是把一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后，結(jié)出本期發(fā)生額和余額，并結(jié)轉(zhuǎn)下期的工作。很多會(huì)計(jì)覺得結(jié)賬“繁瑣又耗時(shí)”，其實(shí)是沒掌握標(biāo)準(zhǔn)化流程。
（一）結(jié)賬前準(zhǔn)備：3件事必須做完
1. 檢查憑證是否全部入賬：尤其是“跨期業(yè)務(wù)”（比如12月發(fā)生的費(fèi)用，發(fā)票1月才到，需在12月暫估入賬）；
2. 確保所有對(duì)賬工作完成：賬證、賬賬、賬實(shí)核對(duì)無誤，差異已處理；
3. 計(jì)提/攤銷類業(yè)務(wù)處理：比如計(jì)提工資、社保、折舊、無形資產(chǎn)攤銷、利息費(fèi)用，結(jié)轉(zhuǎn)成本（主營業(yè)務(wù)成本、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用等）。
提醒：別等到最后一天才做！建議每月25日開始梳理未入賬業(yè)務(wù)，28日前完成大部分計(jì)提，留2天時(shí)間處理突發(fā)問題。
（二）結(jié)賬流程：分“月結(jié)”“季結(jié)”“年結(jié)”，操作有差異
1. 月結(jié)（每月必做）
步驟：
結(jié)出各明細(xì)賬的“本月發(fā)生額”和“月末余額”（收入、費(fèi)用類科目需結(jié)出“本月合計(jì)”，資產(chǎn)、負(fù)債類科目結(jié)出“累計(jì)發(fā)生額”）；
在“本月合計(jì)”行下劃一條單紅線（注意：不是所有科目都要月結(jié)，比如“固定資產(chǎn)”明細(xì)賬，全年只在年末結(jié)賬一次即可）；
總賬與明細(xì)賬核對(duì)一致后，結(jié)出總賬各科目月末余額。
2. 季結(jié)（每季末做，比月結(jié)多一步）
在“本月合計(jì)”下增加“本季合計(jì)”，結(jié)出本季度發(fā)生額和余額，下劃單紅線。
3. 年結(jié)（年末重頭戲，步驟最復(fù)雜）
步驟：
結(jié)出所有科目的“本年累計(jì)發(fā)生額”和“年末余額”；
在“本年累計(jì)”行下劃雙紅線（表示全年業(yè)務(wù)結(jié)束）；
將“收入、費(fèi)用、成本”等損益類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”，再將“本年利潤”結(jié)轉(zhuǎn)至“利潤分配”（盈利轉(zhuǎn)“利潤分配-未分配利潤”，虧損做相反分錄）；
對(duì)有余額的科目，在“雙紅線”下一行注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”，余額直接抄入下年新賬（不需要編制轉(zhuǎn)賬憑證）。
案例：
年末結(jié)轉(zhuǎn)“主營業(yè)務(wù)收入”100萬元、“主營業(yè)務(wù)成本”60萬元、“銷售費(fèi)用”10萬元、“管理費(fèi)用”15萬元：
借：主營業(yè)務(wù)收入 100萬
貸：本年利潤 100萬
借：本年利潤 85萬
貸：主營業(yè)務(wù)成本 60萬
銷售費(fèi)用 10萬
管理費(fèi)用 15萬
借：本年利潤 15萬（100萬-85萬）
貸：利潤分配-未分配利潤 15萬
（三）結(jié)賬后核對(duì)：避免“關(guān)賬后才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏”
結(jié)賬后別急著關(guān)賬！至少要做3項(xiàng)核對(duì)：
1. 試算平衡：用“發(fā)生額及余額試算平衡表”檢查所有科目“借方發(fā)生額合計(jì)=貸方發(fā)生額合計(jì)”“借方余額合計(jì)=貸方余額合計(jì)”；
2. 核對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)：資產(chǎn)負(fù)債表“未分配利潤”期末數(shù)=期初數(shù)+利潤表“凈利潤”（無以前年度損益調(diào)整時(shí)）；
3. 抽查重點(diǎn)科目：比如“應(yīng)交稅費(fèi)”余額是否和增值稅申報(bào)表一致，“應(yīng)收賬款”是否有長期未收回的壞賬（需計(jì)提壞賬準(zhǔn)備）。
四、老會(huì)計(jì)私藏：3個(gè)讓對(duì)賬結(jié)賬效率翻倍的工具和習(xí)慣
做會(huì)計(jì)10年，我發(fā)現(xiàn)高效的人都有“方法論”，分享3個(gè)親測(cè)有用的技巧：
1. 用“核對(duì)清單”減少遺漏
把對(duì)賬結(jié)賬的每一步寫成清單（比如“賬證核對(duì)：抽查50號(hào)憑證附件是否齊全”“銀行存款：編制調(diào)節(jié)表并核對(duì)未達(dá)賬項(xiàng)”），每完成一項(xiàng)打勾，避免“想起什么做什么”。我整理了一份《月末結(jié)賬核對(duì)清單》，需要的可以自己搜模板，核心是“按優(yōu)先級(jí)排序”（先做影響報(bào)表的關(guān)鍵項(xiàng)，比如銀行存款、存貨）。
2. Excel函數(shù)是“對(duì)賬神器”
VLOOKUP函數(shù)：比對(duì)兩列數(shù)據(jù)差異（比如用供應(yīng)商明細(xì)賬金額比對(duì)采購發(fā)票金額，快速找差異）；
SUMIFS函數(shù)：按條件匯總（比如匯總“銷售部-10月-差旅費(fèi)”，核對(duì)是否和費(fèi)用報(bào)銷總額一致）；
數(shù)據(jù)透視表：10分鐘搞定明細(xì)賬與總賬核對(duì)（前面“賬賬核對(duì)”提到過，誰用誰知道香）。
3. 定期復(fù)盤“錯(cuò)誤臺(tái)賬”
把每次對(duì)賬結(jié)賬遇到的錯(cuò)誤記下來（比如“10月漏計(jì)提房產(chǎn)稅”“銀行調(diào)節(jié)表未達(dá)賬項(xiàng)漏記”），月底匯總分析原因，下次就能針對(duì)性避免。我剛做會(huì)計(jì)時(shí)，連續(xù)3個(gè)月漏記“無形資產(chǎn)攤銷”，后來在臺(tái)賬里標(biāo)紅“每月28日必做攤銷”，從此再?zèng)]錯(cuò)過。
對(duì)賬結(jié)賬雖然繁瑣，但只要掌握“核對(duì)有層次、結(jié)賬有流程、工具用到位”，就能從“被動(dòng)加班”變成“主動(dòng)掌控”。其實(shí)會(huì)計(jì)工作就像搭積木，每一步扎實(shí)了，最后呈現(xiàn)的“財(cái)務(wù)報(bào)表”才會(huì)穩(wěn)固。剛開始可能慢一點(diǎn)，但練熟了就會(huì)發(fā)現(xiàn)：原來準(zhǔn)時(shí)下班真的不難。
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