會計(jì)憑證什么時候用紅字記賬
摘要
會計(jì)憑證里的“紅字記賬”，說白了就是用紅色墨水登記賬簿，在會計(jì)里相當(dāng)于“糾錯鍵”或“抵消鍵”。但它可不是隨便用的——用對了能讓賬目清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；用錯了可能導(dǎo)致賬實(shí)不符，甚至引來稅務(wù)風(fēng)險。今天這篇文章，就結(jié)合10年會計(jì)實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，把紅字記賬的6大核心場景、3個實(shí)操步驟、2個避坑指南一次性講透，看完你就能直接上手用，再也不用對著賬本發(fā)愁“這紅字到底該不該寫”。
一、先搞懂：紅字記賬到底是個啥？為啥非要用紅色？
剛做會計(jì)那幾年，我總覺得紅字記賬是個“麻煩事”——藍(lán)字寫得好好的，為啥非要換顏色？后來帶我的老會計(jì)一句話點(diǎn)醒我：“賬本是給人看的，也是給稅局看的，紅字就是‘重點(diǎn)提示’，告訴你‘這筆業(yè)務(wù)特殊，得特別注意’?！?
簡單說，紅字記賬本質(zhì)是“沖銷”或“調(diào)整”：當(dāng)已經(jīng)登記入賬的憑證發(fā)現(xiàn)錯誤，或者需要抵消某項(xiàng)金額時，不能直接把原分錄涂掉（會計(jì)賬薄不允許隨意涂改），就用紅字寫一筆和原分錄方向、科目相同，但金額是負(fù)數(shù)的分錄，相當(dāng)于把原來的金額“減掉”。
為啥不用藍(lán)字寫負(fù)數(shù)？你想啊，賬本上全是黑字，突然冒個“-500元”，遠(yuǎn)不如“500元（紅字）”顯眼。而且按《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，紅字就是專門用來“更正錯誤”“沖銷賬簿記錄”的，這是規(guī)矩，得守。
二、這6種情況，必須用紅字?。ǜ桨咐?實(shí)操步驟）
紅字記賬不是“萬能藥”，只有特定場景才能用。我整理了工作中最常見的6種情況，每種都配了真實(shí)案例，照著做準(zhǔn)沒錯。
1. 沖銷“已入賬的錯誤憑證”——最常用也最容易錯
場景：上個月的憑證做錯了，而且已經(jīng)登記到賬本里（比如科目寫錯、金額寫錯），這時候必須用紅字沖銷。
舉個例子：
3月15日，會計(jì)小張支付辦公室水電費(fèi)800元，本來應(yīng)該記“管理費(fèi)用-水電費(fèi)”，結(jié)果手滑寫成了“銷售費(fèi)用-水電費(fèi)”，分錄是：
借：銷售費(fèi)用-水電費(fèi) 800
貸：銀行存款 800
4月初對賬時發(fā)現(xiàn)錯了，怎么改？直接劃掉重寫？不行！正確做法是先用紅字沖銷原錯誤分錄，再用藍(lán)字寫正確分錄。
實(shí)操步驟：
紅字沖銷原錯誤分錄（金額用紅字，科目、方向和原分錄一致）：
借：銷售費(fèi)用-水電費(fèi) 800（紅字）
貸：銀行存款 800（紅字）
藍(lán)字寫正確分錄：
借：管理費(fèi)用-水電費(fèi) 800
貸：銀行存款 800
注意：如果只是金額寫錯（比如把800寫成8000），可以只沖銷多記的部分。比如原分錄多記了7200元，紅字沖銷時直接寫：
借：銷售費(fèi)用-水電費(fèi) 7200（紅字）
貸：銀行存款 7200（紅字）
2. 銷售業(yè)務(wù)發(fā)生“退貨”——收入和成本要一起沖
場景：賣出去的貨，客戶退回來了（不管是當(dāng)月退還是跨月退），已經(jīng)確認(rèn)的銷售收入和銷售成本，必須用紅字沖銷。
舉個例子：
2月10日，公司賣了一批A產(chǎn)品給甲客戶，價稅合計(jì)11300元（不含稅收入10000元，增值稅1300元），成本6000元，當(dāng)時分錄：
借：應(yīng)收賬款-甲客戶 11300
貸：主營業(yè)務(wù)收入 10000
應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）1300
同時結(jié)轉(zhuǎn)成本：
借：主營業(yè)務(wù)成本 6000
貸：庫存商品-A產(chǎn)品 6000
3月5日，甲客戶因質(zhì)量問題退貨，貨已收回，錢也退了。這時候就得紅字沖銷收入和成本。
實(shí)操步驟：
紅字沖銷銷售收入：
借：應(yīng)收賬款-甲客戶 11300（紅字）
貸：主營業(yè)務(wù)收入 10000（紅字）
應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）1300（紅字）
紅字沖銷銷售成本：
借：主營業(yè)務(wù)成本 6000（紅字）
貸：庫存商品-A產(chǎn)品 6000（紅字）
提醒：如果已經(jīng)給客戶開了發(fā)票，退貨時還要記得開紅字發(fā)票（專票要先申請紅字信息表，普票直接開紅字），憑證附件里必須附上紅字發(fā)票，不然稅局可能不認(rèn)這筆沖銷。
3. 發(fā)生“銷售折讓”——少收的錢用紅字沖
場景：賣出去的貨沒問題，但客戶覺得價格太高，協(xié)商后同意少收一部分錢（比如原價10000元，折讓1000元，實(shí)際收9000元），這時候少收的1000元要用紅字沖銷收入。
舉個例子：
1月20日，銷售B產(chǎn)品給乙客戶，價稅合計(jì)22600元（收入20000元，增值稅2600元），已開發(fā)票并記賬。2月1日，乙客戶說價格貴，協(xié)商后折讓2000元（不含稅），即少收2260元（2000+2000×13%）。
實(shí)操步驟：
紅字沖銷折讓部分的收入和銷項(xiàng)稅：
借：應(yīng)收賬款-乙客戶 2260（紅字）
貸：主營業(yè)務(wù)收入 2000（紅字）
應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）260（紅字）
注意：折讓和退貨的區(qū)別是——退貨要退實(shí)物，折讓不退實(shí)物，只少收錢，所以折讓只需沖收入，不用沖成本。
4. 多計(jì)提了費(fèi)用/成本——把“多出來的”紅沖掉
場景：月末計(jì)提工資、折舊、稅費(fèi)時，不小心多提了金額，次月發(fā)現(xiàn)后，用紅字沖銷多提的部分。
舉個例子：
12月底，會計(jì)小李計(jì)提當(dāng)月工資時，本應(yīng)計(jì)提50000元，結(jié)果寫成了55000元，多提了5000元，分錄：
借：管理費(fèi)用-工資 55000
貸：應(yīng)付職工薪酬 55000
次年1月發(fā)現(xiàn)后，紅字沖銷多提的5000元：
借：管理費(fèi)用-工資 5000（紅字）
貸：應(yīng)付職工薪酬 5000（紅字）
提醒：如果是跨年多計(jì)提（比如2023年多提了2024年的費(fèi)用），可能涉及“以前年度損益調(diào)整”科目，這種情況建議咨詢主管或稅局，別自己隨便沖。
5. 財(cái)務(wù)費(fèi)用中的“利息收入”——用紅字記借方
場景：銀行存款的利息收入，按規(guī)定要記在“財(cái)務(wù)費(fèi)用”的貸方，但實(shí)務(wù)中為了方便月末結(jié)轉(zhuǎn)（財(cái)務(wù)費(fèi)用通常借方歸集支出，貸方結(jié)轉(zhuǎn)），習(xí)慣用紅字記在“財(cái)務(wù)費(fèi)用”借方。
舉個例子：
3月底收到銀行利息150元，正確分錄有兩種：
藍(lán)字記貸方：
借：銀行存款 150
貸：財(cái)務(wù)費(fèi)用-利息收入 150
紅字記借方（更常用，避免財(cái)務(wù)費(fèi)用借貸方都有發(fā)生額，結(jié)轉(zhuǎn)時算錯）：
借：財(cái)務(wù)費(fèi)用-利息收入 150（紅字）
借：銀行存款 150
兩種方法都對，但建議用第二種，尤其對新手來說，能減少月末結(jié)轉(zhuǎn)時的混亂（親測有效，我剛工作時因?yàn)檫@個算錯過好幾次）。
6. 增值稅“進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出”——特殊情況用紅字
場景：購進(jìn)的貨物用于免稅項(xiàng)目、集體福利等（按規(guī)定不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅），如果之前已經(jīng)抵扣了進(jìn)項(xiàng)稅，要做“進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出”，這時候可以用紅字記“應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”。
舉個例子：
公司買了10000元辦公用品（進(jìn)項(xiàng)稅1300元），本來用于生產(chǎn)經(jīng)營，已抵扣進(jìn)項(xiàng)稅。后來發(fā)現(xiàn)其中2000元的辦公用品被用于職工食堂（集體福利），這2000元對應(yīng)的進(jìn)項(xiàng)稅260元（2000×13%）不能抵扣，需要轉(zhuǎn)出。
實(shí)操步驟：
借：管理費(fèi)用-職工福利費(fèi) 260
貸：應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出）260
或者用紅字沖銷原進(jìn)項(xiàng)稅（效果一樣）：
借：應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）260（紅字）
借：管理費(fèi)用-職工福利費(fèi) 260
三、新手最容易踩的3個坑，避開就能少挨罵
紅字記賬不難，但細(xì)節(jié)錯了就容易出問題。我總結(jié)了3個新手常犯的錯誤，看看你有沒有踩過：
坑1：用“藍(lán)字負(fù)數(shù)”代替紅字
比如沖銷錯誤分錄時，直接寫“借：銷售費(fèi)用 -800”，雖然金額一樣，但不符合《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》——賬本上的負(fù)數(shù)沒有紅字直觀，萬一審計(jì)或稅局查賬，可能會被質(zhì)疑“是不是故意隱瞞什么”。記?。簳?jì)上的“沖銷”就是要用紅字，別圖省事用負(fù)數(shù)。
坑2：沖銷時只沖收入，忘了沖成本
退貨業(yè)務(wù)中，很多新手只記得紅字沖銷“主營業(yè)務(wù)收入”，卻忘了同步?jīng)_銷“主營業(yè)務(wù)成本”，導(dǎo)致利潤虛增（收入減了，成本沒減，利潤就多了）。下次做退貨分錄時，先寫收入沖銷，再檢查成本有沒有對應(yīng)的庫存商品退回，一定要“收入成本一起沖”。
坑3：跨年沖銷直接用紅字，不考慮“以前年度損益調(diào)整”
比如2024年發(fā)現(xiàn)2023年多提了管理費(fèi)用，直接紅字沖銷2023年的管理費(fèi)用——大錯特錯！跨年的損益類科目調(diào)整，要通過“以前年度損益調(diào)整”科目，不能直接沖當(dāng)年的費(fèi)用（會影響當(dāng)年利潤和所得稅）。這種情況建議先查《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則第28號——會計(jì)政策、會計(jì)估計(jì)變更和差錯更正》，或者問老會計(jì)，別自己拍腦袋。
四、記住這3個原則，紅字記賬再也不怕錯
最后送大家3個“保命原則”，不管遇到什么場景，照著這3條做，99%不會出錯：
1. “業(yè)務(wù)真實(shí)”是前提：紅字記賬必須基于真實(shí)業(yè)務(wù)（比如真的退貨了、真的寫錯了），不能為了“調(diào)利潤”“少交稅”隨便用紅字，否則就是做假賬，后果很嚴(yán)重。
2. “科目對應(yīng)”要一致：沖銷時，紅字分錄的科目、借貸方向必須和原分錄一致（金額是紅字），比如原分錄是“借：應(yīng)收賬款 貸：主營業(yè)務(wù)收入”，沖銷時也必須是“借：應(yīng)收賬款（紅字） 貸：主營業(yè)務(wù)收入（紅字）”，不能隨便換科目。
3. “附件齊全”是保障：紅字憑證后面一定要附證明材料，比如沖銷錯誤的要有“錯誤說明”，退貨的要有“退貨單+紅字發(fā)票”，折讓的要有“折讓協(xié)議”，不然稅局查賬時你說不清，可能會被認(rèn)定為“虛增成本”或“隱瞞收入”。
紅字記賬看著復(fù)雜，其實(shí)就是“按規(guī)矩辦事”——搞懂場景、記住步驟、避開坑，多練幾次就熟了。會計(jì)工作拼的就是細(xì)心，一個小小的紅字用對了，賬目就清晰一分，稅務(wù)風(fēng)險就少一分。希望今天的內(nèi)容能幫你解決“紅字什么時候用”的困惑，下次遇到類似問題，你也能自信地說“我會！”
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